Obrona cywilna zapytanie

[ewelina_907]

Teczki pod nazwą "Baza służąca obronie cywilnej" w latach przed 2011 miały kategorię B50. Aktualnie w obowiązującym JRWA jest to kategoria B10. Jak to jest, czy stosujemy kategorię z aktualnego JRWA czy tą wyższą czyli w tym przypadku B50?? Bo się zamotałam.

[Rovan]

Dla teczek założonych przed 2011 - B50, dla tych założonych od 2011 - B10

W sytuacji gdy kategoria ulega obniżeniu, dokumentacja powstała przed zmianą zachowuje swoją starą (wyższą) kategorię.
Dokumentacja powstała po zmianie otrzymują nową (niższą) kategorię.
Nieco inaczej wygląda sytuacja gdy zmiana kategorii następuje z niższej na wyższą - wówczas dokumentacja powstała przed zmianą ulega przekwalifikowaniu do nowej (wyższej) kategorii.

[Barsa]

Do 2010 włącznie B50. W górę raczej zawsze stosujemy wyższa kat, choć są jakieś wyjątki, ale w dół raczej nigdy - chyba, że mamy na to papier z AP, a taką sytuację też widziałem, że coś było kat. A, a potem AP wydało decyzję, że jednak nazwijmy to upierali się niepotrzebnie w poprzedniej wersji JRWA z wyższą kat. i  ostatecznie kat. BE10 i wcześniejsze też "przerabiamy" z A na BE10.

[Rovan]

ale w dół raczej nigdy - chyba, że mamy na to papier z AP

Obniżenie kategorii może wynikać z decyzji AP albo z przepisów.
Z tą ostatnią sytuacją mamy np do czynienia w przypadku dokumentacji osobowej i płacowej pracowników zatrudnionych po 1998 a przed 2019, za których złożono raport informacyjny do ZUS (obniżenie z B50 do B10).

[Dominika1985]

Moje AP zaleciło następująco:
Jeżeli dokumentację, zgodnie z uchylonym jednolitym rzeczowym wykazem akt, należało przechowywać przez okres 10 lat (B10), a nowy jednolity rzeczowy wykaz akt, nadał tej dokumentacji kategorię niższą (B5), to dla określenia kategorii tej dokumentacji należy stosować uchylony jednolity rzeczowy wykaz akt, tj. ten wykaz, który dla tej dokumentacji przewidywał kategorię archiwalną o wartości wyższej, tj. B10.

[Rovan]

Czyli standardowo - zgodnie z zasadą kategorii o wartości wyższej.
Tu nawet nie była potrzebna decyzja AP.

[Dominika1985]

Dla teczek założonych przed 2011 - B50, dla tych założonych od 2011 - B10

W sytuacji gdy kategoria ulega obniżeniu, dokumentacja powstała przed zmianą zachowuje swoją starą (wyższą) kategorię.
Dokumentacja powstała po zmianie otrzymują nową (niższą) kategorię.
Nieco inaczej wygląda sytuacja gdy zmiana kategorii następuje z niższej na wyższą - wówczas dokumentacja powstała przed zmianą ulega przekwalifikowaniu do nowej (wyższej) kategorii.

Więc po zmianie również otrzymuje wyższą kategorię, a nie jak napisałeś niższą?

[Rovan]

Wszystko zależy od tego, w którą stronę nastąpiła zmiana - opisałem dwie sytuacje:
1. Jeżeli kategoria ulega zmianie z niższej na wyższą, wówczas nową (wyższą) kategorię otrzymują zarówno dokumenty powstałe przed zmianą (przekwalifikowanie) jak i po zmianie.
2. Jeżeli natomiast kategoria ulega zmianie z wyższej na niższą, wówczas dokumentacja powstała przed zmianą zachowuje swoją pierwotną (wyższą) kategorię, zaś dokumenty powstające po zmianie otrzymają nową (niższą kategorię).

