podstawa prawna brakowania płyt cd

[Danutka]

Witam,
chciałam się upewnić czy podstawą prawną do wnioskowania o  brakowanie płyty CD (jednostka działa w systemie tradycyjnym) będzie par. 8-14 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi?

[Danutka]

Jeszcze dopiszę, że mam tu dużą wątpliwość, bo wydaje mi się że to Rozporządzenie mówi o dokumentacji elektronicznej w sensie np. pismo podpisane podpisem elektronicznym, czy dokumenty zawarte w systemie EZD.
Natomiast sama płyta CD na której są zapisane jakieś pisma, itp. to nie do końca będzie stricte dokument elektroniczny, tylko po prostu nośnik?

[Rovan]

Owszem, płyta CD jest nośnikiem, ale na tym nośniku są zapisane dokumenty elektroniczne.
Zatem ich brakowanie jak najbardziej regulowane będzie rozporządzeniem MSWiA z 2006 r..
Trudno wszak zniszczyć dokument elektroniczny bez niszczenia płyty na której został zapisany.

[Szymon]

Czy nadal trzeba powoływać komisję i sporządzać protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej ?

§ 11  Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. Nr 206 poz.1518, z późn. zm.)

[Rovan]

Tak, rozporządzenie MSWiA obowiązuje w całości.

[muniekdm]

Też mam podobne wątpliwości co Danutka. Otrzymaliśmy uwagi do brakowania aby informatyczne nośniki danych brakować zgodnie z tym Rozporządzeniem., osobnym wnioskiem etc. Trzeba zaznaczyć że brakujemy nośniki, które są w teczkach aktowych. Moim zdaniem to Rozporządzenie odnosi się do systemów teleinformatycznych i naturalnych dokumentów elektronicznych.

[Rovan]

Z samego rozporządzenia MSWiA w żaden sposób nie wynika, ze jego stosowanie miałoby być ograniczone wyłącznie do naturalnych dokumentów elektronicznych przetwarzanych w systemach teleinformatycznych. Dotyczy wszelkich dokumentów elektronicznych:

§ 1. Rozporządzenie określa:
1) sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi powstającymi w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych, zwanych dalej "podmiotami", oraz napływającymi do nich;
2) zasady ewidencjonowania, przechowywania, klasyfikowania i kwalifikowania dokumentów elektronicznych oraz ich zabezpieczania przed utratą i nieuprawnionymi zmianami;
3) zasady i tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

Tak na marginesie, nośniki w AZ nie powinny znajdować się w teczkach z papierowa dokumentacją, tylko w osobnym zbiorze nośników ujętych na osobnych spisach z/o.

[Leksandra]

Też mam podobne wątpliwości co Danutka. Otrzymaliśmy uwagi do brakowania aby informatyczne nośniki danych brakować zgodnie z tym Rozporządzeniem., osobnym wnioskiem etc. Trzeba zaznaczyć że brakujemy nośniki, które są w teczkach aktowych. Moim zdaniem to Rozporządzenie odnosi się do systemów teleinformatycznych i naturalnych dokumentów elektronicznych.

ja też tak uważam. płyta jest nośnikiem dokumentu a nie dokumentem, służy do zapisywania i przechowywania danych,  zwłaszcza w tradycyjnym systemie i że jest integralną częścią teczki aktowej, więc podlega normalnemu trybowi brakowania.

[Barsa]

To po co mamy spisy nośników elektronicznych? Radzę nie przechowywać płyt razem z dokumentacją, bo przy materiałach archiwalnych można nieźle się zaskoczyć po fumigacji

[Rovan]

płyta jest nośnikiem dokumentu a nie dokumentem,

Według Twojej logiki papier też nie jest dokumentem, tylko nośnikiem dokumentu (dokumentem jest sama informacja, niezależnie od sposobu jej utrwalenia).
Dokument elektroniczny pozostaje dokumentem elektronicznym, niezależnie od tego czy zapisano go w systemie teleinformatycznym, czy na informatycznym nosniku danych, i jako taki podlega pod przepisy rozporządzenia MSWiA.

[Leksandra]

płyta jest nośnikiem dokumentu a nie dokumentem,

Według Twojej logiki papier też nie jest dokumentem, tylko nośnikiem dokumentu (dokumentem jest sama informacja, niezależnie od sposobu jej utrwalenia).

dokładnie tak, papier też jest nośnikiem, a sama informacja nie czyni go dokumentem, najważniejsze jest uwierzytelnienie. Inną rzeczą jest że sposób brakowania może określić Archiwum Państwowe, najlepiej w tej kwestii skontaktować się z archiwum nadzorującym.

[Rovan]

No właśnie - nośnik jest kwestią drugorzędną.
Dokumentem elektronicznym jest każda treść przechowywana w postaci elektronicznej - Rozporządzenie UE 910/2014 (EIDAS), art 3 pkt 35. Czy jest to dokument elektroniczny zapisany w systemie teleinformatycznym, czy na płytce CD, karcie pamięci, czy pendrive, to kwestia drugorzędna.

Archiwum Państwowe może określić w konkretnym przypadku indywidualny sposób brakowania dokumentacji, odbiegający od regulacji zawartych w przepisach.
Natomiast co do zasady obowiązują procedury brakowania zawarte odpowiednio w rozporządzeniu MKiDN z 2015 r. (dla dokumentacji papierowej) i w rozporządzeniu MSWiA (dla dokumentacji elektronicznej, również tej zapisanej na informatycznych nośnikach danych).

Sam fakt brakowania informatycznych nośników danych nie jest powodem aby uzgadniać z AP jakiś indywidualny tryb ich brakowania (chyba że zachodziły by niezależne przesłanki aby taki tryb uzgodnić).
Co do zasady nośniki danych brakujemy zgodnie z rozporządzeniem MSWiA.
Co do zasady również archiwizujemy je odrębnie od dokumentacji papierowej, nawet jeśli w komórkach stanowiły jej część.
Ta kwestia powinna być zresztą uregulowana w normatywach kancelaryjno-archiwalnych podmiotu.