Szanowny Panie,
w odpowiedzi na Pana e-maila z dnia xx xx 2022 r. zawierającego pytanie
dotyczące aktów notarialnych w sądzie rejonowym uprzejmie informuję, co następuje:
Z treści e-maila oraz załączonego do niego pisma xxx w xxx
V Wydziału Ksiąg Wieczystych wynika, że w grę wchodzą akty notarialne w ramach
Państwowego Biura Notarialnego w xxx (państwowy zasób archiwalny) oraz akty
notarialne notariuszy (kancelarii notarialnych) działających po 1992 r. i wchodzących w skład
tzw. ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego.
Wobec powyższego ? odpowiadając na Pana pytanie ? sądy rejonowe przekazują
akty notarialne notariuszy działających w ramach państwowych biur notarialnych (w tym
przypadku Państwowego Biura Notarialnego w xxx) do 1992 r. do archiwów
państwowych (Archiwum Państwowego w xxx) na mocy art. 5 ust. 1 ustawy z dnia
14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164),
zwanej dalej ?ustawą archiwalną? ? niezwłocznie po 25 latach od wytworzenia tych
materiałów archiwalnych (akt kategorii ?A?).
Natomiast ? zgodnie z przepisem § 7 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości
z dnia 12 kwietnia 1991 r. w sprawie prowadzenia ksiąg notarialnych oraz przekazywania na
przechowanie dokumentów sądom rejonowym (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2039) ? notariusz
przechowuje u siebie oryginały aktów, testamentów i protokołów, odpisy dokonanych
protestów oraz księgi notarialne wymienione w § 1 ust. 1 pkt 1 i 2, a także w § 6 z okresu
ostatnich dziesięciu lat; po upływie tego okresu przekazuje je do archiwum ksiąg wieczystych
sądu rejonowego właściwego ze względu na siedzibę kancelarii. W ww. rozporządzeniu jest
mowa o przekazaniu do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego na przechowanie
dokumentów z kancelarii notarialnych bez wskazania ? wprost ? czy chodzi o przechowanie
wieczyste, czy czasowe.
Ponieważ materiały archiwalne (m.in. akty notarialne) wytworzone przez notariuszy w kancelariach notarialnych (podmiotach niepaństwowych ? samorząd zawodowy) po 1992
r. i przechowywane najpierw w kancelariach notarialnych, a potem w wydziałach ksiąg
wieczystych sądów rejonowych tworzą ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny, to
postępowanie z tą dokumentacją regulują przepisy art. 13 i art. 44 ww. ustawy archiwalnej.
Powyższe przepisy wskazują, że sprawy związane - ogólnie rzecz ujmując ?
z postępowaniem z dokumentacją, o których mowa w art. 5 ust. 1, art. 6 ust. 1 oraz w art. 12
ustawy archiwalnej, tj. także ocena wartości dokumentacji wytwarzanej i przechowywanej,
w odniesieniu do partii politycznych, organizacji politycznych, spółdzielczych i innych
organizacji społecznych oraz innych niepaństwowych jednostek organizacyjnych (w tym
również kancelarii notarialnych tworzących samorząd zawodowy notariuszy), a także
kościołów i związków wyznaniowych, regulują we własnym zakresie partie polityczne,
organizacje polityczne, spółdzielcze i inne organizacje społeczne oraz inne niepaństwowe
jednostki organizacyjne, jak również kościoły i związki wyznaniowe.
Przepis art. 13 wskazuje jednoznacznie, że to kierownik niepaństwowej jednostki
organizacyjnej (w tym wypadku notariusz) określa m.in. okresy przechowywania
dokumentacji i za swoje decyzje ponosi pełną odpowiedzialność. Z kolei przepis art. 44
ustawy archiwalnej pokazuje kwestię postępowania z materiałami archiwalnymi przez
niepaństwową jednostkę organizacyjną tworzącą ewidencjonowanym niepaństwowy zasób
archiwalny, w różnych sytuacjach.
Z poważaniem
DYREKTOR
Archiwum Państwowego w xxx
xxx xxx
