Jak jest w EZD?

[łucja]

Nurtuje mnie pytanie jak to jest w EZD? Która data: ostatecznego załatwienia sprawy (np. wydania decyzji), data zakończenia sprawy czy też data ostatniego elementu w sprawie decyduje, że sprawę można przekazać do archiwum?

[Danuta J. Samek]

Dzień dobry, sprawa rozpoczyna się w chwili założenia sprawy przez referenta.  Jeśli jest to np. dokument B10, i wytwórca sprawy zamyka ją poprzez wydanie decyzji administracyjnej - to sprawa może sobie leżeć w pokoju w szafie 2 lata. A potem spisem zdawczo-odbiorczym zadawana jest do archiwum. Tak to widzę. Oczywiście, można założyć, że sprawa będzie jednak kontynuowana, jakieś dokumenty powstaną i trzeba je będzie dodać do teczki sprawy. Wtedy wytwórca prosi o wycofanie akt z archiwum.
Jak to jest w EZD? W EZD dokument otrzymuje "na wejściu" numer ewidencyjny. Referent zakłada sprawę. System nadaje numer sprawy etc.
PYTANIE NA MARGINESIE: czy mówimy o dokumentacji elektronicznej czy papierowej? Czy obieg dokumentów w urzędzie jest tradycyjny czy elektroniczny?   

[Jarek]

Nurtuje mnie pytanie jak to jest w EZD? Która data: ostatecznego załatwienia sprawy (np. wydania decyzji), data zakończenia sprawy czy też data ostatniego elementu w sprawie decyduje, że sprawę można przekazać do archiwum?

Na nurtowanie najlepszym lekarstwem jest poczytanie instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej, dotyczących pracy w EZD, choćby tych z rozporządzenia z 2011r., tam jest to jednoznacznie określone.

[Rovan]

Nie będę taki surowy, jak Jarek i nie każę Ci wertować całych normatywów

Która data: ostatecznego załatwienia sprawy (np. wydania decyzji), data zakończenia sprawy czy też data ostatniego elementu w sprawie decyduje, że sprawę można przekazać do archiwum?

Data zakończenia sprawy.
Patrz  par. 37 IK z 2011 r.:

Dokumentację spraw zakończonych uznaje się, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej, za dokumentację archiwum zakładowego po upływie dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona.

[łucja]

Urząd pracuje w systemie tradycyjnym. Rocznie referenci wydają ponad 1500 decyzji od których jest ok. 200 odwołań rocznie.Mimo, iż odwołania od decyzji nie były rozstrzygnięte sprawy były przyjmowane do archiwum. Szukam pomocy, aby to zmienić (przepisy nie są wystarczającym argumentem). Być może analogia do zamykania spraw w EZD, mogłaby przekonać pracowników urzędu do zmiany nawyków. Niestety nie mam na ten temat dostatecznej wiedzy praktycznej, stąd moje pytanie oraz zacytowanie metadanych jakich używają specjaliści od EZD odnośnie zakończenia sprawy. Nadmienię tylko, że sprawy te dotyczą administracyjnych kar pieniężnych i chyba najbardziej zbliżone do tego typu spraw są sprawy sądowe.

[Rovan]

W systemie tradycyjnym obowiązuje ta sama zasada - o archiwizacji decydują daty zakończenia spraw w teczce. Patrz par. 63 IK z 2011.

[łucja]

Mogę napisać na priva?

[Rovan]

Jasne.