Autor Wątek: Przejmowanie dokumetacji  (Przeczytany 3585 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline evelka87

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 13
  • Płeć: Kobieta
  • Co ma Byc to będzie:*
Przejmowanie dokumetacji
« dnia: Październik 05, 2015, »
Witam,
Mam mały problem...
Pracuje w jednostce, która zajmuje się mieszkaniami (socjalnymi, do remontu, itp.) na terenie naszego miasta, lecz z tego co wiem wcześniej tą funkcją zajmowała się spółka której część obowiązków przejęliśmy a z biegiem czasu przejęliśmy większość zadań tej spółki.
W zeszłym tygodniu dowiedzieliśmy się iż ta spółka chce zniszczyć umowy najmu lokali, którymi w dniu dzisiejszym dysponuje nasz jednostka wiec decyzja zapadła, że przejmiemy te dokumenty.
Przeglądałam pobieżnie dokumentacje, która chcemy przejąć, i wiem że jest nie uporządkowana, brak spisu spraw a już nie wspomnę o spisach zdawczo-odbiorczych, wszystko w koszulkach, na dodatek pudła z ?niby? zarchiwizowaną dokumentacją chcą nam oddać na zasadzie potwierdzenia odbioru ilości pudeł archiwizacyjnych w danym roku kalendarzowym a zaczynają się od 1997 roku ogólnie chaos, ze chyba z 3 lata będę nad tym siedzieć?.
Pytanie jest takie jakie procedury powinnam spełnić
Wiem banalne pytanie ale śnieżynka ze mnie i za bardzo nie wiem jak mam się za to zabrać.

Pozdrawiam
Ewelina ;)?
Pozdrawiam
eVelka:*

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 574
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Przejmowanie dokumetacji
« Odpowiedź #1 dnia: Październik 05, 2015, »
Jesteście jednostką gminną?

Offline evelka87

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 13
  • Płeć: Kobieta
  • Co ma Byc to będzie:*
Odp: Przejmowanie dokumetacji
« Odpowiedź #2 dnia: Październik 06, 2015, »
Tak
 :)
Pozdrawiam
eVelka:*

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 574
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Przejmowanie dokumetacji
« Odpowiedź #3 dnia: Październik 06, 2015, »
Odpowiedzi na ww. pytania szukałbym po pierwsze w urzędzie gminy nadzorującym Waszą działalność - tam powinien być archiwista, który jest "obyty" w temacie. Przy likwidacji jednostki gminnej, jej dokumentację przejmuje gmina, więc w interesie archiwisty jest, aby ta dokumentacja była prawidłowo uporządkowana.
Każda jednostka gminna, aby zniszczyć jakiekolwiek dokumenty, musi przeprowadzić procedurę brakowania i wystąpić do archiwum państwowego o wydanie zgody na zniszczenie tych dokumentów. Gwoli informacji - samowolne niszczenie dokumentów podpada pod art. 276 Kodeksu karnego.
W każdej jednostce gminnej powinna być opracowana instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt i instrukcja działania składnicy akt. Słowem - powinien być stosowany system bezdziennikowy.
W opisanym przypadku należałoby ułożyć tę dokumentację tak, jak narastała (jak była wytwarzana) na stanowiskach pracy. Wszystko należałoby odpowiednio popakować i opisać. Jeżeli tamta jednostka nie miała wykazu akt, to zastosowałbym Wasz i Wasze kategorie archiwalne - archiwum państwowe zweryfikuje kategorie przed udzieleniem pozwolenia na jej zniszczenie.

Offline evelka87

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 13
  • Płeć: Kobieta
  • Co ma Byc to będzie:*
Odp: Przejmowanie dokumetacji
« Odpowiedź #4 dnia: Październik 08, 2015, »
Dziękuje bardzo za odpowiedz:)  :-*
Pozdrawiam
eVelka:*