Zgłaszam zapotrzebowanie na możliwość inwentaryzacji akt nowych zespołów, które z różnych względów nie są jeszcze przyjęte na stan AP ale będą po zakończeniu inwentaryzacji.
Wszystkie materiały, które archiwum posiada, muszą być wprowadzone do ewidencji, nawet jesli nie będziemy ich na razie inwentaryzować, tzn. musimy założyć zespół (zbiór) i zaznaczyć, że nie posiada on ewidencji (czyli np. spisu czy inwentarza).
Przypominam ISAD-ową zasadę opisu od ogółu do szczegółu: najpierw zakładamy zespół, potem inwentaryzacja j.a.
Wydzielono mi z opracowywanego akurat zespołu kilka mb. akt obcego zespołu. Nie mamy go w ogóle na stanie będzie to więc nowy zespół. Ale ponieważ przy tamtym zespole prace jeszcze się szybko nie zakończą więc na oficjalne wydzielenie trzeba będzie poczekać, a chcielibyśmy wiedzieć co i ile wydzielamy.
A te wydzielone materiały były doliczone do stanu "tamtego" zespołu? Jesli tak, to trzeba załozyć nowy zespół, zrobić przesunięcie i inwentaryzować. Z przesunięciem nie trzeba czekać do zakończenia prac.
A jesli te wydzielone akta nie były doliczone do stanu "tamtego" zespołu, to w ogóle nie ma problemu: zakładamy nowy zespól i robimy nabytek jako korektę ewidencji (bo wprowadzamy do ewidencji materiały, które dotychczas były poza ewidencją). I inwentaryzujemy.
Stworzenie w ZoSIA typowej piaskownicy w której Archiwista jest w stanie stworzyć wersję roboczą inwentarza która nie musi być wersją finalną. W tej chwili jeśli inwentaryzuje, opracowuje postęp moich prac widzi całe archiwum.
Ja nigdy nie miałam z tym problemu, ale rozumiem, że niektórzy chcieliby, aby widok danych roboczych był niedostępny dla pozostałych archiwistów.
Hmmmm, bo ja wiem? Potrzebujemy takiej funkcjonalnosci?
