przechowywanie płyt cd i dvd

[Nutka]

Witam, jestem tu nowa, w rzeczywistości również zaczęłam dopiero archiwizację w Ośrodku Pomocy Społecznej. Proszę o pomoc jak powinnam zarchiwizować nośniki cd i dvd. Płyty dotyczą szkoleń na jakich byli pracownicy i na szkoleniu je otrzymali (płyta jest potwierdzeniem jakby uczestniczenia w tym szkoleniu). Ile lat taką płytę trzymać, pod jaką kategorią?

[Dory]

Nutka, czy macie swoje przepisy kancelaryjno-archiwalne? Jako nowy pracownik zajmujący się archiwum powinnaś najpierw sprawdzić, dowiedzieć się, czy macie lub mieliście instrukcję kancelaryjną, instrukcję o organizacji archiwum i przede wszystkim wykaz akt.
Jeśli nie, zasugeruj się przykładowym wykazem akt dostępnym na stronie NDAP: https://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/zarz%C4%85dzanie-dokumentacj%C4%85/instrukcje-i-wykazy-akt/przyk%C5%82adowa-klasyfikacja-i-kwalifikacja-dokumentacji-dla-r%C3%B3%C5%BCnych-podmiot%C3%B3w
Szukaj hasła dotyczącego szkoleń - najczęściej jest w dużej grupie 1.

[Nutka]

dziękuje za odpowiedź,
tak mam rzeczowy wykaz akt, otrzymałam go po poprzednim pracowniku (już tu nie pracuje), ale tam nic nie ma o nośnikach, jedynie jest : Elektroniczne archiwizowanie danych na nośnikach informatycznych ale to dotyczy informatyki...

[Dory]

Nutka, w tym przypadku nie ma znaczenia forma dokumentacji (papierowa lub elektroniczna np. na nośnikach) tylko zakres rzeczowy dokumentacji - tu tematem są szkolenia. Szukaj w 1 - hasło typu "szkolenia i doskonalenie zawodowe".

[EwelinaP]

Jeśli chodzi o takie płyty, to najczęściej są one załącznikami do dokumentacji papierowej. W takim przypadku na miejscu płyty zostawiam kartę zastępczą, a sam nośnik wyłączam i tworzę Spis informatycznych nośników danych, na którym zawsze jest numer powiązanej spawy. Numer ten nanoszę także na płytę. Kategoria archiwalna płyty jest taka sama, jak sprawy, do której była załącznikiem. Płyty przechowuję w osobnym miejscu. Ostatnio miałam sytuację w jednym z wydziałów, że były archiwizowane akta po konkursie. Prace były przesyłane właśnie na płytach. Po konsultacjach z ap zrobiliśmy tak: wszystkie płyty wyłączyliśmy na SIND pod jedną pozycję i w odpowiednią rubrykę wpisaliśmy liczbę sztuk. W aktach spawy znalazła się notatka zawierająca listę prac konkursowych i informację o ich wyłączeniu. Wg ap to załatwia sprawę.