Być może nie słusznie ale chciałbym wrócić do tematu opracowania akt Prezydiów Gromadzkich Rad Narodowych. Doświadczenia zebrane dotychczas przeze mnie oraz koleżanki i kolegów z którymi konsultowałem swoje uwagi pozwalają na poczynienie pewnych obserwacji oraz wyłonienie kilku dość poważnych jak się zdaje problemów związanych z tego rodzaju dokumentacja:
W celu przedstawienia problemu wstępnie zakładam, że:
I. Decyzja Nr 20 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 10 grudnia 2002 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących uproszczonego opracowania zasobu archiwalnego przechowywanego w archiwach państwowych zdejmuje z archiwistów opracowujących zespoły zakwalifikowane do kat A3 szereg regulacji które do tego czasu obowiązywały na mocy wskazówek wprowadzonych przez Pismo Okólne nr 5 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 9 września 1981 r. w sprawie opracowania akt terenowych organów władzy i administracji państwowej stopni: wojewódzkiego, powiatowego i gromadzkiego z lat 1950-1973; 1950-1975; 1954-1972 w odniesieniu do omawianych akt. Bardziej szczegółowo zmiany polegają na:
- rezygnacja z formowania „grup zespołów” gromad z terenu jednego powiatu
- dopuszcza się nie brakowanie dubletów jeśli nie stanowią one znacznej części objętości jednostek
- dopuszcza się nie paginowanie jednostek
- nie ma obowiązku przywracania (czy też nadawania) układu chronologicznego wewnątrz jednostek.
- wstęp do inwentarza w formie bardzo syntetycznej informacji.
- w świetle par. 9 pkt. 7 można mieć wątpliwości co do obowiązku systematyzacji j.a. (skoro pomocą pierwszego rzędu może pozostać spis zdawczo-odbiorczy). Choć dostrzec należy też sprzeczność w tym względzie z innymi punktami wskazówek.
Wymienione elementy w znacznym stopniu przyspieszają „opracowanie” i umożliwiają odłożenie tej dość niewygodnej i mało cenionej dokumentacji „na półki” w formie która daleka jest od standardu w jakim chcieliby je widzieć użytkownicy (o pracownikach udostępniania już nie wspominając).
Na zakończenie omawiania tego założenia jeszcze raz kładę nacisk na wątpliwości dotyczące obowiązku systematyzacji akt PGRN w świetle wskazówek o uproszczonym opracowaniu.
II. Konsultacje z innymi pracownikami archiwów państwowych, analiza danych bazy SEZAM oraz przede wszystkim własne doświadczenia i odczucia prowadzą mnie do kolejnego założenia jakim jest to iż archiwiści nie chcą w pełni realizować postanowień decyzji w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących uproszczonego opracowania zasobu archiwalnego przechowywanego w archiwach państwowych. Stosowane metody opracowania są wypadkową obu wymienionych w poprzednim założeniu normatywów. Generalnie akta Prezydiów GRN są paginowane, dublety wyłączane i brakowane a wewnątrz zespołów przeprowadza się systematyzację ale według różnych kluczy. Często stosuje się układ wynikający z „wykazu akt o wartości trwałej” zamieszczonego w wytycznych z 1981 roku, równie często opracowujący opierają się o wykaz akt dla biur gromadzkich z roku 1969 ale najczęstszym spotykanym rozwiązaniem jest mieszanka obu schematów lub konstruowanie całkiem nowego. Pewnego rodzaju kuriozum staje się informowanie we wstępie do inwentarza o tym że podczas porządkowania zastosowano układ wynikający z wykazu akt z 1969 roku zaś faktycznie akta posiadają układ wg wytycznych z 1981 roku (przynajmniej kilkanaście takich przypadków na terenie całej Polski – przy czym – należy podkreślić iż są to w ogromnej większości zespoły opracowane przed 2002 rokiem). Oczywiście Komisje Metodyczne poszczególnych archiwów państwowych mogą przyjmować najrozmaitsze rozwiązania które podyktowane będą wygodą użytkownika, chęcią zachowania układu kancelaryjnego i zdrowym rozsądkiem. Nie zmienia to faktu, że ogólny obraz akt tego szczebla administracji przechowywanych w archiwach państwowy jawić się musi osobie z zewnątrz jako kompletnie chaotyczny i pozbawiony koordynacji podczas opracowania.
Przedstawione wyżej założenia są jedynie założeniami opartymi na – być może mylnym – rozumieniu normatywów dotyczących opracowania oraz na pobieżnej obserwacji a nie wnikliwych badaniach. Założenia te możecie Państwo sami zweryfikować chociażby przeglądając inwentarze PGRN-ów w Państwa archiwach i porównując je z danymi udostępnionymi na stronach naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Tymczasem jednak owe założenia pozwolą mi przejść do zasadniczej części mojej wypowiedzi a mianowicie do postawienia pytań – które jeśli uzyskają odpowiedzi twierdzące staną się postulatami.
