Generalnie wszelkie zmiany w JRWA muszą uzyskać akceptację właściwego miejscowo AP.
Odnośnie dokumentacji płacowej (karty wynagrodzeń, listy płac), wprawdzie ustawa o rachunkowości nakazuje przechowywać je
przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat
Należy jednak pamiętać, że zgodnie z ustawa o emeryturach i rentach, art 125a ust. 4:
Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika, z zastrzeżeniem ust. 4a
ust. 4a
Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty ubezpieczonego (...) przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym:
1) ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek, w przypadku ubezpieczonego zgłoszonego u danego płatnika składek do ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 2018 r.;
2) został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
Zatem nie 5 a co najmniej 10 lat (w niektórych przypadkach 50), i to licząc nie od sporządzenia, a od ustania stosunku pracy i wyrejestrowania z ubezpieczeń.