Przeszycie pisma przewodniego z dokumentem oprawionym

[Amanda]

Witam Szanownych Forumowiczów

Na wstępie zaznaczam, że jestem zupełnym laikim w sprawach archiwizacji. Moim obecnie problemem jest problem zszycia pisma przewodniego z dokumentem już oprawionym i wpięcia do teczki. Dokumenty dotychczas były złożone do jednej teczki tj. pismo przewodnie luzem i opracowanie oprawione. Jednakże niedawno przeprowadzona kontrola nakazała spięcie pisma z opracowaniem ponieważ   zgodnie z wewnętrznymi przepisami w mojej j.o. dokumenty w teczce powinny być przeszyte. Czy powinnam dokument oprawiony dziurkować i spiąć /przeszyć/ z pismem przewodnim? Proszę o pomoc.

[krzysiekp]

podobny problem miałem z aktami normatywnymi do których powstały aneksy. Uznałem, że nie będę rozwalał oprawione np. regualaminy tylko umieszczam je w jednej związane teczce (oczywiście donumerowuję spriorowane luźne kartki). Kontrolujący nie mieli zastrzeżeń do tego rozwiązania

[Amanda]

podobny problem miałem z aktami normatywnymi do których powstały aneksy. Uznałem, że nie będę rozwalał oprawione np. regualaminy tylko umieszczam je w jednej związane teczce (oczywiście donumerowuję spriorowane luźne kartki). Kontrolujący nie mieli zastrzeżeń do tego rozwiązania

Jeśli dobrze rozumiem to dokument zbroszurowany np. regulamin i dodatkowe luźne kartki włożyłeś do teczki wiązanej i kolejno ponumerowałeś, czy tak?
W moim przypadku opracowanie z pismem przewodnim  zostało włożone do teczki i kolejno ponumerowane.
Proszę sprecyzuj swoją wypowiedź. 

[krzysiekp]

dokładnie tak jak napisałaś. W Twoim przypadku zmieniałaś numerację stron (o ilość stron pisma przewodniego) tego dokumentu oprawionego ?

[Amanda]

dokładnie tak jak napisałaś. W Twoim przypadku zmieniałaś numerację stron (o ilość stron pisma przewodniego) tego dokumentu oprawionego ?

Ilość stron dokumentu oprawionego z pismem /lużne kartki/ w jednej teczce zmienia liczbę stron w teczce a nie samego dokumentu. Czy mógłbyś wyjaśnić krok po kroku co i jak powinnam zrobić bo chyba już nic z tego nie rozumiem.

[krzysiekp]

ja pracuję w archiwum wyodrębnionym więc sposób postępowania może być inny niż u Ciebie. Wyjaśnij o jakie pismo przewodnie chodzi. U nas np. statut wysyłamy do zatwierdzenia luźnymi kartkami (każda ma parafę) i gdy wraca do nas jeden z egzemplarzy z decyzją o zatwierdzeniu to dopiero go oprawiamy. Jeżeli doszłoby do takiej jak u Ciebie sytuacji to warto rozważyć czy pismo dotyczące jedynie przesłania takiego dokumentu (jeżeli chodzi o ten rodzaj pisma przewodniego) musi być archiwizowane z samym dokumentem. Taki rodzaj pisma nie ma wpływu na moc prawną dokumentu gdyż zakres regulacji, daty wprowadzenia itp. są zawarte w jego treści. Czy są u Ciebie procedury określające kiedy można dokument rozszywać, rozbindowywać itp. ?

[Amanda]

. Czy są u Ciebie procedury określające kiedy można dokument rozszywać, rozbindowywać itp. ?

Takich procedur w mojej j.o. nie ma. Ja w przeciwieństwie do Ciebie nie pracuję w archiwum lecz w kancelarii i od niedawna muszę sobie poradzić z kompletowaniem dokumentów. Otrzymuję dokumenty już oprawione za pismem przewodnim. Jest to pismo zarówno przekazujące dokument /oprawiony/, jak również  posiadający informacje  dot. samego dokumentu , a których nie posiada sam dokument, oraz informacja o zatwierdzeniu dokumentu.
Będę wdzięczna jeśli opiszesz jak mam zakładać taką teczkę i spinać dokumenty ponieważ w mojej j.o. dopiero raczkujemy w tym temacie.

