Dzień dobry wszystkim, trochę odkopię temat ponieważ narodziły się kolejne pytania.
Otóż przyszedł protokół kontroli (kontrola była za poprzedniego archiwisty). Na zalecenia czekamy w dalszym ciągu.
W protokole jest opis kilku teczek/segregatorów znajdujących się na stanie archiwum jak i tych jeszcze na stanowiskach pracy no i mam pytania, na które nie mogę nigdzie znaleźć odpowiedzi.
W protokole, w opisie kilku segregatorów mam napisane, że :
- W opisie (segregatora kat. A) nie wskazano aktotwórcy (?) - nie rozumiem tego. Chodzi o pieczątkę nagłówkową mojego oddziału? Na wszystkich teczkach przyjętych na stan archiwum taka pieczątka jest, a segregator o którym mowa to "wersja robocza", która jest w komórce organizacyjnej. Czy on również powinien być opatrzony pieczątką?
- Drugie pytanie odnosi się do spisu spraw (A). Chodzi o kolumnę zaznaczoną na czerwono :
https://zapodaj.net/b0a109bed1ef1.png.htmlCzy tu musi być wpisane imię i nazwisko osoby rozpoczynającej , czy kończącej sprawę?
Czasami przecież może być taka sytuacja, że osoba, która prowadziła sprawę już nie pracuje.
Od razu podpytam - jeśli mam teczkę kat. A, która jest podzielona na 3 tomy ze względu na objętość to spis spraw ma być załączony w pierwszej teczce, czy ma być tak, że w pierwszej teczce jest część spisu spraw, która fizycznie znajduje się w teczce nr 1, a dalsza część spisu spraw ma być w kolejnych teczkach?
- Trzecie pytanie dotyczy znaku sprawy na dokumentach w teczce kategorii A. Jeśli jest pismo, na którym jest znak sprawy, a pod spodem są załączniki do tego pisma to czy na tych załącznikach również powinien znajdować się ten znak?
- W protokole kontroli mam też wzmiankę na temat wiadomości e-mail dołączanych do spraw, tylko jest to dość niezrozumiale napisane. Opisane jest dokładnie tak : "korespondencji e-mail przychodzącej nie opatruje się pieczątką wpływu, nie nanosi się dekretacji;" Czy to mam rozumieć jako zarzut? Powinna być ta pieczątka, dekretacja?
Na koniec chciałem przypomnieć, że jestem świeży w archiwum i nie za bardzo mam się kogo poradzić. Cały czas staram się poszerzać wiedzę, ale uczę się całkowicie od zera dlatego proszę o wyrozumiałość jeśli odpowiedź na moje pytania jest oczywista.
Pozdrawiam!