dokumentacja księgowa

[msg]

Dzień dobry,
bardzo proszę o pomoc. Próbuję uzgodnić z działem księgowości jak mają postępować z dokumentacją księgową w naszej jednostce i mamy kilka różnic w podejściu do jej prowadzenia i gromadzenia. 
1. Na początku roku prowadzone są sprawy dot. uzgodnień sald oraz potwierdzeń wyłączeń wzajemnych rozliczeń ale jako że dotyczą roku poprzedniego dział księgowości zakłada dla nich teczkę właśnie oznaczoną jako ten rok wcześniejszy. i tak np. w roku 2020 zakładają teczkę dla potwierdzeń sald za rok 2019 i traktują ten rok 2019 jako rok założenia teczki i roczne daty skrajne pomimo że uzgodnienia są z datą bieżącą.  Czy w tym przypadku rokiem założenia teczki nie powinien być rok 2020 i ewentualnie zapis w uwagach że dotyczą one uzgodnień za rok 2019?
2. Potwierdzenie wyłączeń wzajemnych rozliczeń dział księgowości przypisuje do klasy dowody księgowe ale czy nie lepszą klasą na tego typu dokumentację byłaby klasa dokumentacja księgowa?
3. Czy uzgodnienia sald oraz potwierdzenie wyłączeń wzajemnych rozliczeń należy traktować jako dokumentację tworzącą akta sprawy?
4. Faktury zakupu, które dostaje dział księgowości powinny być przechowywane wg. daty wpływu, zapłaty czy okresu, za który jest dana opłata? Początkiem roku wpływa np. faktura na usługę, która była wykonana pod koniec ubiegłego roku. Do jakiego okresu ją przypisać?

Z góry dziękuję za wszystkie podpowiedzi.
Pozdrawiam

[Rovan]

Na początku roku prowadzone są sprawy dot. uzgodnień sald oraz potwierdzeń wyłączeń wzajemnych rozliczeń ale jako że dotyczą roku poprzedniego dział księgowości zakłada dla nich teczkę właśnie oznaczoną jako ten rok wcześniejszy. i tak np. w roku 2020 zakładają teczkę dla potwierdzeń sald za rok 2019 i traktują ten rok 2019 jako rok założenia teczki i roczne daty skrajne pomimo że uzgodnienia są z datą bieżącą.  Czy w tym przypadku rokiem założenia teczki nie powinien być rok 2020 i ewentualnie zapis w uwagach że dotyczą one uzgodnień za rok 2019?

Rokiem założenia teczki powinien być rok 2020. Informacja o tym, ze dokumenty dotyczą uzgodnień za rok 2019 powinna się znaleźć w tytule teczki.
Sytuacja jest analogiczna jak w przypadku np. sprawozdań rocznych - Jeśli w 2020 r. sporządzam sprawozdanie za rok 2019, to wciąż jest to dokumentacja sporządzona w roku 2020.

Potwierdzenie wyłączeń wzajemnych rozliczeń dział księgowości przypisuje do klasy dowody księgowe ale czy nie lepszą klasą na tego typu dokumentację byłaby klasa dokumentacja księgowa?

Prawdopodobnie bardziej pasowałaby klasa "dokumentacja księgowa". Cóż, przynajmniej kategoria archiwalna dla obydwu tych klas jest taka sama.

Czy uzgodnienia sald oraz potwierdzenie wyłączeń wzajemnych rozliczeń należy traktować jako dokumentację tworzącą akta sprawy?

Raczej nie, choć aby uzyskać 100% pewność musiałbym zobaczyć tę dokumentację.

Faktury zakupu, które dostaje dział księgowości powinny być przechowywane wg. daty wpływu, zapłaty czy okresu, za który jest dana opłata? Początkiem roku wpływa np. faktura na usługę, która była wykonana pod koniec ubiegłego roku. Do jakiego okresu ją przypisać?

Co do zasady 5 letni okres przechowywania faktur liczony być powinien od zakończenia roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 ust. 1 ordynacji podatkowej).
Innymi słowy jeśli zdarzenie gospodarcze miało miejsce np. w roku 2020 to faktura je dokumentująca będzie przechowywana do końca 2026 r., niezależnie od tego czy została wystawiona jeszcze w roku 2020, czy już w 2021 (termin płatności podatku za rok 2020 upływa w roku 2021, zatem 5-letni okres przechowywania rozpoczyna bieg 1 stycznia 2022 i upływa z końcem 2026 r.).

[Forumowicz]

A jeśli w dowodach księgowych jest faktura wystawiona w grudniu 2014 roku (na styczeń 2015), data wpływu to tez grudzień, a faktura została opłacona w styczniu 2015 roku, to daty skrajne teczki będą 2014-2015 czy 2015?

[EwelinaP]

W takim przypadku daty skrajne to 2014-2015

[Forumowicz]

Dziękuję za odpowiedź