witam,
tak się składa, że przymierzam się po raz pierwszy do brakownia akt, które posiadam już zewidencjonowane na spisach zd-odb. Dotychczas brakowałem "z natury".
Najpierw powinienem zgodnie z przepisami dokonać wydzielenia akt, których okres przechowywania minął - to jest ok.
Wątpliwości mam od tego momentu, no bo tak: przeglądam spisy, patrzę na daty i kategorie i spisuję te, których już czas minął.
Tylko jak to spisuje? Bo spisów zd-odb mam ok 100, z każdego (lub prawie każdego) coś będzie, w spisie do brakowania po liczbie porządkowej mam nr spisu/nr teczki w spisie, więc tam wpisuję z którego spisu wziąłem, np 1234 z roku 2000. No ale jak przejdę do spisu innego i znowu będę miał teczkę 1234, ale z roku 2002 i też będzie do brakowania, to ona w spisie do brakowania będzie gdzieś tam poniżej. A chyba powinienem spisy do brakowania robić chronologicznie, wg symboli z JRWA. I teczki z tymi samymi symbolami grupować w jednej pozycji. Bo tak się zrobi groch z kapustą.
No więc myślę sobie, że powinien zwyczajnie wziąć spisy zd-odb w łapę i wybierać te teczki do brakowania i odkładać na osobnym regale. Potem usystematyzować je wg symboli z JRWA i takowe finalnie umieścić w spisie do brakowania.
No ale co jeśli archiwum zmieni kategorię i każe trzymać jeszcze dłużej daną teczkę? Wtedy po prostu zmieniam kat. na teczce, odkładam teczkę na swoje stare miejsce i nanoszę zmiany na spis, czy tak??
No a jeśli zmienia na A to wiadomo, że robię nowy spis.
Wydaje mi się, że drugi sposób jest odpowiedni.
Tylko w takim razie jaki sens ma wypełnianie rubryki Lp i nr spisu zd-odb na spisie do brakowania? Skoro pod jedną pozycją w tym spisie będę miał powiedzmy 5 teczek i będą one z 3 różnych spisów, to będę miał np 26/4, 34/5 i 50/4. To po co to pisać?! Zupełnie bez sensu...
Czy jednak może to jest po to, by umieszczać teczki w spisach do brakowania wg własnych spisów zd-odb i wtedy nie ruszam teczek z półek, dopiero po otrzymaniu zgody na brakowanie, i nie trzeba ich w przypadku zmiany kategorii, przenosić 2 razy...?
Wdzięczny bym był osobom, które takowe brakowania już robiły za kilka praktycznych wskazówek
pozdrawiam i dziekuję