wyjątek od podstawowego sposobu dokumentowania spraw

[Aka]

Witam, proszę podzielcie się doświadczeniem w zakresie wprowadzania wyjątków od podstawowego sposobu dokumentowania spraw.  Aktualnie IK stanowi, iż jesteśmy "tradycyjni" i że możemy wprowadzić wyjątki. Moje pytanie brzmi jak praktycznie to zrobić? Czy zarządzeniem szefa? Czy takie wprowadzenie wyjątku trzeba konsultować z archiwum państwowym? Czy przetargi prowadzone elektroniczne (wymóg ustawowy) i ustrukturyzowane faktury elektroniczne można uznać za wyjątek, a może nie trzeba? 

[man1utek]

Cześć:)
Z tego co się orientuj,to rozszerzenie IK albo inna koncepcja układu i oznaczeń dokumentów należy zawsze uzgodnić z właściwym AP i to najlepiej drogą pisemną (mailową).

[Szymon]

a mogę prosić o przykładowe zapisy, sformułowanie dot. wyjątków? będę zmieniać swoją IK i potrzebuje jakiś przykład

[Rovan]

Jeśli wasza instrukcja kancelaryjna jako podstawowy system wykonywania czynności kancelaryjnych wskazuje tradycyjny, ale jednocześnie przewiduje wyjątki od systemu tradycyjnego realizowane w EZD, to niczego już więcej nie musicie uzgadniać z AP.
Wyjątki wprowadza się zarządzeniem kierownika jednostki, wskazując klasy z JRWA.

Czy przetargi prowadzone elektroniczne (wymóg ustawowy) i ustrukturyzowane faktury elektroniczne można uznać za wyjątek, a może nie trzeba?

Można ale nie ma takiego obowiązku.
To że przetargi muszą być prowadzone elektroniczne nie oznacza że obieg i prowadzenie dokumentacji przetargowej musi odbywać się w EZD. Równie dobrze może być realizowany w systemie tradycyjnym - wówczas elektroniczna dokumentacja przetargowa będzie drukowana.
Oczywiście nie ma w tym większego praktycznego sensu - jeśli macie EZD najlepiej jest prowadzić dokumentację przetargową w EZD.
Dokładnie tak samo jest z fakturami.

a mogę prosić o przykładowe zapisy, sformułowanie dot. wyjątków? będę zmieniać swoją IK i potrzebuje jakiś przykład

Skoro wasza IK przewiduje możliwość wprowadzenia wyjątków od systemu tradycyjnego, nie ma potrzeby niczego w niej zmieniać.
Po prostu wskażcie zarządzeniem kierownika jednostki listę wyjątków. Np:

"Wprowadza się wyjątki od podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla następujących klas rzeczowych:
[tu lista klas końcowych z JRWA]"

Instrukcja Kancelaryjna wymagałaby zmiany wówczas gdybyście chcieli przejść na EZD jako podstawowy system wykonywania czynności kancelaryjnych.