0161 Przekazywanie dokumentacji do składnicy akt

[bubus]

Witam, czy dla różnych rodzajów spisów z-o (zwykłe spisy akt, spisy akt osobowych, nośników danych etc.) można tworzyć grupy spraw? Czy nie zaburzy to numeracji w wykazie spisów z-o? Czy nie ma takiej potrzeby i lecimy po kolei bez względu na rodzaj spisu, który akurat przyjmujemy? Np. 1/2024 spis akt osobowych, 2/2024 nośników danych, 3/2024 ? etc.? Proszę o podpowiedź, pozdrawiam.

[Rovan]

1. Spisy z/o w zbiorze tych spisów nie stanowią akt spraw a ich numeracja nie ma nic wspólnego ze znakiem sprawy.
2. Numeracja spisów jest ciągła niezależnie od rodzaju spisu.
3. Numeracja spisów jest ciągła niezależnie od roku w którym powstały (1, 2, 3, 4 itd. a nie 1/2024, 2/2024)

[Marta88]

Witam,
Moje pytanie dotyczy praktycznego, fizycznego przekazywania dokumentacji do AZ (składnicy akt).
W jednym dziale są paniusie, które uważają, że to archiwista ma obowiązek przenosić ich zarchiwizowane pudła do magazynu (bo już i tak łaskę zrobiły, że zarchiwizowały akta swoich spraw).
Jak to odbywa się w Waszych jednostkach?

[Barsa]

Odeślij do instrukcji. Powinno być coś w stylu, że archiwista odpowiada za przyjmowanie dokumentacji, czyli nadanie sygnatur itd. a nie transport Plus na pewno jest, że przekazanie musi odbywać się w porozumieniu z archiwistą.

W rzeczywistości jest różnie, w zależności od tego kto jest naszym szefem lub kierownika całej jednostki. Spotykam się z tym, że to archiwista zwoził sobie akta do archiwum (mało tego czasem je porządkował), ale to wypaczenie instrukcji. W większości przypadków jest tak, że archiwista uzgadnia z komórka termin przekazania i osoby z danej komórki dostarczają te dokumenty do archiwum.

[Czarny1986]

Witam,
Moje pytanie dotyczy praktycznego, fizycznego przekazywania dokumentacji do AZ (składnicy akt).
W jednym dziale są paniusie, które uważają, że to archiwista ma obowiązek przenosić ich zarchiwizowane pudła do magazynu (bo już i tak łaskę zrobiły, że zarchiwizowały akta swoich spraw).
Jak to odbywa się w Waszych jednostkach?

Jak już przygotowały to był dla nich nie lada wyczyn tak Jak już zostało zauważone. Zależy od jednostki w głównej pracy sam noszę, na jednym zleceniu jak jest więcej to mi przynoszą podobnie jak i na drugim zleceniu. Jednak myślę, że dla kobiety to nie najlepsze rozwiązanie żeby musiała nosić. Dlatego tutaj należy forsować transport do magazynu np. przez pracownika gospodarczego (a jeżeli takiego nie ma to przez pracowników komórki organizacyjnej)
pozdrawiam

[Marta88]

Dziękuję za odpowiedzi i opinie...
Tak, instrukcję znam, podpierałam się zakresem obowiązków archiwisty wynikającym z niej (instrukcji) w argumentacji swojego stanowiska... - (teoretycznie) wszyscy pracownicy mają obowiązek zapoznać się z nią.
Akurat stanowisko mojego kierownika jest OK.
Chciałam poznać "zwyczaje" w innych jednostkach...
Pozdrawiam

[Leksandra]

w instrukcji archiwalnej z 18 stycznia 2011 roku jest napisane, że §10 ust 2 jest napisane,że "komórki organizacyjne przekazują dokumentację do archiwum zakładowego ...." więc raczej pan do biura a nie biuro do pana, Archiwista może przyjść do działu sprawdzić czy jest wszystko ok.
Poza tym jak archiwum zakłądowe przekazuje do Archiwum Państwowego, to też troszczy się o logistykę.