Po kolei:
1. określ granice zespołów archiwalnych (przy tak starej dokumentacji część została wytworzona jeszcze przez Gminną Radę Narodową, część już przez Urząd Gminy)
2. W obrębie zespołu podziel dokumentacje na komórki organizacyjne
3. Dokonaj jej klasyfikacji w oparciu o JRWA właściwy dla daty powstania dokumentacji oraz kwalifikacji archiwalnej (ustalenia kategorii), przy czym jeśli w aktualnym JRWA jest wyższa wówczas nadajesz kategorię z aktualnego wykazu.
4. Wydziel dokumentacje przeterminowaną do brakowania i sporządź ewidencję brakowania
5. Pozostałą dokumentacje uporządkuj w sposób właściwy dla danej kategorii (patrz instrukcja kancelaryjna), opisz teczki i sporządź spisy z/o
co jeśli na przykład jest już wcześniej nadany numer i hasło z wykazu akt, a jest ono błędne, czy mogę to zmienić zgodnie ze starym wykazem akt, czy nowym, czy mogę zmienić kategorię archiwalną ?
Symbol klasyfikacyjny oraz hasło nadajesz z wykazu obowiązującego w dacie założenia teczki. Jeśli były nadane błędnie nanosisz prawidłowe w nawiasach kwadratowych (zachowując pierwotny opis). Podobnie z kategoria archiwalną, przy czym jeśli w aktualnym wykazie jest wyższa niż była w starym, nadajesz z aktualnego.
czy nadaje ten numer na teczki i spisy?
Tutaj są różne "szkoły". Moim zdaniem jeśli pracownicy w trakcie tworzenia dokumentacji nie nie znakowali spraw, nie stosowali symboli klasyfikacyjnych wówczas nie podajemy ich w opisie teczki. Nawet jeśli formalnie w jednostce obowiązywał w tym czasie JRWA.
Podobnie ze spisami spraw - jeśli nie zostały utworzone na bieżąco, nie odtwarzamy ich post factum.
jakie wykazy akt obowiązywały w urzędzie gminy przez rozporządzeniem z 2011 r.
Rozporządzenie PRM z 1999 r. (obowiązujące w latach 2000-2010)
Zarządzenie nr 40 PRM z 19.07.1990
Rzeczowy wykaz akt dla Biur Rad Narodowych z 1986 r.
Zarządzenie Nr 36 Ministra Administracji, Gospodarki Terenowej i Ochrony Środowiska z dnia 12 XII 1975 r.