Proszę o pomoc doswiadczonych archiwistów

[stażysta]

Proszę o pomoc doswiadczonych archiwstów! Powiedzcie proszę,czy podczas porządkowania akt prezydiów miejskich rad narodowych, plany pracy poszczególnych komisji oraz ich regulaminy (jeśli wystepuja tylko w jednym egzemplarzu) powinny stanowić załącznik do uchwały podjętej na sesji (ustalajacej ten plan pracy lub regulamin), czy tez znajdować się w teczce dla poszczególnej komisji?
Bardzo proszę o radę
Stażysta

[Bogusław Kleszczyński]

Jeśli coś stanowi załacznik do protokołu to powinno pozostać załącznikiem. W rubryce uwagi w rekordzie teczki komisji można umiescić informacje: Plan pracy i regulamin komisji: jedn. taka i taka strona taka i taka.

Podobny problem jest np. w PGRNach - wskazówki wymieniają jako osobne hasło "uchwały GRN" a tymczasem wiele biur nie wydzielało osobnych zbiorów uchwał - sa tylko w formie załączników do protokołów - ja w takiej sytuacji zostawiam je tam gdzie są.

W razie wątpoliwości proszę spytać o radę/decyzję swojego przełożonego chyba nie gryzie  :wink:

[stażysta]

Bardzo dziękuję za pomoc. Przykro to stwierdzić, ale przełożony gdyby tylko mógł to na pewno by ugryzł...
Jeszcze raz dziękuje

[mł.pom.magazyn.]

Podobny problem jest np. w PGRNach - wskazówki wymieniają jako osobne hasło "uchwały GRN" a tymczasem wiele biur nie wydzielało osobnych zbiorów uchwał - sa tylko w formie załączników do protokołów - ja w takiej sytuacji zostawiam je tam gdzie są.

Ale czasami było tak, że w określonej kadencji rady protokoły były zapisywane w odpowiednich do tego zeszytach, a załączniki z tych posiedzeń były przechowywane osobno.
I do tego można by odnieść tą propozycję:

Jeśli coś stanowi załacznik do protokołu to powinno pozostać załącznikiem. W rubryce uwagi w rekordzie teczki komisji można umieścić informacje: Plan pracy i regulamin komisji: jedn. taka i taka strona taka i taka.

pozostaje tylko problem z tytułem: może taki? "Materiały z pracy Komisji...."
Jak sie mylę poprawcie.

[Bogusław Kleszczyński]

Polecam zapoznanie sie ze wskazówkami dotyczacymi opracowania zespołów Rad Narodowych a to:

Pismo Okólne Nr 5 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 9 Wrzesnia 1981 r. w sprawie opracowania akt terenowych organów władzy i administracji państwowej stopni: wojewódzkiego, powiatowego i gromadzkiego z lat 1950-1973; 1950-1975; 1954-1972

Pismo Okólne Nr 3 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 14 grudnia 1984 r. w sprawie postepowania z materiałami archiwalnymi terenowych organów władzy i administracji państwowej stopni: miejskiego (miast nie stanowiacych powiatów), osiedlowego oraz dzielnicowego z lat 1950-1973, 1954-1972, 1951-1973 (1975)

Oba pisma znaleźć można w

Zbiorze przepisów archiwalnych wydanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w latach 1952-200, Warszawa 2001

Na pewno jest ten zbiór u państwa w archiwum. Pierwsze z podanych pism na s.435, drugie s.514.

Pomocny moze być też artykuł Aliny Gryciuk, Rady Narodowe miast nie stanowiacych powiatów, osiedli, dzielnic i ich prezydia w latach 1950-1973. Przemiany w strukturze organizacyjnej i propozycje dotyczace opracowania akt, "Archeion" T.79:1985 s.163-185.

Cała reszta zalezy od dobrej woli, wiedzy, wyczucia (sic!) i własnych decyzji archiwisty. Współczuję gryzącego przełożonego i życzę powodzenia  

[Bogusław Kleszczyński]

Ale czasami było tak, że w określonej kadencji rady protokoły były zapisywane w odpowiednich do tego zeszytach, a załączniki z tych posiedzeń były przechowywane osobno.

To prawda, że w różnych RN robiono różne - nieraz dziwne rzeczy. Moim zdaniem należy dążyć do wyodrębnienia serii akt zgodnie z systematyką podaną we wskazówkach, niemniej jednak czesto pozostaja różne teczki, które nijak nie dadzą się systematyzować a zawieraja ciekawe materiały. Tu trzeba po prostu podjąc jakąs decyzje i nie jest takie ważne aby w kazdym zespole było identycznie tylko żeby użytkownik dzieki inwentarzowi miał łatwość dostepu do poszukiwanej informacji. Warto wykorzystywac rubryke uwagi do granic jej możliwości

W inwentarzu książkowym jest ona dośc czytelna dla użytkownika. oczywiscie nie zawsze istniej potrzeba jej zapełniania ale jest bardzo przydatna gdy z jednostką "jest cos nie tak" albo uzupełnienie informacji w niej zawartych znajduje się w innej.

