Uzupełnianie braków w przekazanej dokumentacji

[bubus]

Witam, mam problem który polega na tym, że komórka przekazała jakiś czas temu dokumentację do archiwum i teraz znalazła się jeszcze jedna teczka tej dokumentacji w wydziale. Dramat. Muszę tą dokumentację wycofać z archiwum i przyjąć jeszcze raz? Nie ma czegoś takiego jak aneks do spisu z-o? Jeśli mam to wycofać, to czy jest jakiś wzór takiego protokołu? Pozdrawiam.

[Barsa]

Wiesz, że spis może składać się z jednej pozycji? Zgodnie z instrukcją to nowy spis i tyle. Można też kombinować z dopisaniem (raczej bym zamienił po prostu cały spis na nowy), niby to nie bardzo zgodne z przepisami, ale tak naprawdę ręki nikomu nic nie urwie.

To żaden dramat... Dramat to "korespondencja różna" czy przechowywanie dokumentów na strychu, gdzie cieknie na nie.

[bubus]

Problem w tym, że spis został już podpisany miesiąc temu, a brakujące teczki znalazły się teraz. Nie brałem pod uwagę przyjęcia tego kolejnym spisem, to tak można? Musiałbym w uwagach zamieścić info że dokumentacja tożsama z... I podać sygnaturę archiwalną ze spisu poprzedniego. Pytanie czy to właściwa praktyka.

[Barsa]

Jak najbardziej można.
Tylko trochę tajemniczo piszesz, znalazły się jakieś dodatkowe tomy spraw/teczek z poprzedniego spisu, czy oddzielne jednostki? Jak te ostatnie to beż żadnych uwag.

To jest tylko miesiąc, a nie aż. Jak po drugiej stronie jest sensowny kierownik działu to po prostu nowy spis, nowe podpisy i z głowy. Plus jakaś notatka służbowa o zaistniałej sytuacji.

Bez przejmowania się, na spokojnie

[Rovan]

Nie brałem pod uwagę przyjęcia tego kolejnym spisem, to tak można?

Wiele rzeczy można
Możesz przyjąć odnalezione teczki na kolejnym spisie, możesz zastąpić istniejący spis zupełnie nowym, uwzględniając na nim również odnalezione teczki

[bubus]

Dziękuję za pomoc, oczywiście nie chciałbym przenieść bałaganu, który panuje w komórce do archiwum i pewne rzeczy trzeba wyprostować. Sprawa tyczy się dodatkowych tomów, których pierwotnie miało już nie być. Kierownik ciężki i współpraca niezbyt się układa, ale cóż trzeba przebrnąć ?

[Barsa]

Jeżeli tomy i naprawdę niedawno bylo przekazanie to jednak naprawdę podszedłby do tego może nie do końca przepisowo, ale logicznie. Notatka o zaistniałej sytuacji, nowe spisy, które "podmieniają" stare i tyle. Jeżeli po drugiej strony nie będzie chęci współpracy to kompletnie nowy spis, ale skoro tomy to w uwagach odnośniki do pozycji że starego spisu, plus i tak notatka służbowa, że taka sytuacja zaistniała i, że to komórka była jej perpetuum mobile