Zasada generalnie jest prosta - własnej ewidencji nie przekazuje się komukolwiek i gdziekolwiek chyba, iż przepisy stanowią inaczej. Przynajmniej mi się tak wydaje.
Obawiam się jednak, iż tutaj pozostaje nam tylko zdrowy rozsądek na poparcie tej zasady.
Warto przypomnieć danej komórce organizacyjnej, iż spis zd-odb jest jedynym dowodem jaki dana komórka ma na to, iż akta zostały rzeczywiście przekazane do AZ. Są co prawda spisy w currendzie/sędzia2 ale nie są one podpisywane jakimkolwiek certyfikatem/podpisem etc.
Bez tego może dojść do sytuacji, w której komórka chce akta, dajmy na to, II K 1/13, a archiwista mówi "nie mam", na co wydziały "przecież przekazaliśmy", "a macie dowód", "no nie mamy", "no to nie mam akt" ;] [Oczywiście ten akapit to w formie żartu!]
No i można odwrócić sytuację - przepisy nie mówią, jak długo trzeba spisy przechowywać ale nie mówią również o tym, kiedy i na jakich zasadach można spisy przekazywać do AZ.
Można również "łopatologicznie" wytłumaczyć iż taki "papierek" chroni szanowne cztery litery danej komórki organizacyjnej, tak jak to czyni cała reszta "papierologii" i jak chcą się go pozbyć to ok, ich problem - co znowu przybiera postać nieco satyryczno-żartobliwą...
Żadnego szczegółowego przepisu nie znalazłem ani w zarządzeniu w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej, ani w Regulaminie Urzędowania Sadów Powszechnych ani w zarządzeniu w sprawie instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanych. Najbliżej jest § 23.2 ostatniego z wymienionych rozporządzeń ["Nie udostępnia się poprzez wypożyczenie środków ewidencyjnych archiwum"] ale to też nie to.
Można zawsze zadzwonić do AP i się zapytać jak oni to widzą. Może na mocy odrębnych przepisów w niektórych instytucjach zostało to jakoś unormowane? Mówi na ten temat cośkolwiek rozporządzenie z 2011?