Niekompletne akta spraw

[KasiaK]

Witajcie!

Jestem nowa zarówno na forum jak i w zawodzie archiwisty, także wybaczcie jeśli temat się powtórzył lub odpowiedź na moje pytanie jest zbyt oczywista i tylko ja czegoś nie "łapię"  Pracuję w urzędzie i staram się być na bieżąco ze wszystkimi zarządzeniami, rozporządzeniami i ustawami dotyczącymi spraw archiwum. Mam jednak pracownika, który lubi zadawać różne pytania, z jednym z nich mam problem. Napiszcie proszę jak powinnam postąpić w momencie, gdy teczka z aktami spraw z danego rocznika została przekazana do archiwum zakładowego (opisana, spaginowana ze spisem spraw), po pewnym czasie pracownik odnajduje jakieś dokumenty, które powinny być włączone do sprawy znajdującej się już w archiwum. Jak powinnam je zarchiwizować? Wiem, że przed podpisaniem spisów z-o powinnam przejrzeć, kompletność wszystkich spraw, ale jest to kłopotliwe nie mając wiedzy merytorycznej w każdej sprawie. Czy powinnam rozszyć akta, dołożyć dokumenty i na nowo ponumerować strony, czy może zupełnie osobno zarchiwizować?

Z góry dziękuję za odpowiedź. Mam nadzieję, że w miarę jasno opisałam sytuację.

[Grzesiek]

Formalnie to przełożony pracownika powinien być powiadomiony, że pracownik nie prowadzi prawidłowo akt sprawy . W instrukcjach kancelaryjnych jest (na ogół) rozdział poświęcony odpowiedzialności kierowników za nadzorowanie czynności kancelaryjnych prowadzonych przez podległych pracowników. Przy następnym przejęciu akta tego konkretnego pracownika sprawdził bym wyjątkowo wnikliwie i skorzystał z uprawnienia do nie przyjęcia akt do archiwum zakładowego jeśli nie są właściwie uporządkowane - raz dym a potem spokój na lata

[Paweł z ...]

Archiwista nie sprawdza czy w sprawach są wszystkie dokumenty, które powinny tam być. Za kompletność akt odpowiada prowadzący sprawę. Nawet gdyby ktoś tak uważał, to nie jest to możliwe fizycznie i merytorycznie. Archiwista przy przejmowaniu akt sprawdza przede wszystkim zgodność ze spisem zdawczo-odbiorczym.
Jeżeli odnalazły się akta to przełożony pracownika oficjalnym pismem prosi o dołączenie dokumentów do akt archiwalnych. Wiadomo wtedy kto, kiedy i co dołączył do akt a przełożony może wycignąć konsekwencje wobec swojego pracownika.

W instrukcjach kancelaryjnych jest (na ogół) rozdział poświęcony odpowiedzialności kierowników za nadzorowanie czynności kancelaryjnych prowadzonych przez podległych pracowników.

Niestety w instrukcji z 2011 roku brak jasnych zapisów w tym zakresie.

[Grzesiek]

Niestety w instrukcji z 2011 roku brak jasnych zapisów w tym zakresie.

Zgoda ale już we wzorcowej instrukcji NDAP jest i jeśli ktoś może sobie to wprowadzić to polecam.

[Bolek]

Zwłaszcza,  że może spotkać się z takim przypadkiem, że do komórek docierały kserokopie pism a orginały zostawiał sobie kierownik jednostki. I po latach w ramach pożądkowania stanowiska oddano po nim.

[KasiaK]

Dziękuję za odpowiedzi
Przejrzałam dzisiaj jeszcze raz instrukcję pod tym kątem, ale niestety nie mam dużego pola manewru. Pozostaje rozmowa z pracownikiem/ przełożonym i nadzieja, że takie sytuacje nie będą się powtarzać.