daty na spisach zdawczo-odbiorczych

[Kitten]

witam

mam pytanie, może banalne, ale sprawiło mi problem. Jaki zakres powinny obejmować daty na spisie zdawczo-odbiorczym kat. A, jeśli mamy kilka tomów założonych w jednym roku, ale kończących się w różnych latach? Czy powinnam przy każdym tomie uwzględnić daty skrajne teczki czy podejść do tematu całościowo i każdą pozycję w rubryce "data" opisać tak samo, uwzględniając daty skrajne z wszystkich tomów, żeby było wiadomo, że te teczki tworzą całość?  np. sprawy nr 1-15 daty skrajne 2005-2006, sprawy nr 16-25 daty skrajne 2005-2007, sprawy nr 26-30 daty skrajne 2005-2006, czy może nr 1-15 daty 2005-2007, nr 16-25 daty 2005-2007, nr 26-30 daty 2005-2007.

[marcia]

Daty skrajne to daty takie, jakie są na teczce: jeśli w teczce najwcześniejszy dokument jest np. z 2005 r. a ostatni z 2006, to na spisie z-o będzie zapis 2005-2006.
Jeśli następna teczka zawiera dokumentacją z lat 2005-2007, to taki zapis znajdzie się na spisie z-o przy kolejnej pozycji

[Rovan]

Jeśli następna teczka zawiera dokumentacją z lat 2005-2007, to taki zapis znajdzie się na spisie z-o przy kolejnej pozycji

Nie do końca.

Jeśli mamy do czynienia z rozległą, kilkutomową dokumentacją spraw założonych w tej samej klasie rzeczowej i w tym samym roku jasnym jest, że zostały one zarejestrowane na jednym spisie spraw. Wówczas akta te stanowią jedną jednostkę archiwalną podzieloną na tomy i powinny zostać umieszczone na spisie z-o pod jedną pozycją.
Jako roczne daty skrajne dla wszystkich tomów podajemy wówczas datę pierwszego dokumentu w pierwszej sprawie oraz datę ostatniego dokumentu w najdłużej trwającej (najpóźniej zakończonej) sprawie z danego spisu spraw.

Odwołując się do podanego przykładu:
mamy 1 jednostkę arch. składającą się z 3 tomów i dla całej jednostki (wszystkich tomów) daty skrajne to 2005-2007.

[marcia]

Dopiero teraz zauważyłam, że w poście zaczynającym temat nie ma mowy o kategoriach archiwalnych, dlatego napisałam to, co wyżej, gdyż przyjęłam, że chodzi o kat. A. Wtedy - przy - kat. A - jedna jednostka archiwalna = jedna teczka, czyli jeden tom = jedna pozycja w spisie. Ergo: daty skrajne to daty najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w danej teczce
Z kolei jeśli chodzi o kat. B, to rzeczywiście, wpisujemy liczbę teczek pod jedną pozycją i daty najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma

[MarcinP]

W przypadku kat. B też najlepiej ewidencjonować każdą jednostkę na osobnej pozycji. Takie spisy są po prostu bardziej przejrzyste.

[Kitten]

Czyli choć każdy tom danej teczki aktowej będzie odrębną pozycją na spisie zdawczo-odbiorczym to rubrykę "daty skrajne" przy każdym tomie wypełniam tak samo, nie sugerując się tym co jest w pojedynczym tomie, ale całością. Cały czas chodzi mi oczywiście o kat. A i sytuację, którą opisał Rovan

"mamy do czynienia z rozległą, kilkutomową dokumentacją spraw założonych w tej samej klasie rzeczowej i w tym samym roku"

[stany]

    W kat.A każda teczka oddzielna poz. i daty skrajne dla danego tomu faktyczne,to jest  logiczne , jak można przypisywać daty skrajne 2005-2007  dla tomu ,w którym znajduje się dokumentacja z lat 2005-2006, byłby to fałsz.
W kat. B, można w jednej poz. ,ale gdy zrobimy to tak jak w kat. A - to będzie tak jak to pisze Marcin , szczególnie wtedy , jeżeli akta mają daty skrajne kilku letnie jak w opisywanej sytuacji. Uważam ten spór jako sprawę OZ.

Pozdrawiam

[Rovan]

Będę się upierał, że w przypadku spisów z-o do archiwum zakładowego zarówno dla kat.B jak i kat. A można pod jedną pozycją rejestrować kilka tomów, jeśli tomy te stanowią jedną teczkę rzeczową = jednostkę archiwalną.
Przypominam, że w myśl przepisów podział teczki rzeczowej na tomy wynika tylko i wyłącznie z fizycznych ograniczeń pojemności teczek aktowych (przyjęto 5 cm) i w żadnym razie nie pociąga za sobą rozbicia jedności jaką stanowi teczka rzeczowa.

Posługując się przykładem:
Załóżmy, że w roku 2011 w klasie 152 - "Petycje, postulaty i inicjatywy obywateli" zarejestrowano 30 spraw, z których kilka zakończyło się dopiero w 2012 r. Jeśli całość dokumentacji zajmuje 3 teczki aktowe to te 3 teczki aktowe wciąż stanowią 1 teczkę rzeczową = 1 jednostkę archiwalną. Na spisie z-o (do AZ) będą figurowały jako jedna pozycja, przy czym w kolumnie 6 (liczba tomów) wstawimy 3, a w kolumnie 4 (daty skrajne) 2011-2012.

Dopiero przekazując te akta do archiwum państwowego na spisie z-o (do AP) rozpiszemy każdy z 3 tomów jako osobną pozycję.

[MarcinP]

Zarówno dokumentację niearchiwalną, jak i teczki z materiałami archiwalnymi zgromadzone w kilku tomach można ewidencjonować pod jedną pozycją w spisie zdawczo-odbiorczym. Jedynie przy przekazywaniu materiałów archiwalnych do archiwum państwowego każda teczka z materiałami archiwalnymi musi być ujęta pod osobną pozycją.
Sam takiej praktyki nie stosuję. U mnie każda teczka z dokumentacją kat. A lub z kat. B jest odrębną pozycją na spisach. Taki system zapisu jest po prostu bardziej czytelny i przejrzysty.

[paco1987]

Posługując się przykładem:
Załóżmy, że w roku 2011 w klasie 152 - "Petycje, postulaty i inicjatywy obywateli" zarejestrowano 30 spraw, z których kilka zakończyło się dopiero w 2012 r. Jeśli całość dokumentacji zajmuje 3 teczki aktowe to te 3 teczki aktowe wciąż stanowią 1 teczkę rzeczową = 1 jednostkę archiwalną. Na spisie z-o (do AZ) będą figurowały jako jedna pozycja, przy czym w kolumnie 6 (liczba tomów) wstawimy 3, a w kolumnie 4 (daty skrajne) 2011-2012.

Na spisie zdawczo odbiorczym do przekazania akt do Np mam teczkę podzieloną na 5 tomów. Każdy tom na spisie pod odrębną pozycją.  Czy wówczas dla każdego tomu należy określić różne daty skrajne?

[Rovan]

Nie.
Niezależnie od sposobu ujęcia na spisie, te tomy stanowią jedną teczkę rzeczową, zaś daty skrajne dotyczą całej teczki rzeczowej, a  nie konkretnego tomu tejże teczki.