Gdybym wyszedł z założenia, że nie mogę ?poprawiać? (w tym uzupełniać) opisów teczek aktowych, to nie mógłbym sprawnie poruszać się w posiadanym zasobie aktowym. Piszę oczywiście tylko o uzupełnianiu opisów teczek i tworzeniu nowych ewidencji, jeśli poprzednie sporządzono nierzetelnie. W teorii archiwista powinien przyjmować dokumentację prawidłowo przygotowaną do przekazania do składnicy/archiwum przez komórkę organizacyjną, która tę dokumentację wytworzyła i na tym rola jego powinna się kończyć. Ale jak sama Pani zauważyła, przed przekazaniem jednostek do właściwego miejscowo archiwum państwowego, nieprawidłowo sporządzony opis okładki aktowej należy uzupełnić. Czasem więc ?poprawianie? kancelarii ? w takim zakresie, o którym piszę ? jest koniecznością. Nie tylko referent, który akta przekazał powinien orientować się, co jest w danej jednostce aktowej, ale każdy, kto będzie chciał z niej skorzystać powinien móc poznać po samym opisie tej teczki, co ona zawiera. Tak samo słuszne jest poprawienie symbolu błędnie użytego w opisie teczki aktowej. Symbol błędnie użyty należy poprawić pisząc prawidłowy symbol klasyfikacyjny oraz podając pod nim w nawiasie symbol, pod którym wszczynane były sprawy w danej jednostce.
Mam obecnie właśnie taką sytuację, że ktoś kiedyś (ok. 20 lat temu) przyjmował akta ?jak leci?. Dziś, gdy odwiedzają mnie klienci, nie sposób często się w tej dokumentacji odnaleźć. Ludzie, którzy ją ?wytworzyli? już od dawna nie pracują. Dokumentację ujęto na spisach zdawczo-odbiorczych w wiązki i opisano symbolem. Ale niestety... w każdej wiązce są w większości teczki aktowe, które powinny być opisane różnym symbolem i hasłem. Ewidencja jest po prostu niezgodna z rzeczywistą zawartością teczek. Ba! Często opisy teczek nie odpowiadają w ogóle temu, co jest wewnątrz i symbole na teczkach nie mają nic wspólnego z symbolami naniesionymi na dokumentach. Ponieważ zgromadzony zasób ma służyć pracownikom i klientom, konieczne stało się stworzenie nowych ewidencji, w których ujęte będą sprawy faktycznie znajdujące się w poszczególnych jednostkach. Ewidencje poprzednie oczywiście zachowują ważność, ale te nowe będą ich uzupełnieniem (i dla ścisłości: będą mieć takie same numery, jak poprzednie, a wiązki nadal będą figurować pod starymi sygnaturami). Uzupełnianie kancelarii w zakresie poprawiania opisów teczek aktowych jest często niezbędne, ale nie może sprowadzać się np. do stosowania w spisach zdawczo-odbiorczych symboli dla dokumentacji, która powstawała w czasie, gdy obowiązywał w jednostce system dziennikowy, ani np. do nanoszenia przez porządkującego dokumentację znaków spraw ? takie czynności są oczywiście niedozwolone.
Pozdrawiam serdecznie!
