Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 14 grudnia 2018 r.
w sprawie instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanych dostępne w Dz.U. MS pod adresem
https://bip.ms.gov.pl/pl/ministerstwo/dziennik-urzedowy-ministra-sprawiedliwosci/2018/ - pozycja 348. Załącznik do tegoz zarządzenia
Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanych.
§ 10.1 - wstęp do AZ jest możliwy tylko w obecności archiwisty
nadto w Sądzie klucze do pomieszczeń powinny być wydawane za podpisem - szczególnie przy okazji całej akcji związanej z wprowadzeniem RODO - pamiętaj, iz AZ to jeden wielki zbiór wszelakiego rodzaju danych, w tym osobowych - można się zwrócić do IOD, bo musicie mieć takowego powołanego w Sądzie, z "niewinnym" pytaniem czy właściwym jest, aby każdy pracownik miał dostęp do tegoż zbioru danych, bez żadnych restrykcji i reguł dostępu
§ 11.2 - akta przekazuje się zgodnie z harmonogramem
cały § 12 - od stycznia archiwista ma wyrażone wprost prawo do odmowy przyjęcia dokumentacji
pierwszy raz dostajesz z danej komórki akta bez spisu/nieuporządkowane/z błędami na spisie - informacja na piśmie z uprzejmą informacją co jest nie tak
druga taka sytuacja (lub brak jakiejkolwiek reakcji na pierwsze pismo) - odmawiasz przyjęcia akt i informujesz kierownika sekretariatu/Przewodniczącego albo nawet i Prezesa Sądu
W ostateczności można się nawet zwrócić do Archiwum Państwowego, które sprawuje nadzór merytoryczny nad AZ w sądach.
Tego jak mają być uporządkowane akta od stycznia nie ma w żadnym rozporządzeniu, bo MS się nie wyrobiło z tym w czasie i dopiero nad tym pracują, nie mniej jest pismo MS DKO-V-5002-5/17 z dnia 31 grudnia 2018 r., które określa jak ma wyglądać przekazanie akt.
Pamiętaj proszę, iż za AZ odpowiada Prezes Sądu, nie zaś Dyrektor, rozmawiaj zatem z Prezesem swojego Sądu. Trzeba Prezesa delikatnie uświadomić, iż problemy AZ są również problemami Prezesa, który odpowiada za AZ od strony merytorycznej.
Obecnie umiejscowienie AZ w strukturze organizacyjnej Sądu zależy od danego Sądu, nie mniej nadal w większości Sądów AZ są podporządkowane Oddziałom Administracyjnym/Samodzielnym Sekcjom Administracyjnym i warto również i im przypomnieć, że jak dopuszczają do sytuacji opisanych przez Ciebie, to nadzorowanie pracy AZ raczej kiepsko im wychodzi - i powinni udzielić swojego poparcia, abyś mógł/mogła wymóc stosowanie obowiązujących przepisów.
W przypadku wypożyczania akt § 24 w/w instrukcji - akta wypożycza się na podstawie karty udostępnienia dokumentacji; ponownie można tutaj zapytać IOD jak to jest, iż do każdej bazy danych zawierającej dane osobowe, czyli w Sądzie wszystkich, jest potrzebny osobny wniosek do IOD, a akta z archiwum, z dokładnie tymi samymi danymi, tyle że wydrukowanymi na papierze, to już może sobie brać każdy jak chce.