Przyjmowanie akt do archiwum zakładowego-konkurs na stanowiska

[inka]

Witam,
kadry chcą zdać dokumentację do archiwum, kłopot w tym, iż jest to dokumentacja dotycząca konkursów na stanowiska kierownicze w jednostakch podległych od lat 90. do 2010 r. Wśród pism znajdują się m.in. protokoły z posiedzeń komisji, które wg obowiązującego mnie JRWA z 2011 r. są kwalifikowane do kat. A, pozostała dok. do B/5. I teraz pytanie, co należy zrobić - wyjąć te protokoły i zarchiwizować jako kat. A, a resztę jako B/5, czy całą teczkę zakwalifikować do A?

[muniekdm]

W sumie powinny być kwalifikowane wg RWA, który obowiązywał do 2011r. Jeśli jednak protokoły mają kat. A do trzeba je wyjąć i umieścić we właściwej teczce z właściwym symbolem z wykazu. Reszta może zostać skoro to B-5. Gdyby to była jakaś ważna dokumentacja to pewnie możnaby całą teczkę zakwalifikować  do A, ale chyba nic ciekawego tam nie ma. 

[marcia]

Najlepiej poprosić ap o ekspertyzę. Wtedy będzie wszystko jasne

[Rovan]

@muniekdm: Pamiętaj o zapisach par. 6 ust. 3 i 4 rozporządzenia PRM z 18.01.2011:

3. W przypadku gdy kategoria archiwalna określona dla dokumentacji powstałej i zgromadzonej przed dniem wejścia w życie rozporządzenia różni się od kategorii archiwalnej określonej w wykazach akt, stosuje się kategorię archiwalną o wartości wyższej.

4. Dokumentacja, która przed dniem wejścia w życie rozporządzenia nie została w podmiotach zakwalifikowana do odpowiednich kategorii archiwalnych, jest kwalifikowana na podstawie wykazów akt stanowiących odpowiednio załączniki nr 2?5 do rozporządzenia.

W świetle tych zapisów protokoły z posiedzeń komisji należy oczywiście zakwalifikować do kat. A zaś pozostałe albo do kat wg JRWA z 2011 (B5) albo do kat. wg JRWA obowiązującego w momencie powstania akt (zależy która jest wyższa).

[inka]

Gdyby to była jakaś ważna dokumentacja to pewnie możnaby całą teczkę zakwalifikować  do A, ale chyba nic ciekawego tam nie ma. 

Rzeczywiście nic ciekawego tam nie ma, głównie oświadczenia, karty do głosowania, regulamin komisji, zarządzenie powołujące komisję - typowe rzeczy potrzebne przy konkursach.

[/quote]

W sumie powinny być kwalifikowane wg RWA, który obowiązywał do 2011r. Jeśli jednak protokoły mają kat. A do trzeba je wyjąć i umieścić we właściwej teczce z właściwym symbolem z wykazu.

Do 2011 r. to w całości była kat. B-5 (JRWA dla gmin z 1999 r. - symb. klas. 1130-powoływanie i odwoływanie). Przez to, że jak wspomina Rovan, należy dostosować kategorię arch. do aktualnego wykazu, protokoły muszą być A. Sytuacja jest taka, że na protokołach nie ma znaku sprawy, więc wystarczy, jeśli będzie utworzona jedna teczka z protokołami obejmująca kilka lat, do niej spis zawartości i przyjąć bez numeru klasyf., z adnotacją, iż kategoria wynika z rozp. z 2011 r.?

[MarcinP]

Stosuje się zawsze symbole klasyfikacyjne i hasła z wykazu akt obowiązujące w czasie, gdy dokumentacja była wytwarzana. Tylko kategoria może ulec zmianie (jeśli w nowym wykazie jest wartość wyższa). W omawianym przypadku należałoby zapakować protokoły w teczkę, opisać hasłem i symbolem klasyfikacyjnym w jrwa obowiązującego do końca 2010 r., a w obrębie teczki akta ułożyć chronologicznie. Skoro nie nadawano znaków spraw, to należałoby sporządzić ewidencję samych protokołów. Najlepiej formę tej ewidencji uzgodnić już z AP.