[krzysiekp]

moja propozycja: nie rozszywasz dokumentu, pismo przewodnie umieszczasz na wierzchu teczki, pod nim dokument i te dwa elementy umieszczasz w związanej teczce. Taka teczka oczywiście musi być opisana zgodnie z instrukcją kancelaryjną (symbol klasyfikacyjny, hasło z JRWA, daty skrajne itp.). Są to elementy, które będą potrzebne w momencie przekazywania teczki do właściwego archiwum. Dodam jeszcze, że jeżeli jest to np. akt normatywny to w opisie dat skrajnych nie uwzględniasz pisma przewodniego tylko okres obowiązywania danego normatywu.

[Dory]

Dodam jeszcze, że jeżeli jest to np. akt normatywny to w opisie dat skrajnych nie uwzględniasz pisma przewodniego tylko okres obowiązywania danego normatywu.
[/quote] Dlaczego? Daty skrajne mają obejmować pismo najwcześniejsze i najpóźniejsze w teczce... W przypadku aktów normatywnych obowiązują jakieś inne zasady?

[Amanda]

moja propozycja: nie rozszywasz dokumentu, pismo przewodnie umieszczasz na wierzchu teczki, pod nim dokument i te dwa elementy umieszczasz w związanej teczce.  Dodam jeszcze, że jeżeli jest to np. akt normatywny to w opisie dat skrajnych nie uwzględniasz pisma przewodniego tylko okres obowiązywania danego normatywu.

Czyli powróciliśmy do punktu wyjścia, dokument oprawiony nie jest zszyty/spięty/ z pismem przewodnim  co zostało określone przez kontrolę jako nieprawidłowość.Hmm.. może to kontrolujący mylą się?

Dory uprzedziła mnie bo o to samo chciałam zapytać

Dlaczego? Daty skrajne mają obejmować pismo najwcześniejsze i najpóźniejsze w teczce... W przypadku aktów normatywnych obowiązują jakieś inne zasady?

[szycha]

Dodam jeszcze, że jeżeli jest to np. akt normatywny to w opisie dat skrajnych nie uwzględniasz pisma przewodniego tylko okres obowiązywania danego normatywu.

Przyznam szczerze, że pierwszy raz słysze o takim interpretowaniu dat skrajnych. Idąc tym tokiem rozumowania, to jeśli np. zarządzenie wydano 2010 r. i obowiązywało do 2020 i dopiero w tym roku wprowadzono nowe zarządzenie uchylając to z 2010 r. to wg. Ciebie KrzysiekP daty skrajne zarządzeń z 2010 powinny mieć na teczce 2010-2020? Jak dla mnie absurd.
Rozporządzenie PRM z 2011 r.mówi wyraźnie
§ 14. 1. 2)
d) rok założenia teczki aktowej,
e) rok najwcześniejszego pisma w teczce, jeżeli nie jest tożsamy z rokiem założenia teczki aktowej,
f) rok najpóźniejszego pisma w teczce,

[krzysiekp]

to według waszej interpretacji np. regulamin z 2011 powinien po dwóch latach być przekazany do archiwum mimo, że nadal obowiązuje?

[szycha]

Przekazywanie do archiwum to już inna kwestia. Na razie mówimy o datach skrajnych na teczce. Czyli rozumiem KrzysiekP, że nie stosujesz do zapisów rozporządzenia?
Jeśli mam np. teczkę z umowami zawartymi w 2010 r. to na teczce pisze 2010, a na spisie czy to przy tytule albo w uwagach piszę sobie rok kiedy wygasła ostatnia umowa abym przypadkiem za wcześnie nie zniszczył dokumentów. Daty skrajne to daty pierwszego i ostatniego dokumentu w teczce, pisanie do kiedy czy to zarządzenie czy to umowa obowiązywała to wbrew przepisom i jakiś absurd.
Daty skrajne nie ma nic wspólnego z obowiązywaniem czy to aktów prawnych czy umów, takie rzeczy najlepiej pisać gdzieś z boku.

Jeśli chodzi o przekazywanie do az. Aby wilk był syty i owca cała to wydział przekazuje mi po 2 latach zarządzenia, nawet jak są obowiązujące, i od razu na podstawie wypożyczenia lądują znowu w szafie wydziału.

[krzysiekp]

szycha w jaki sposób postępujesz np. z aneksem, poprawką do takiego zarządzenia - przyjmujesz (przekazujesz) je do archiwum oddzielnym spisem?.

[Amanda]

Do krzysiekp

Pomimo różnicy w temacie dat skrajnych  jako jedyny podjąłeś się mojej sprawy za co bardzo dziękuję.
Jeszcze nie przekazywałam dokumentów do archiwum ale sposób szycha wydaje się dobrym rozwiązaniem.

Może ktoś inny spotkał się bądź wie jak jeszcze inaczej można zarchiwizować dokument oprawiony z pismem przewodnim do jednej teczki.