Witam.
Jestem w trakcie aktualizacji instrukcji kancelaryjnej (ta która obowiązuje jest z 2011 roku ale powoli staje się niedostosowana do nowych czasów). U mnie w urzędzie obowiązuje system tradycyjny gdzie jest jedna książka korespondencyjna dla pism wpływających oraz wychodzących z urzędu. Oczywiście liczby porządkowe są wspólne dla całej korespondencji. Nową instrukcję kancelaryjną będę opierał na tej przykładowej (system tradycyjny), która znajduje się na stronie NDAP. Mam do Was parę pytań:
1. Czy istnieje możliwość prowadzenia oddzielnych rejestrów przesyłek wpływających i rejestru przesyłek wychodzących? Jeśli tak to przecież będą dwa oddzielne rejestry (książki) gdzie w każdym będzie oddzielna numeracja. Do tej pory używamy jednej wspólnej książki gdzie lewa strona to przychodzące a prawa to wychodzące.
2. Czy w kancelarii może być prowadzony oddzielny rejestr dokumentacji finansowo-księgowej (np. rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe), o ile nie przyporządkowano ich do sprawy?
3. Czy w kancelarii może być prowadzony oddzielny rejestr dokumentacji składanej przez osoby zatrudnione w urzędzie w sprawach dotyczących zatrudnienia (np. urlop macierzyński i ojcowski, wnioski o urlop bezpłatny, wnioski o urlop wychowawczy)?
4. Jak powinien wyglądać proces przekazywania pism z kancelarii po dekretacji? Dziś wpisane do książki i zadekretowane pisma są przekazywane do komórek w taki sposób, że pracownik danej komórki ręcznie parafuje w książce odbiór pism. Jak to ma wyglądać jeśli rejestr pism wpływających będzie prowadzony elektroniczne?
5. I czy w ogóle rejestry prowadzone w kancelarii mogą być prowadzone np. w excelu czy word czy potrzeba specjalnego programu (jeśli tak to jakiego)?
6. Zacytuję taki zapis:
"1. Przesyłki przekazane na ESP dzieli się na:
1) przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym dedykowanym do realizacji określonych wyspecjalizowanych usług oraz spraw;
2) pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania.
2. Przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 1, nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według nadawcy, od którego przesyłka pochodzi.?
Nie wiem, może mam za małe doświadczenie (mimo 16 lat w zawodzie) ale proszę napiszcie mi co oznacza powyższy zapis. Tak na chłopski rozum
Przecież drukujemy z epuapu pismo i dajemy na wpływ na książkę (Informacja Nr 20 NDAP z dnia 19 czerwca 2013r. w sprawie rejestracji przesyłek przekazanych na elektroniczną skrzynkę podawczą oraz postępowania z przesyłkami przekazanymi na ESP). Ale jeśli nie będziemy wpisywać do rejestru korespondencji przychodzącej to przecież kolejne numer l.p. z epuapu ? mimo, że jest to rejestr online - będą się dublować z lp. RKP.
7. Czy powyższe zmiany można przeprowadzić poprzez zwykłą przebudowę instrukcji kancelaryjnej? Nie jest to zmiana obiegu dokumentów jak np. wprowadzenie EZD tylko m.in. wprowadzenie zmian i uszczegółowienie pracy kancelarii dlatego używam określenia ?zwykła przebudowa instrukcji kancelaryjnej?.
Dziękuję i trzymajcie się
Marcin