Dobrą praktyką jest ścisła współpraca z archiwistą w zakresie wypełniania spisów zdawczo-odbiorczych. W momencie przekazywania dokumentów, albo tuż przed, ważne żeby przed wydrukiem, archiwista podaje zarówno nr spisu, jak i miejsce przechowywania (oznaczenie magazynu), regały i półki, w zależności od rozmiaru spisu można także podać od razu lub wpisać później ręcznie. To kwestia estetyczna bardziej niż merytoryczna.
W ogóle drukowanie spisu w 3(4) egzemplarzach dopiero po sprawdzeniu przez archiwistę pozwala na usunięcie ewentualnych błędów i oszczędność papieru. Pół biedy, kiedy spis ma dwie strony. Gorzej, jak 50...
Podsumowaniem spisu zd-odb. jest podanie ilości metrów bieżących. Ja dodatkowo sumuję w arkuszu kalkulacyjnym liczbę tomów. To wszystko.