[inka]

ok, dziękuję za wszystkie wskazówki:)

[Ewa33]

Stosuje się zawsze symbole klasyfikacyjne i hasła z wykazu akt obowiązujące w czasie, gdy dokumentacja była wytwarzana. Tylko kategoria może ulec zmianie (jeśli w nowym wykazie jest wartość wyższa). W omawianym przypadku należałoby zapakować protokoły w teczkę, opisać hasłem i symbolem klasyfikacyjnym w jrwa obowiązującego do końca 2010 r., a w obrębie teczki akta ułożyć chronologicznie. Skoro nie nadawano znaków spraw, to należałoby sporządzić ewidencję samych protokołów. Najlepiej formę tej ewidencji uzgodnić już z AP.

Nie zgadzam się z Marcinem co do interpretacji zasady, którą przywołał. Przy porządkowaniu dokumentacji nie ustala się "do tyłu" symboli i haseł klasyfikacyjnych. Jeżeli referent sprawy nie klasyfikował dokumentacji, to tak niestety musi pozostać. Rola archiwisty sprowadza się do nadania prawidłowej kwalifikacji oraz dobrego opisu teczki (nazwa wytwórcy, tytuł, daty skrajne).

A propos tematu wiodącego, to zanim dokona się selekcji teczki dot. konkursów, warto przeanalizować korespondencję tam zawartą, zwłaszcza, że pochodzi ono z tak długiego okresu. Może były tam ciekawe sprawy związane z tymi konkursami, jakieś protesty, wyjaśnienia, materiały na konkursy...

[MarcinP]

Jeśli referent nie nadawał znaków spraw, to jednak w czasie, gdy dokumentacja powstawała/napływała obowiązywał wykaz akt, według którego dokumentację opisujemy hasłem. Hasło powiązane jest z symbolem. Analogicznie do dokumentacji nietworzącej akt spraw - na dokumentacji takiej nie nanosi się przecież znaków spraw, tylko przyporządkowuje ją pod właściwy symbol i hasło klasyfikacyjne.

[Ewa33]

Symbol klasyfikacyjny i odpowiadające mu hasło nanoszone są przez referentów, ponieważ są elementami czynności kancelaryjnych. To nie są czynności, które wykonuje archiwista. On nie jest od "poprawiania" czy "uzupełniania" kancelarii. Nie jest tu istotne, czy - prawnie - obowiązywał wykaz akt czy nie.
Znam instytucje, w których choć wprowadzono przepisy kancelaryjno-archiwalne, to nie są one stosowane i króluje w nich dziennikowy system kancelaryjny. W tym przypadku też - mam nadzieję - nie znajdzie się archiwista, który poprawiałby kancelarię i na siłę dopasowywał akta do wykazu akt.

[MarcinP]

Skoro archiwista nie jest od "poprawiania" czy "uzupełniania" kancelarii, w takim razie teczka opisana nieprawidłowym hasłem i symbolem klasyfikacyjnym, która ma być przekazana do archiwum państwowego, nie może być przez archiwistę poprawiona poprzez zastąpienie nieprawidłowego opisu teczki aktowej prawidłowym? Archiwista przekazuje materiały archiwalne "jak leci" bez poprawiania opisów teczek aktowych?

Znam instytucje, w których choć wprowadzono przepisy kancelaryjno-archiwalne, to nie są one stosowane i króluje w nich dziennikowy system kancelaryjny. W tym przypadku też - mam nadzieję - nie znajdzie się archiwista, który poprawiałby kancelarię i na siłę dopasowywał akta do wykazu akt.

W takim przypadku należałoby zapytać gdzie jest archiwista-koordynator czynności kancelaryjnych, który wyjaśni pracownikom tych jednostek na czym polega prawidłowe stosowanie systemu bezdziennikowego...

[muniekdm]

Ja miałem teczki, które nie zawierały prawidłowych tytułów z RWA, często w ogóle były ich pozbawione, ale było opisywane skrótami, których znaczenie znał chyba tylko ten, który je na teczce napisał i przy przekazaniu tego do AP zawsze było zalecenie, aby to poprawić, przynajmniej nadać teczce własciwy tytuł, który odzwierciedlałby zawartość.
Skoro archiwista nie jest od popawiania opisu teczki to przekazujmy do AP teczki bez opisów, symboli, bo w komórce tego nie zrobili i AP niech sobie samemu ustala co to za dokumentacja do nich trafiła.   

[Ewa33]

Jak zwykle najgorsza jest generalizacja. Myślę, że warto wrócić do lektury zasad metodyki archiwalnej...

