Znak sprawy nadaje komórka inicjująca. Cała reszta komórek to komórki współpracujące.
no właśnie tego nie jestem pewna, ponieważ instrukcja z 18 stycznia 2011 mówiąc że komórka współpracująca może korzystać w sprawie z numeru komórki merytorycznej - wymienia rodzaje dokumentów informacyjnych/potwierdzających jakiś fakt, na podstawie których sprawa będzie załatwiona (notatki, opinie itp)
Przy projektach wydziały współpracujące mają ściśle określone zadania do wykonania.
Inwestycje odpowiadają za techniczne wykonanie, i nie wyobrażam sobie, żeby np. pismo do wykonawcy o podwyższeniu krawężnika nie miało znaku hasła ?realizacja inwestycji komunalnych?
Komórka finansowo-bużetowa to mnóstwo dokumentacji.
Komórka od zamówień publicznych -całą procedura wyłonienia wykonawcy (ogłoszenia, potwierdzenia, publikacje ?.)
Uważam że na dokumentach powinno być zaznaczone kto prowadzi odpowiedni etap realizacji projektu i że dokumenty muszą być w oddzielnych teczkach (to jest istotą bezdziennikowego systemu kancelaryjnego)
U mnie są projekty. Które mają po 5-10 mb i pewnie ilość dokumentów nie zamknie się w tysiącu -, więc nie będzie zbyt przejrzyście, gdy wszystkie będą miały taki sam znak a opis teczek będzie identyczny, wtedy nie zapewnimy łatwego wyszukiwania. Dokumenty muszą być podzielone na jakieś grupy rzeczowe
W czasie realizacji projektu dokumentacja powstaje w sposób zgodny z instrukcją kancelaryjną, ale to że później musi być ona w jednym miejscu już nie -instrukcja nie przewiduje przekazywania spraw między komórkami a instrukcja archiwalna mówi że sprawy przekazuje komórka która je wytworzyła, więc wytyczne na temat archiwizowania i przechowywania pr. unijnych odbiegają od ogólnie obowiązujących przepisów, więc istnieje przesłanka i podstawy, żeby unormować to dodatkowymi przepisami wewnętrznymi.
No i wracam do punktu wyjścia czy komórka od funduszy pomocowych ma oddać tę dokumentację do archiwum zakładowego w takiej formie jak przyjęła z innych komórek, czy inaczej ? Drugie rozwiązanie jakie mi przychodzi do głowy, to takie, żeby w opisie teczki, po wszystkich wymaganych elementach (logo, nazwach projektu, umowy, tytułu itd.) umieścić znak teczki (042) tytuł (Realizacja programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrzych) i usczegółowienie tytułu (np. ?dokumentacja finansowo-księgowa? czy ?realizacja inwestycji? ?dokumentacja ogólna? ) no i całą reszta jak przy kat A
Od wielu lat moja Pani Kierownik AP, któremu podlegam powtarza mi że ?współpraca to nie to samo, co współdziałanie? i dopiero przy pracach nad dokumentacją unijną pojęłam różnicę