[stażysta]

Panie Bogusławie, dziękuje za przepisy i wskazówki, jednak to wyczucie (ma pan oczywiście rację) przychodzi wraz z praktyką, a dziś przełozeni nie mówia, że coś jest  czarne czy białe, tylko chcą kreatywnosci. Chcą zaproponowania rozwiazania i potem albo akceptują albo wyśmiewają...
Trudno...
Mam do pana jeszcze jedno pytanie. Czy mógłby pan przedstawić swój punkt widzenia w poniższej kwestii:
W zespole PMRN są ciekawe informacje turystyczne, ankiety o lokalizacji zakładów przesłane do prezydium przez Centralny Ośrodek Informacji Turystycznej. Prosze powiedzieć gdzie umieściłby pan te materiały, zakładajac że porzadkujemy zespół zakładając za podstawe systematyzacji zał. nr 2 do pisma okólnego nr 3 NDAP....?
Czy np w sprawach organizacyjnych PMRN?
I czy do spraw organizacyjnych PMRN mozna zaliczyć protokoły zdawczo-odbiorcze agend, czy protokoły przekazania spraw po wyborach nowego prezydium?
Bardzo dziekuję z góry za okazana pomoc
Pozdrawiam

[Bogusław Kleszczyński]

Ja tez jeszcze do doświadczonych nie należę

W zespole PMRN są ciekawe informacje turystyczne, ankiety o lokalizacji zakładów przesłane do prezydium przez Centralny Ośrodek Informacji Turystycznej.

Jak rozumiem akta te znajdowały sie w jakiejś teczce z innym materiałem - byc może jako część jednej sprawy wtedy należałoby je zatrzymac tam gdzie są. Jesli stanowia osobna jednostke to radzę ja uwzglednic na końcu inwentarza (wraz z innymi spoza systematyki) - ja bym tak zrobił. Oczywiscie to wszystko jesli mówimy o ankietach nadesłanych przez COIT i wypełnionych przez MRN - bo jesli nie to prosze sie zastanowic czy nie wyłaczyć tych akt z zespołu.

I czy do spraw organizacyjnych PMRN mozna zaliczyć protokoły zdawczo-odbiorcze agend,

nie bardzo wiem o co chodzi

czy protokoły przekazania spraw po wyborach nowego prezydium?

jak najbardziej

Jesli znajde czas (i mój przełozony znajdzie) to zapytam go w tej sprawie. Proszę sie nie martwić MRN to kat A3 - i jesli nie robi pan tzw. "kindersztuby" to można w jednostce zostawić nieco materiałów watpliwych  czy dubletów (Decyzja Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 10 grudnia 2002 w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących uproszczonego opracowania zasobu archiwalnego przechowywanego w archiwach państwowych) - chyba że miasto było siedziba władz wojewódzkich.

[Anonymous]

W zespole PMRN są ciekawe informacje turystyczne, ankiety o lokalizacji zakładów przesłane do prezydium przez Centralny Ośrodek Informacji Turystycznej. Prosze powiedzieć gdzie umieściłby pan te materiały, zakładajac że porzadkujemy zespół zakładając za podstawe systematyzacji zał. nr 2 do pisma okólnego nr 3 NDAP....?
Czy np w sprawach organizacyjnych PMRN?

Jesli te ankiety byly przesłane do Prezydium to można je umieścić w w refercie/wydziale kultury. Turystyka zazwyczaj była podciągana pod kulturę. Nazwy wydziału/referatu były różnie rozbudowywane zależnie od potrzeb. można te ankiety umieścić na końcu po serią mateiały różne, ale zdaje się że będzie to mniej czytelne.

[Anonymous]

hmm, a nie pod "Sprawozdawczość GUS i resortowa"?

[mł.pom.magaz.]

dziś przełozeni nie mówia, że coś jest czarne czy białe, tylko chcą kreatywnosci. Chcą zaproponowania rozwiazania i potem albo akceptują albo wyśmiewają...

U nas czasami na komisji aprobują pewne rozwiazania a na którejś z kolei przy podobnym zespole i podobnym typie akt mają inne pomysły i bądź tu mądry?

I czy do spraw organizacyjnych PMRN mozna zaliczyć protokoły zdawczo-odbiorcze agend, czy protokoły przekazania spraw po wyborach nowego prezydium?

napiszę moze jak ja to robiłem. Jeśli były to protokoły które sporządzano w zwiazku z likwidacją jednostki to umieszczałem je na końcu powiedzmy podserii "Organizacja własnej jednostki", jeśli były związane z likwidacją jakiejś jednostki podległej to w podserii "Organizacja jednostek podległych"
A z tymi protokołami przekazania spraw po wyborach nowego prezydium..Hmmm...chyba jednak do "Organizacja własnej jednostki" za dany rok bo nic innego do głowy mi nie przychodzi.
pozdrawiam