Pierwsze pytanie dotyczy zawartości zespołów PGRN. Wytyczne z 1981 roku przewidywały zachowanie akt bezspornie wytworzonych przez Biura Gromadzkie lub pod ich nadzorem (komisje, protokoły zebrań wiejskich) przy czym szczególny nacisk kładziono na zachowanie akt dotyczących dokumentacji życia gospodarczego. Generalnie wszystkie zespoły PGRN obfitują w tego rodzaju akta. Do tego dochodzą protokoły sesji rady, posiedzeń prezydium i komisji – tu pojawiają się sprawy społeczne. Są to wszystko materiały które wymienia schemat zawarty we wspomnianych wytycznych. Prosta, jasna systematyzacja – łatwo uformować serie i podserie tak ze przy opracowaniu nie powinniśmy spotkać specjalnych problemów. Nie powinniśmy.... gdyby wszystko było takie proste. Niestety już na pierwszy rzut oka widać, że kancelaria Biura Gromadzkiego zaangażowana była także w wytwarzanie dokumentacji organizacji społecznych, a sama dokumentacja często trafiała do archiwum państwowego wraz z aktami PGRN. Często znajdujemy tez dokumentację która zgodnie z ówczesnymi przepisami powinna zostać wybrakowana – z jakichś powodów (czy to celowo, czy to przez zaniedbanie) została zachowana. Przeglądając inwentarze PGRN z różnych archiwów w Polsce dochodzę do wniosku, że są to często materiały które warto zachować – niosą one ciekawe treści dotyczące lokalnych stosunków społecznych albo działalności zapomnianych niemal w świadomości miejscowej ludności organizacji.
Jednym z przykładów mogą tu być wiejskie komitety FJN. Teoretycznie ich akta mogłyby (powinny) się znajdować w zespołach Powiatowych Komitetów FJN a jednak albo są zachowywane (czasem tworzą odrębne serie a czasem nie) albo brakowane, choć bywa, że są z nich tworzone odrębne małe zespoły. Z moich doświadczeń wynika, że często trudno jest mówić o odrębności kancelaryjnej gromadzkiego komitety FJN – zdarza się że pisma FJN podpisywał i opatrywał swoja pieczęcią sekretarz prezydium. Rozwiązania przyjęte w praktyce przez poszczególne komisje metodyczne są rozbieżne. I tu pytanie do Państwa czy warto zastanowić się ponownie nad zawartością zespołów PGRN i być może poszerzeniem tolerancji dla obecności akt mniej typowych dla administracji szczebla gromadzkiego, akt specyficznych, pozostałości po istniejących odrębnych instytucjach, przypadkiem zachowanych akt kategorii B (przekwalifikować je na A?).
Drugie pytanie łączy się z poprzednim – jeśli już zdecydowano o zachowaniu takich a nie innych jednostek to czy mimo Obowiązującego opracowania uproszczonego nie warto zastanowić się nad ujednoliceniem systematyki? Archiwiści i tak ją przeprowadzają ale jeśli chodzi o jej ogólny schemat to gołym okiem widać że obowiązuje w tym względzie „wolna amerykanka”. Na dobra sprawę nie wiadomo na czym należy się oprzeć – „ogólne zasady sztuki” sugerują rozwiązanie najpóźniejsze (1981) ale praktyka pokazuje, że wielu archiwistów nie uważa tego rozwiązania za słuszne.
Przepraszam jeśli poruszam sprawę która może wydać się mało istotna. Zdaję sobie sprawę z rzeczywiście często znikomej głębi informacji jakie niosą ze sobą akta PGRN oraz ich słabej użyteczności dla przyszłych badaczy. Niemniej jednak – uważam, że w ciągu kilku/kilkunastu najbliższych lat zainteresowanie użytkowników materiałami archiwalnymi wytworzonymi przez najniższe szczeble administracji wzrośnie – i nie będą to jedynie badacze historycy. Już teraz często słyszy się o poszukiwaniach natury prawno-majątkowej w zespołach PGRN (kłaniają się uprawnienia notarialne PGRNów których owoce często bywały w przeszłości brakowane). Pamięć o poprzednim ustroju zanika a jednocześnie pobudza wyobraźnię młodych – wszyscy pracujemy nad polepszeniem dostępu do informacji dla zwykłego szarego użytkownika (doktor historii powinien sobie poradzić bez bazy komputerowej), którego ciekawość być może ograniczy się do pogrzebania w Sezamie aby tylko dowiedzieć się „co takiego jest o mojej miejscowości w archiwach”. Warto zastanowić się jak jeszcze ulepszyć nasze wspólne dzieło, a tego rodzaju problemy możemy rozwiązać przez inicjatywę oddolną.