Inwentarz elektroniczny

[Wojciech Woźniak]

Witam,
kilka razy na tym forum pojawiał się temat inwentarza elektronicznego. Może wobec tego zastanowimy się nad kilkoma sprawami:
1. czy potrzebujemy inwentarza elektronicznego, który zastąpi papierowy, czyli będzie dokumentem świadczącym o stanie ewidencji danego zespołu?
2. jak zbudować taki inwentarz? jakich użyć do tego celu narzędzi?
3. jakie inne problemy widzicie Szanowni IFARowicze w związku z pojawieniem się pomocy archiwalnej w postaci elektronicznej?

[Hanna Staszewska]

Ad1. Oczywiście, że potrzebujemy, ale żeby wprowadzić do obiegu pojęcie „inwentarza elektronicznego”, należy zmienić przepisy. Nawiasem mówiąc, pojęcie to już funkcjonuje na stronie NDAP, gdzie prezentowane są bazy (cyt.): Jeśli zespół posiada inwentarz elektroniczny oraz wstęp do inwentarza jest on dołączony  do opisu zespołu (http://archiwa.gov.pl/?CIDA=160). 

Spójrzmy, jak wyglądają roczne sprawozdanie GUS (KN-1) z wykonania prac archiwalnych. Są tam wymienione tylko inwentarze kartkowe oraz inwentarze książkowe, i nic dziwnego, skoro archiwa same, nie wiedzieć czemu, nie wprowadziły tego terminu do swoich wewnętrznych uregulowań. A w konsekwencji takie dane w znaczący sposób fałszują informację o stanie pomocy archiwalnych w archiwach państwowych.

Ad 2. Nie wiem, ale liczę tu na innych

Ad 3. Hmmm.......... Jakoś nie widzę....

[Henryk Niestrój]

Z jednej strony może budzić sprzeciw mnożenie pojęć odnoszących się w gruncie do tego samego: inwentarza, jako pomocy w dotarciu do informacji zawartej w konkretnej jednostce archiwalnej.
Z drugiej zaś wydaje się zasadne odróżnienie tej formy inwentarza, już tylko ze względu na formę umożliwiającą chociażby nieporównywalne możliwości wyszukiwania danych, czy łatwości dostępu praktycznie nieograniczonego czasowo i ilościowo.
Istotnym zagadnieniem w przypadku inw. elektronicznego jest kwestia jego autentyczności, którą można uzyskać przez zabezpieczenie wersji wzorcowej, odpowiednio zabezpieczonej i nieudostępnianej korzystającemu. Tu ewentualnie możliwość rozwinięcia zagadnienia co do sposobu budowy i narzędzia.
Innym problemem mogłoby być zastrzeżenie praw autorskich odnośnie wstępu do inwentarza (problematycznie także i względem samego inwentarza, którego już tylko struktura też jest przecież jakimś wytworem indywidualnym). Wydaje się jednak, że nie jest celowym tworzenie bardzo rozbudowanych wstępów, które często przeradzają się w opracowania w pełni naukowe. Należałoby raczej dążyć do formy skróconej, bliskiej obecnemu opisowi na karcie A.

[Wojciech Woźniak]

Witam,

Z jednej strony może budzić sprzeciw mnożenie pojęć odnoszących się w gruncie do tego samego: inwentarza, jako pomocy w dotarciu do informacji zawartej w konkretnej jednostce archiwalnej.

W pierwszym odruchu chciałem napisać, że nie rozumiem o jakie mnożenie pojęć chodzi, ale...
Spójrzmy na definicję inwentarza zespołu (zbioru) archiwalnego:
(cyt. za Słownik archiwalny, Warszawa 1974)
Pomoc archiwalna służąca zabezpieczeniu całości i udostępnianiu materiałów archiwalnych jednego zespołu (zbioru), stanowiąca systematyczny ciąg opisów poszczególnych jednostek archiwalnych, zgodny zazwyczaj z układem tych jednostek w zespole (zbiorze)
oraz
(cyt. Załącznik do pisma okólnego nr 2 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z                             28 maja 1984 r. wskazówki metodyczne do sporządzania inwentarzy archiwalnych zespołów (zbiorów) akt wytworzonych w okresie kancelarii akt spraw (XIX–XX w.))
Inwentarz archiwalny, zwany dalej inwentarzem, jest spisem materiałów
archiwalnych (jednostek archiwalnych) wchodzących w skład danego zespołu (zbioru),
zawierającym ich elementy rozpoznawcze, ostatecznie uporządkowanych (według
przyjętego układu) i przechowywanych w archiwum.

