Na stronie NDAP ukazał projekt Wskazówek metodycznych dot. zasad gromadzenia i opracowania materiałów ulotnych w archiwach państwowych.
http://archiwa.gov.pl/repository/decyzje/wskazowki_materialy_ulotne_2.pdf Dobrze się stało, że mamy okazję zapoznać się z nimi jeszcze przed zatwierdzeniem.
Bardzo wstępna lektura tego projektu pozwala na sformułowanie pierwszych uwag i wątpliwości. We wskazowkach brakuje zastrzeżenia, że dotyczą one zespołów (zbiorów) archiwalnych nieopracowanych oraz brak zestawienia literatury przedmiotu.
A oto bardziej szczegółowe uwagi:
Punkt 1 określa, że wskazówki mają zastosowanie do (cyt.):
a) zbiorów (zespołów) materiałów ulotnych,
b) materiałów ulotnych wchodzących w skład zespołów archiwalnych.
Nie jest to żadne rozróżnienie, chociaż domyślam się, o co chodzi i chyba lepsze byłoby takie sformułowanie:
a) zbiorów (zespołów) archiwalnych składających się wyłącznie z materiałów ulotnych,
b) materiałów ulotnych, będących integralną częścią zespołów (zbiorów) archiwalnych aktowych.
Punkty: 6, 6.1. i 6.2. są chyba zbędne, nie wnoszą żadnych nowych treści.
Punkt 7. (cyt.):
Materiały ulotne wchodzące w skład zespołów archiwalnych pozostawia się w zespołach macierzystych.Sformułowanie niejasne, powinno chyba brzmieć: Materiały ulotne będące integralną częścią zespołów (zbiorów) archiwalnych aktowych należy pozostawić w zespole, do którego należą.
I uwaga ogólna: Część III Wskazówek, dot. opracowania materiałów ulotnych, należało chyba podzielić na 2 części: dot. opracowania zbiorów (zespołów) archiwalnych składających się wyłącznie z materiałów ulotnych oraz opracowania materiałów ulotnych, będących integralną częścią zespołów (zbiorów) archiwalnych aktowych. W obecnej formie trudno zorientować się, o co chodzi i wielu kwestii trzeba się domyślać.
Punkt 7.1. (cyt.):
Dopuszcza się wyłączanie materiałów ulotnych z zespołów archiwalnych tylko w sytuacji, gdyby dalsze przechowywanie w jednostce macierzystej powodowało ich fizyczne uszkodzenie. Czynność tę należy odnotować w inwentarzu archiwalnym właściwego zespołu archiwalnego. W miejsce wyłączonego materiału ulotnego należy umieścić zastawnik z informacją o miejscu przechowywania wyłączonego oryginału.
Nie bardzo rozumiem, niestety. Powinno być właśnie odwrotnie, nie należy wyłączać z zespołu aktowego (bo chyba o taki chodzi) materiałów ulotnych! Natomiast w przypadku, gdy np. afisz jest integralną częścią jednostki archiwalnej aktowej (pojęcie jednostki macierzystej jest dosyć nieszczęśliwe) i dalsze jego tam przechowywanie grozi jego destrukcją, należy go wyłączyć, poddać konserwacji i umieścić
w tym samym zespole na jego końcu, nadając mu kolejną sygnaturę. Zastawnik chyba jest niepotrzebny, wystarczy informacja w inwentarzu.
Punkt 7.2.(cyt.):
Materiały ulotne wyłączone z zespołów archiwalnych należy w sposób trwały oznakować sygnaturą archiwalną jednostki macierzystej.Sformułowanie całkowicie niejasne, chodzi chyba o to, że wyłączony z jednostki archiwalnej np. afisz ma otrzymać sygnaturę jednostki, z której został wyłączony. Ale dlaczego??? I czy to oznacza, że w tym samym zespole będą jednostki o takiej samej sygnaturze? Wprowadzi to niepotrzebny bałagan w ewidencji zespołu.
Punkt 9. (cyt.):
Przynależność zespołową ustala się w oparciu o analizę wszelkich oznaczeń pochodzących od twórcy zbioru (zespołu), np. odcisków pieczęci oraz o inne informacje.Jest to zdanie prawie w całości „zapożyczone” ze wskazówek dot. opracowania fotografii. No cóż, życzę powodzenia opracowującym materiały ulotne, a chcącym kierować się tą radą…
I kolejne „zapożyczenie”:
Punkt 10. (cyt.):
Porządkowanie wstępne.
Porządkowanie wstępne obejmuje:
a) rozpoznanie zawartości i stanu uporządkowania,
b) sprawdzenie stanu zachowania zbioru (zespołu) w przypadku istnienia jakichkolwiek pomocy archiwalnychCzy to oznacza, że należy przeprowadzić skontrum zespołu??? To jest całkowicie niezrozumiałe.
c) rozpoznanie stanu fizycznego materiałów ulotnych, wyłączenie materiałów zakażonych biologicznie i usunięcie części metalowych, jak spinacze, zszywki, itp.
d) formowanie jednostek archiwalnych Już w przypadku fotografii to stwierdzenie brzmi dziwnie, takie samo zdziwienie musi budzić i teraz. No bo jak sformować plakat, afisz albo ulotkę???
e) opatrzenie materiałów ulotnych znakiem własnościowym archiwumPunkt chyba zbędny, bo przecież kwestę znakowania regulują odrębne przepisy (decyzja NDAP z 2002 r.).
To są bardzo wstępne uwagi, mam nadzieję, że inni forumowicze włączą się do dyskusji, tym bardziej że sami domagaliśmy się możliwości zapoznawania się z
projektmi przepisów metodycznych.