Dzień dobry, mam pytanie odnośnie oddawania do archiwum np. zarządzeń które wprowadzają np. jakiś regulamin, statut które nadal obowiązują? Moim zdaniem jeśli sprawa jest zakończona, czyli podpisano zarządzenie , podjęto jakas decyzję która coś nam reguluje to można je oddać do archiwum. Przecież zawsze można do niej sięgnąć poprzez udostępnianie akt w archiwum lub trzymać na stanowisku kopie regulaminu który nas obowiązuje. Natomiast zasiała mi się wątpliwość bo jeden pracownik twierdził że takich akt nie oddaje się do archiwum jeśli obowiązują. No ale ona mogą być ważne i 20 lat i wtedy tak wszytko by miał przetrzymywać na stanowisku? Proszę o państwa opinie bo już nie wiem jak to ma być.
Uważam, że to Pani ma rację.
Sprawa się kończy wraz z podpisaniem/uchwaleniem dokumentu.
Każda zmiana jest nową sprawą ma nowy znak (zmiana to też uchwalenie)
Poza tym taki dokument będzie archiwizowany w kilku miejscach i w większości będzie miał kat A-(trafi do teczki "zarządzenia" do teczki "własne regulacje ich projekty i wyjaśnienia" "Kolegium Wójta" może jeszcze do innych które teraz nie przychodzą mi do głowy.
Jeżeli nawet obowiązuje dokument, to w AZ nie przepadnie, jeżeli jest potrzebny można teczkę wypożyczyć, nawet zostawić w wydziale ale niech będzie zewidencjonowana w spisie zd-odb i na stanie AZ
Archiwiści i Koordynatorzy kancelaryjni przy tak dużej ilości dokumentów nie ogarną tego nie będą mieć nad tym kontroli, a dokumentacja archiwalna musi być pod szczególną ochroną.
Zwróćmy uwagę, że mówimy przykładowo o regulaminie organizacyjnym a analogicznych spraw w każdym urzędzie jest mnóstwo.