Co dołączania akt postępowania wykonawczego do akt głównych to akurat ani archiwista ani sekretariat wydziału nie ma nic do powiedzenia, gdyż rozporządzenie z 2003 roku w sprawie biurowości w sądach (ewentualnie inne przepisy ?) jasno określa co gdzie musi być dołączone, czyli jak sprawa dotyczy 5 osób, zostają skazane i każda z nich ma teczkę dozoru to nie ma rady - trzeba dołaczyć.
Co do tego kto ma dołączyć - mamy dwa wyjścia:
- wydziały dają nam akta, piszą gdzie dołączyć, archiwista dołącza do akt
- wydziały wypożyczają sprawy, dołączają akata, zdają do archiwum
Osobiście wolę pierwsze rozwiązanie bo mniej bieganiny i mniej wniosków o wypożyczenie akt, których i tak w archiwum sądowym jest sporo.
tak czy inaczej - robota z tym związana w ten czy inny sposób archiwistę "dosięgnie"
co do zaś przepisu o tym, ze akta powinny być zszyte - przecież nikt "nie rozwali" teczki postępowania wykonawczego, po to żeby karty wszyć w akta główne, nikt też nie będzie przecież wszywać takiej teczki w całości, zwłaszcza że takowa ... także powinna być zszyta. No i co do samego szycia też mam wątpliwości - wystarczy, że ktoś kiedy wystąpi o odpis orzeczenia/postanowienia etc. i juz mamy zwrotkę, którą musimy w akta wpiąć, czyliż teoretycznie znowuż wszyć, może przyjść zwolnienie ze sprawy, pismo od policji że akta do jakiejś sprawy potrzebują i jeszcze zapewnme z tuzin innych pism, które do akt trzeba wpiąć, co sprawia, ze taka teczka będzie wielokrotnie przeszywana w te i nazad co na stanie ficzynym akt musi się oodbić. Lepsze moim zdaniem są już plastkiowe klipsy archiwalne, bo można łatwo wpiąć pojedyncze pisma czy zwrotki. Tyle że jak to jest kat. A to i tak trzeba przeszyć, bo AP nie przyjmie chociaż akurat tutaj działaja słynne "regionalizmy"
minus - akta z klipsami zajmują na półce nieco więcej miejsca niż akta przeszyte
No i w reszcie achiwów zakładowych obowiazuje raczej paginacja stron, w sądzie - paginacja kart, do czego znowuż AP moze sie czepić ^^
reasumują moje przydługie wywody - akta postępowania wykonawczego do akt dołaczać trzeba i w jakikolwiek sposób się tego nie zrobi i tak praca w części spadnie na archiwistę zakładowego
W kwestii dokumentacji innej niż papierowa - nie ma u mnie tego dużo, ot jakaś klisza od czasu do czasu, kaseta VHS, płyta CD/DVD. Nie jestem w tej chwili do końca pewien ale to chyba także jest regulowane stosownymi przepisami, poszukam w chwili wolnej. Faktem bowiem pozostaje, że niektóre dowody rzeczowe do archiwum trafiają, a nie które leżą w magazynach dowodów i zapewne nie dzieje sie tak bez przyczyny tylko dlatego, ze ktoś gdzieś tak napisał.
Ewentualnie możnaby rozważyć przechowywanie takowych dowodów w osobnej części archiwum, np. na osobnym regale, skoro maja inna postać niż "typowa" aczkolwiek" nie wiem czy gdziekolwiek w jakimś sądzie się tak robi
Ciekawy problem, trzeba głebiej pogrzebać, nie mniej i tutaj jakoś nie widzę aby od tego dało się uciec.
ku chwale zasobu!