Zwróćcie uwagę, że poza ostatnią częścią definicji słownikowej, obie te definicje powinny być do zastosowania również dla inwentarza elektronicznego. Innymi słowy powyższe definicje nie wskazują formy inwentarza...

Ad1. Oczywiście, że potrzebujemy, ale żeby wprowadzić do obiegu pojęcie „inwentarza elektronicznego”, należy zmienić przepisy. (...)

Racja Haniu, bez zmiany przepisów się nie obejdzie, bo już pkt 4 wspomnianych wskazówek identyfikuje formę inwentarza:
4. Inwentarz archiwalny może mieć formę książkową lub kartkową.

Tak więc dyskusja o potrzebie i budowie inwentarza elektronicznego ma sens o tyle, że potrzebujemy formy, w którą ten inwentarz elektroniczny ubierzemy.
Czy baza danych, a w niej tabele powiązane relacjami spełniają powyższe definicje?
Czy może należy wyeksportować raport wydruku inwentarza do Worda i podpisać taki plik elektronicznie? Czy wtedy otrzymamy inwentarz elektroniczny?
A może konieczna jest nowa definicja inwentarza archiwalnego?

[Hanna Staszewska]

4. Inwentarz archiwalny może mieć formę książkową lub kartkową.

Takie samo rozróżnienie zawierają Wytyczne NDAP z 19 marca 1960 r. w sprawie sporządzania inwentarzy książkowych dla zespołów (zbiorów) przechowywanych w archiwach państwowych, punkt 1.
Zastanawiające jest więc, dlaczego w bazie SEZAM w zestawieniu pomocy archiwalnych jest jeszcze inwentarz drukowany oraz inwentarz kartkowy roboczy...
To wszystko należy ujednolicić, bo jak na razie mamy niezły chaos i zamieszanie...     

[Aleksandra Wojnar]

Myślę, że przepisy pewnie się zmienią, tak jak i zmienić się ma sprawozdanie statystyczne, w którego projekcie nie  ma już inwentarzy kartkowych.

Inwentarz jako baza danych jest najwygodniejszy,daje więcej możliwości przeszukiwania,  ale bardziej bezpieczny wydaje się raport wydruku w wordzie, który przynajmniej na dzień dzisiejszy nie zaburzałby w żaden sposób systematyzacji zespołu. Tym samym w pełni odpowiadał definicji inwentarza. Niestety dopóki nie ujednolicimy dodatkowych pól do sortowania przy systematyzacji,dzisiejsza forma publikowanych inwentarzy nie spełnia definicji.

[Maciej Zdunek]

Odpowiadając na Twoje, Wojtku pytania: co prawda nie bardzo rozumiem w czym problem, ale po kolei:

ad 1)  co to znaczy "czy potrzebujemy..." - w gruncie rzeczy on JUŻ JEST. Czym innym jest IZA? Oczywiście można zaraz dodać, że pojęcie "inwentarz elektroniczny" nie ma odbicia w przepisach, ale przecież to już nie pierwszy raz, kiedy przepisy nie nadążają za rzeczywistością...

ad 2) a po co budować? on już jest zbudowany (IZA) lub jest budowany na nowo (ZoSIA). I to IZA nie jako raport z inwentarza, zrzucony do Worda (i nie daj Boże wydrukowany, bo to jest już teraz), tylko baza danych zawierająca inwentarze elektroniczne zespołów archiwalnych

ad 3) nie widzę żadnych z wyjątkiem tego, że inwentarz elektroniczny powinien mieć oczywiście nadrzędną rolę nad książkowym (papierowym), bo zawsze będzie od niego dokładniejszy

[Hanna Staszewska]

Myślę, że przepisy pewnie się zmienią, tak jak i zmienić się ma sprawozdanie statystyczne, w którego projekcie nie  ma już inwentarzy kartkowych.

Hm... Ciekawe dlaczego...
Przecież inwentarze kartkowe w archiwach są (u nas bardzo mało, ale są)... I w niektórych archiwach, obawiam, jeszcze jakiś czas będą. Więc jak je będziemy wpisywać do sprawozdań...
Nie rozumiem...

[Aleksandra Wojnar]

Proponowany podział na inwentarze zatwierdzone i robocze a dodatkowo jeszcze inne środki ewidencyjne, według mnie jest całkiem dobry.

