Przekazywanie dokumentacji do AP

[MOPSIAK]

Witam serdecznie!

Chciałabym was zapytać drodzy członkowie grupy o to jak wygląda przygotowanie dokumentacji do przekazania do AP. Sprawa wygląda tak, że posiadamy teczki, które spodobały się AP i mam je "przerobić" tak jak dokumentację kat. A, czyli spaginować i wyłączyć metalowe elementy i koszulki. Nie wiem natomiast czy jeżeli dokumentacja ta jest luźna i niezwiązana to czy mam ją przesznurować kartka po kartce? I druga sprawa: czy teczki muszą być białe bezkwasowe i spełniać jakąś normę ISO?

[GminaJasienicaRos]

Jestem na tym etapie. Mam teczki z lat 80 i 70. Przekwalifikowuje je wedlug instrukcji z 2011 roku (to jest najtrudniejsze), jezeli nie ma spisu to robię. Następnie numeruje kazda zapisaną strone, wyciagam wszystko co metalowe i plasyikowe, wycinam pierwsza stone starej teczki i wszystko wkladam do nowej bezkwasowej białej wiazanej teczki. Na koncu teczki pisze ile stron zawiera teczka. to tak w skrócie

[Barsa]

Nie trzeba już od kilku lat nic przesznurowywac czy klipsowac. W sumie to może jeszcze występować w jakiś starych, nie zaktualizowanych przepisach, ale nie występuje już w przepisach ogólnych.

Spotkałem się nawet z tym, że AP chce żeby teraz klipsy wyrzucać z dokumentacji, ale tutaj można trochę powalczyć, że kiedyś jednak trzeba było to robić, choć to też czy przesznurowanie=klipsowanie to inna dyskusja.

[MOPSIAK]

A jeżeli chodzi o teczki do dokumentacji kategorii A? Jakie to powinny być? Zwykłe sznurowane czy jakieś specjalne?

[Barsa]

Bezkwasowe, zgodne z rozporządzeniem, ale tak "sznurowane".

[archwiwum_ola]

Czy przesznurowują Państwo sznurkiem takim cienkim czy też może taśmą bawełnianą?

[Barsa]

Chodziło, że teczki "na sznurek". Nikt raczej już nie przesznurowuję dokumentów, nie ma takiego przepisu... no chyba, że coś się uchowało w starej instrukcji, ale to też do zmiany a na pewno nie robić tego, bo i po co.

[gtrafalski]

Jeszcze jest kilka miejsc gdzie się przesznurowuje (np. dokumenty niejawne). Ostatnio rozmawiałem z moimi kadrami i oni doszli do wniosku że chcą sznurować/klipsować akta osobowe w celu zabezpieczenia kompletności akt. Problemem dla nich są różne formaty dokumentów, które mogłyby się łatwiej rozproszyć w trakcie porządkowania. Także to nie tylko zabytek, ale możliwość, z której, jak ze wszystkiego, należy korzystać z głową.

[Barsa]

Jeśli chodzi o akta osobowe, szczególnie te starsze to masz rację, choć też trzeba wyważyć czy "dziurkowanie" to nie jest niepotrzebne niszczenie dokumentów. Plus akta osobowe są z zasady ponumerowane i na każdym raczej są dane osobowe, więc ciężko żeby nie zachować kompletności.

[gtrafalski]

Coś Ci pofrunie w trakcie porządkowania i szukaj    U mnie akta i tak są w skoroszytach więc już są podziurkowane i nie było ryzyka dodatkowego dziurkowania.