Ciekawostka kancelaryjna

[Jarek]

Ostatnio stało się głośno o pewnym ministerialnym piśmie:
https://dorzeczy.pl/kraj/87501/Pan-oszukuje-zakladamy-sie-Po-klotni-w-TV-Republika-wiceszef-MSZ-publikuje-pismo-na-Twitterze.html

Interesujące dla nas w tym wszystkim jest kto i jak to pismo stworzył, podpisał, przesłał i upublicznił, oraz jak inni tę sytuację oceniają. Ten resort ma nieco specyficzny sposób tworzenia dokumentów wychodzących (ich instrukcja kancelaryjna z 2015 r. jest dostępna w internecie, nie wiem czy jest aktualna ale opisuje te elementy które widać w piśmie) - mają swój system ezd, oprócz podpisów kwalifikowanych używają też podpisów "resortowych", a dodatkowy papierowy egzemplarz pisma wychodzącego jest też zachowywany w składzie. To pismo prawdopodobnie zostało podpisane wewnętrznym podpisem, pytanie jak je przesłano do adresata? Przypuszczam że jako załącznik do maila, przy czym tym załącznikiem był plik tekstowy z systemu, bez danych podpisu elektronicznego. Pani z telewizji która zarzuciła wiceministrowi że nie podpisał pisma, nie czepiałaby się zapewne gdyby zobaczyła skan papieru z maziajem podpisu odręcznego. Zapewne też nie czepiałaby się pliku z podpisem kwalifikowanym.
Wiceminister obiecał opublikować ten dokument i opublikował go jako screen z systemu na twitterze, czym wywołał kolejne uwagi i komentarze (niekoniecznie sensowne - niektórzy zaczęli uwaźać że użyto twittera do doręczenia pisma, inni nawet twierdzić że kod kreskowy zastępuje w tym piśmie podpis).
Juź o podobnych problemach pisalem choćby tutaj:
http://www.ifar.pl/index.php/topic,3665.0.html#msg25290

Nie byłoby ich gdyby konsekwentnie posługiwano się podpisem kwalifikowanym i dokumentami elektronicznymi z takim podpisem.

Na koniec zagadka - jakie informacje zawiera widoczny w tym piśmie kod kreskowy?

[ArchiwistaMOPS]

Na koniec zagadka - jakie informacje zawiera widoczny w tym piśmie kod kreskowy?

Znak sprawy oraz numer kancelaryjny pisma wychodzącego 

[Jarek]

Zgadujesz czy sprawdziłeś? Bo dostępne mi czytniki kodów kreskowych twierdzą że to tylko "PW/1727027", czyli coś co wygląda na numer z rejestru przesyłek wychodzących. 

[Rovan]

Przypuszczam że jako załącznik do maila, przy czym tym załącznikiem był plik tekstowy z systemu, bez danych podpisu elektronicznego

To wytłuszczone to też przypuszczenie, czy pewna informacja?
Pytam bo równie dobrze mógł to być np plik*.pdf z zaszytym podpisem kwalifikowanym.

[Jarek]

To przypuszczenie. Ale oparte na ich IK:
https://www.msz.gov.pl/resource/d1491a30-a7b0-471d-b6a1-075cdaf98794:JCR
W par. 2 mamy przykład "wiersza podpisu" podpisu resortowego (zgodny z tym co widzimy na piśmie), w par. 41 wskazano że kod kreskowy pojawia się na pismach podpisanych takim podpisem, których egzemplarze papierowe odkłada się do składu.

[Jarek]

Znalazłem jescze nowszą wersję ich IK:
https://msz.gov.pl/resource/d2926488-ed91-456f-9d82-e17d22515794:JCR

i taką ciekawą wypowiedź:
http://telewizjarepublika.pl/katarzyna-gojska-celem-dzialania-ministra-cichockiego-byla-chec-upokorzenia-mnie,74056.html

Myślę że było tak: pismo przygotowano w systemie i tam wiceminister podpisal je tylko podpisem resortowym wewnętrznym - bo (zgodnie z ich IK) do adresata miał być wyslany, podpisany odręcznie dokument papierowy. Równolegle urzędnik ministerstwa wysłał najpewniej grzecznosciowym mailem jakąś elektroniczną wersję tego pisma - najprawdopodobniej plik bez żadnego uwierzytelnienia - i to ona stała się źródłem podejrzeń. Pani z telewizji ma w zasadzie rację, dokument elektroniczny pochodzący z EOD tego resortu i podpisany tam podpisem wewnetrznym nie mógł być prawidłowo wysłany na zewnątrz. Ale kod kreskowy świadczy tylko że papierowe pismo podpisano odręcznie i jest w składzie, jest też pewnie na papierze wysłanym do tvp. Używają też podpisu kwalifikowanego i wysyłek elektronicznych na zewnątrz, jest to określone w IK.

[Jarek]

Kolejna ciekawostka:
"Zeskanował on [przedsiębiorca startujący w przetargu] papierowy formularz ofertowy wraz z własnoręcznym podpisem i utworzył plik w formacie PDF. Plik ten podpisał następnie kwalifikowanym podpisem elektronicznym i przesłał zamawiającemu za pośrednictwem wskazanej platformy zakupowej. Zamawiający odrzucił tę ofertę, uznając, że została ona sporządzona niezgodnie z przepisami. Tak naprawdę uznał ją za kopię oferty poświadczoną za zgodność z oryginałem za pomocą e-podpisu. Krajowa Izba Odwoławcza, do której odwołał się wykonawca, uznała zaś decyzję zamawiającego za słuszną. Jej zdaniem nie złożono bowiem oryginału oferty, tylko jej cyfrową kopię. Ta zaś nie może być uwzględniona.

Uzasadniając wyrok, KIO przywołała art. 10a ust. 5 ustawy - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1986 ze zm.) Zgodnie z nim oferty sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Skład orzekający zwrócił uwagę na użyte w tym przepisie słowo "sporządza"."

https://prawo.gazetaprawna.pl/artykuly/1393468,eliminacje-z-e-przetargow-zeskanowanie-oferty.html

[Jarek]

To co prawda nie ciekawostka kancelaryjna, ale na pewno mocny przykład na to, że zapis elektroniczny może być ważniejszy od papierowego:

https://www.forbes.pl/finanse/hipoteka-zaginela-przy-migracji-danych-bank-na-lodzie/lg1evj9

[Anna Sobczak]

Ciekawe, czy osoba sprzedająca mieszkanie wiedziała o hipotece i czy ewentualnie pociągnięto ją do odpowiedzialności...