Ewidencja zasobu archiwum zakładowego - zmiana spisów zdawczo-odbiorczych

[MarcinP]

Czy jest dopuszczalne spisanie teczek już przyjętych do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, na nowym spisie zdawczo-obdiorczym łącząc ze sobą niektóre z teczek? Dotąd na spisie było 47 poszytów, bez spisu spraw (!). Chciałbym to wszystko uporządkować, zrobić spis spraw i wszystko pogrupować w kilku teczkach. 

[archiwistka90]

Przyznam Marcin, że nie wiem o co Ci chodzi

Jeśli już zostały przyjęte do archiwum, jak to mówisz niekompletne, bo bez spisów spraw, ale na podstawie jakiegoś spisu zdawczo--odbiorczego, to czy nie lepiej tak to zostawić?

[MarcinP]

Zostały przyjęte poszyty, które teraz będę pakować w teczki bezkwasowe. Ponieważ każda teczka ma mniej niż 0.5 cm, wolałbym to wszystko zapakować w kilka teczek bezkwasowych rozbijając na tomy i odpowiednio opisując okładki. Zamiast 47 poszytów będę mieć 7 teczek ze spisem spraw w pierwszym tomie. Poza tym widzę, że niektórych spraw - o zgrozo! - brakuje 

[Rovan]

Przenoszenie przejętych do az akt na nowe spisy z-o połączone ze scaleniem/rozbiciem jednostek aktowych jest w pewnych sytuacjach dopuszczalne (czasem nawet wskazane). Konieczność takich działań pojawia się najczęściej wówczas gdy do az przyjęte zostaną nieprawidłowo sklasyfikowane akta (kat A rozpoznana jako B i vice versa), bądź połączone w ramach jednej j.a.  akta kat. A i B.
Na starym spisie z-o umieszczamy przy poszczególnych pozycjach informację o przeniesieniu na nowy spis. oraz o pozycji akt na nowym spisie. Np: "Przeniesiono na spis nr 156, poz. 7" (a w przypadku scalenia/rozbicia j.a. również inf. na jakie pozycje została dana j.a. rozbita/do jakich scalona)

[MarcinP]

Dzięki Rovan za pomoc  Dostosuję się do Twoich wskazówek 

[pmm]

A jak taka procedura wygląda, to zostało bardzo klarownie opisane w Informacji nr 11 Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych
z dnia 15 lipca 2011 r. w sprawie sposobu praktycznej realizacji w środkach ewidencyjnych archiwum zakładowego zmiany kwalifikacji archiwalnej dokumentacji. Instrukcja powstała na okoliczność przekwalifikowywania dokumentacji w związku z rozporządzeniem z 18.01.2011, ale schemat postępowania można śmiało brać za wzór również w innych przypadkach.

[MarcinP]

Znam tę informację, ale nie dotyczy ona łączenia dokumentacji z teczek.

[Rovan]

Owszem, o łączeniu j.a. tam nie wspomniano, niemniej zasada jest ta sama.

[pmm]

To, czy zachodzi potrzeba zmian, to jedna sprawa, natomiast to jak taką zmianę przeprowadzić, to druga.
Wskazałem na Informację nr 11, ponieważ abstrahując od zasadności dokonywania zmian, ten sposób ich uwidocznienia w spisach jest bardzo przejrzysty.