[Hanna Staszewska]

Tak, widziałam ten projekt i proponowany podział.
No cóż, to tylko potwierdza moje przypuszczenia, że ze statystyką jeszcze nikt nie wygrał
Do nierzadkich przecież należą sytuacje, gdy jeden inwentarz np. w bazie IZA obejmuje j.a. zatwierdzone przez KM, jak i niezatwierdzone, bo będące w trakcie inwentaryzacji. Wtedy do sprawozdania trzeba chyba podać dwa inwentarze (zatwierdzony i roboczy), chociaż tak naprawdę to jest jeden inwentarz.

[Wojciech Woźniak]

Witam

ad 1)  co to znaczy "czy potrzebujemy..." - w gruncie rzeczy on JUŻ JEST. Czym innym jest IZA? Oczywiście można zaraz dodać, że pojęcie "inwentarz elektroniczny" nie ma odbicia w przepisach, ale przecież to już nie pierwszy raz, kiedy przepisy nie nadążają za rzeczywistością...

Zasadniczo się zgadzam z Tobą Maćku, ale...
Zastanówmy się czy baza danych (na razie niech to będzie IZA) jest już inwentarzem elektronicznym?
Proponuję przyjąć (w przeciwnym razie musimy zacząć od budowy definicji inwentarza elektronicznego!) przywołane wcześniej definicje, jako obowiązujące również dla inwentarza elektronicznego, z dodaniem uściślenia, że chodzi o inwentarz w formie elektronicznej (pliku komputerowego).
Moje wątpliwości w kontekście powyższego dotyczą kwestii, czy baza IZA jako inwentarz elektroniczny zachowuje układ akt nadany podczas opracowania?
Moim zdaniem są tu dwa problemy:
1. pierwszy dotyczy tego, czy relacje pomiędzy tabelami są dostateczną gwarancją utrzymania nadanej struktury (podziału na serie, przypisania jednostek do poszczególnych serii)
2. drugi dotyczy zapisania porządku rekordów (jednostek) w obrębie serii - ten porządek nie jest zapisany jako dane, a jedynie jako określona (niekoniecznie stała) kombinacja rekordów podczas podglądu. Innymi słowy: o ile możemy uznać, że informacja o przynależności danej jednostki do serii/podserii zawarta jest w przypisanym do opisu identyfikatorze tejże (i zgadzając się że relacje pomiędzy tabelami to wystarczające zabezpieczenie, aby poza identyfikatorem mieć również nazwę grupy), o tyle miejsce jednostki wewnątrz serii jest ustalane dopiero w momencie wywołania raportu wydruku (!) inwentarza. Czy taką postać danych możemy nazwać inwentarzem archiwalnym?

[Hanna Staszewska]

W kontekście powyższej wypowiedzi zaczęłam zastanawiać się, jak zabezpieczona jest integralność inwentarza kartkowego
Znane mi sposoby zabezpieczeń: związanie inwentarza sznurkiem/tasiemką/przechowywanie w specjalnych szufladkach/itd...

[Aleksandra Wojnar]

Moim zdaniem zabezpieczenie układu inwentarza jest sprawą podstawową.Sporządzenie inwentarza to nie tylko opisanie jednostek, ale też nadanie czy odtworzenie ich układu w obrębie zespołu- wracając do definicji. Upieram się nad dodatkowym obowiązkowym polem do sortowania w obrębie podserii.
Czy jednakowy sposób sortowania rekordów w obrębie zespołów, zawsze według tej samej kombinacji pól nie załatwił by problemu?

[Wojciech Woźniak]

Witam,

Czy jednakowy sposób sortowania rekordów w obrębie zespołów, zawsze według tej samej kombinacji pól nie załatwił by problemu?

Załatwiłby część problemu - tzn. ujednolicił "wygląd" inwentarzy. Tylko nie wydaje mi się by był możliwy w skali kraju po kilku latach pracy z IZĄ i stosowania rożnych praktyk w tej materii. Sadzę, że tu rozwiązaniem mógłby być komponent bazy danych zawierający informację o układzie każdego inwentarza. Pytanie tylko, czy zbliżamy się dzięki temu do inwentarza elektronicznego (przyjmując tezę, że jeszcze go nie mamy), czy tylko uzupełniamy bazę o kolejne dane?

[Aleksandra Wojnar]

Witam
proponowany komponent bazy byłby dobrym rozwiązaniem. Przede wszystkim stworzyłby możliwośc uporządkowania inwentarzy już udostępnianych.