Dlatego tez (wracając do pytania eweliny) teczki pod nazwą "Baza służąca obronie cywilnej" założone przed rokiem 2011 zachowają swoja pierwotną kategorię B50, a te powstające od 2011 r. otrzymają nową kat. B10.
Gdyby sytuacja była odwrotna (dokumentacja przed 2011 r. miała kat. B10, a od 2011 B50), wówczas teczki powstałe przed 2011 należałoby przekwalifikować z B10 do B50.

[Dominika1985]

Nam w obydwu przypadkach zalecili stosowanie wyższej kategorii

[Rovan]

Chyba się nie rozumiemy
Chcesz powiedzieć, że jeżeli nowy wykaz akt wprowadził dla danego typu dokumentacji kategorie niższą niż pierwotna (np. z B10 zrobił B5) to zarówno dla dokumentacji powstałej przed zmianą wykazu, jak i dla tej powstającej po jego zmianie AP kazało wam stosować B10?
Przecież takie podejście podważałoby w ogóle sens zmiany kategorii w JRWA.

W takim przypadku dla dokumentacji powstającej po wprowadzeniu nowego JRWA należałoby stosować tę nową kategorię B5
Stara dokumentacja (powstała przed zmiana JRWA) zachowuje natomiast swoją pierwotna kategorię (ze starego wykazu) - B10

[Dominika1985]

Może ja to zrozumiałam "inaczej" tzn. nie uściślili czy przed czy po wejściu w życie rozporządzenia tylko, że zawsze należy stosować wyższą kategorię.
Ale jest wyraźnie napisane, że należy stosować uchylony wykaz akt:
Jeżeli dokumentację, zgodnie z uchylonym jednolitym rzeczowym wykazem akt, należało przechowywać przez okres 10 lat (B10), a nowy jednolity rzeczowy wykaz akt, nadał tej dokumentacji kategorię niższą (B5), to dla określenia kategorii tej dokumentacji należy stosować uchylony jednolity rzeczowy wykaz akt, tj. ten wykaz, który dla tej dokumentacji przewidywał kategorię archiwalną o wartości wyższej, tj. B10.
Tylko teraz już nie wiem po zasianiu tego ziarnka niepewności Rovan czy chodziło im tylko o dokumentację wytworzoną przed wejściem rozporządzenia?

[Rovan]

Jeżeli dokumentację, zgodnie z uchylonym jednolitym rzeczowym wykazem akt, należało przechowywać przez okres 10 lat (B10), a nowy jednolity rzeczowy wykaz akt, nadał tej dokumentacji kategorię niższą (B5), to dla określenia kategorii tej dokumentacji należy stosować uchylony jednolity rzeczowy wykaz akt, tj. ten wykaz, który dla tej dokumentacji przewidywał kategorię archiwalną o wartości wyższej, tj. B10.

Tu pełna zgoda - ponieważ kategoria w starym wykazie była wyższa niż w nowym, dokumentacja wytworzona przed zmianą wykazu zachowuje swoja pierwotna kategorię

Tylko teraz już nie wiem po zasianiu tego ziarnka niepewności Rovan czy chodziło im tylko o dokumentację wytworzoną przed wejściem rozporządzenia?

Dokładnie tak.
Natomiast dokumentacja wytworzona już po zmianie JRWA otrzyma kategorie z nowego wykazu.

Wprowadzając nowy JRWA dokumentację powstałą po jego wprowadzeniu kwalifikujemy w oparciu o kategorie z tego wykazu akt.
Inaczej zmiana kategorii w wykazie akt nie miała by przecież sensu
Natomiast dokumentację powstałą przed zmiana wykazu akt kwalifikujemy w oparciu o kategorie ze starego wykazu (obowiązującego czasie wytworzenia tej dokumentacji). Chyba że dokumentacja ta w nowym wykazie akt ma kategorię wyższą niż miała pierwotnie - wówczas ulega przekwalifikowaniu do kategorii z nowego wykazu.

[Dominika1985]

I wszystko jasne  Dziękuję za szczegółowe wyjaśnienie. Będę się stosować  Pozdrawiam

[ewelina_907]

Dziekuje!!