przygotowanie akt do brakowania w zespole do spraw orzekania o niepełnosprawnośc

[anika1]

witam, jak przygotować akta sprawy do brakowania w zespole do spraw orzekania o niepełnosprawności ? Dodam , że zespół działa od 2000 r. przy PCPR ma wspólną instrukcję kancelaryjną , instrukcję dot. archiwum i JRWA ttp.. Akta nie były jak dotąd archiwizowane. Zależy mi na praktyczno- technicznych uwagach co do przygotowania dokumentacji.

[Śpioszek]

Musisz wytypować dokumentację do brakowania, zrobić spis z natury jeśli nie ma innego, wysłać z wnioskiem do archiwum państwowego i czekać na zgodę

Pytanie jeszcze co to za zespół, gminny, czy jako organ kolegialny pcpr?

[Jarek]

Macie instrukcje - a czy macie archiwum?

[anika1]

mamy archiwum przy pcpr. Mam pytanie techniczne - zanim oddam dokumentację do brakowania jak powinno wyglądać przygotowanie akt ?  Czy dokumentacja medyczna załączona do wniosku, która przechowywana jest w kopertach powinna być z nich wyciągana ? czy decyzja jaką jest orzeczenie o stopniu niepełnosprawności również powinna być oddawana do brakowania ? Niektóre orzeczenia wydawane są na stałe a więc nie utraciły znaczenia, w tym wartości dowodowej dla organu. Dodam że wg klasyfikacji archiwalnej JRWA orzeczenia o stopniu niepełnosprawności oznaczone są symbolem B10.

[muniekdm]

Jeśli okres przechowywania minął i zostanie podjęta decyzja o wybrakowaniu całość jest niszczona. Jeśli jakaś decyzja jest nadal ważna i obowiązuje to moim zdaniem dokumentacja nie powinna trafić do archiwum i nie może być brakowana.

[DoDa]

podbijam temat
jeśli jest tu ktoś, kto ma 'pod sobą' zespół ds. orzekania o niesprawności i jego archiwum, to chętnie się dowiem, jak praktycznie radzi sobie z archiwizacją i ewentualnym brakowaniem orzecznictwa;
u nas ten temat funkcjonuje niejako obok wszelkich przepisów kancelaryjnych, akta spraw od lat nie są w ogóle zdawane spisami z-o tylko magazynowane (jest już tego kilka pomieszczeń pełnych regałów z teczkami);
nie naciskam, żeby je przyjąć do składnicy, bo zespół ds. orzekania praktycznie cały czas pracuje na części tych teczek, tzn. jeśli jakaś osoba po roku, dwóch, dziesięciu staje po raz któryś na komisję, to lekarz orzekający chce mieć wgląd w stare dokumenty, po czym do tej samej teczki dokłada się nowe dokumenty;
część orzeczeń wydawana jest na stałe, więc pomimo kategorii B10 teczki nie trafiają do brakowania; teoretycznie mogłyby być brakowane po śmierci osób, których dotyczą, ale nie ma praktycznych (i chyba prawnych) możliwości, żeby to weryfikować (nikt przecież o swoim zgonie nie informuje zespołu ds. orzekania);
efekt jest jaki jest, to znaczy akt przybywa, przestrzeni do przechowywania nie, więc robi się problem;
jeśli macie jakieś patenty na taką sytuację, podzielcie się proszę

[Początkujący archiwista]

Dzień dobry. Jaki jest okres przechowywania orzeczeń o niepełnosprawności w PZOON? W wykazie akt dla organów powiatu i starostw powiatowych na podstawie którego kwalifikujemy i klasyfikujemy dokumentacje orzecznictwa pisze: "8321, Orzekanie o stopniu niepełnosprawności, B10". Natomiast w ustawie o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, w art. 2b "Przetwarzanie danych osobowych przez pracodawcę" ust. 8 pisze: "Okres przechowywania danych przetwarzanych przez podmioty, o których mowa w art. 6 powiatowe i wojewódzkie zespoły do spraw orzekania o niepełnosprawności ust. 1, wynosi 50 lat." Kierownik Archiwum Państwowego, do którego dzwoniłem w tej sprawie powiedział, żeby kwalifikować i klasyfikować orzeczenia zgodnie z zatwierdzonym wykazem akt, ale archiwista z WZOON powiedział, żeby trzymać orzeczenia 50 lat.

[DoDa]

Okres przechowywania zgodny z JRWA, natomiast liczy się go od momentu wygaśnięcia ważności orzeczeń, czyli w przypadku orzeczeń wydanych na stałe okres przechowywania liczymy od śmierci osoby, której orzeczenie wydano.