Potwierdzam, że porządkowanie akt nie polega na nanoszeniu na aktach, które nie były klasyfikowane zgodnie z JRWA symboli tego wykazu akt "wstecz", ponieważ wewnątrz teczki i tak akta nie posiadają oznaczeń kancelaryjnych wynikających z JRWA.
Archiwista natomiast zachowując oryginalny tytuł, bez względu na to jak jest idiotyczny lub niezgodny z wszelkimi zasadami, ma obowiązek uzupełnić ten tytuł wskazując rzeczywistą zawartość tej teczki co do rodzaju spraw i dokumentacji. Proszę pamiętać, że to często po tytułach "swoich" teczek referenci poszukują ich w archiwum i nie potrafią odnaleźć.
Warto też pamiętać, że dokumentacja przekazywana do archiwum zakładowego ma wciąż i przede wszystkim walor użyteczny dla pracowników, jak i stron postępowań. Dlatego też nie można porządkować jej według własnego widzimisię bez poszanowania tego jak wyglądała kancelaria. Trochę inaczej się to kształtuje jak upłynie 25 i więcej lat i ta dokumentacja ma już głównie wartość historyczną. Wtedy też jej opracowanie (porządkowanie) może podlegać innym uwarunkowaniom.

Porządkowania dokumentacji nie można mylić z działalnością koordynatora. On ma na bieżąco reagować na to co się dzieje na stanowiskach pracy, w czasie gdy dokumentacja jest klasyfikowana, nadawane są znaki sprawy.

Jeżeli natomiast archiwista po 2 latach przejmuje akta to jest naprawdę zupełnie inna sytuacja. Bo te akta już mają lub też nie swoje oznaczenia. Ktoś się na nie powoływał korespondując z osobami lub podmiotami na zewnątrz. Poza tym zachowując oryginalne oznaczenia i pierwotne tytuły zachowujemy też informację jak dany podmiot funkcjonował, jaki stosował system kancelaryjny, itp. itd.

[MarcinP]

Proszę mi zatem wskazać podstawę prawną, która pozwala archiwiście będącym pracownikiem gminy/starostwa przyjmować akta nieprawidłowo opisane.
I jak się ma do tego, co Pani napisała instrukcja archiwalna z 18 I 2011 r., a zwłaszcza jej § 16 ust 1: Archiwista może odmówić przejęcia dokumentacji, jeżeli:
   1)   dokumentacja nie została uporządkowana w sposób określony w § 15 (paragraf określa, w jaki sposób dokumentacja musi być opisana i uporządkowana, aby mogła być przekazana do archiwum zakładowego);
   2)   spisy zdawczo-odbiorcze, o których mowa w § 12?14, zawierają braki lub błędy;
   3)   dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym.

Nie bardzo sobie wyobrażam sytuację, w której referent przekazuje mi teczkę z hasłem klasyfikacyjnym pt.: "Sprawy Pani Jadzi" i ja - zgodnie z tym, co Pani wyżej napisała, teczkę taką przyjmuję, ponieważ jestem tylko archiwistą...

Proszę pamiętać, że to często po tytułach "swoich" teczek referenci poszukują ich w archiwum i nie potrafią odnaleźć.

Myślę, że w omawianym przypadku to właśnie tylko referenci mogliby odnaleźć swoje sprawy i nikt poza nimi, gdybyśmy dopuszczali opisywanie przez referentów teczek własnymi hasłami i przyjmowali bezkrytycznie...

[Ewa33]

A może by tak nie atakować Panie MarcinieP, tylko się zastanowić i nad przepisami i nad metodyką archiwalną i nad tym jakim celom służy praca archiwisty...

Nigdzie nie napisałam, że opis typu "teczka Pani Jadzi" jest wystarczający. Myślę jednak, że gdybym przyjmowała tę teczkę z komórki do archiwum, to pozostawiłam bym ten opis jako element tytułu w cudzysłowie, a zażądała od tej Pani lub Pana który tę teczkę przekazuje by uzupełnił opis tytułu, tj. wskazał rodzaj spraw i dokumentacji (o tym pisałam w swoim ostatnim poście).
Na podstawie dopiero tak uzupełnionego opisu zostałaby ustalona lub zweryfikowana kwalifikacja archiwalna.
Dałabym też znać koordynatorowi, chyba że sama bym nim była, by ekstra monitorować pracę tej komórki w zakresie klasyfikacji.

Jeżeli ta teczka byłaby już przygotowywana do archiwum państwowego, to wtedy zastanowiłabym się nad prawidłowością jej opisu w porozumieniu z archiwum państwowym, o ile zawierałaby materiały archiwalne.

Co do przepisów, to niestety jest to choroba naszych czasów, że przepisy czyta się wybiórczo wyrywając je z aktu prawnego, a zapominając o całości. Regulacje w rozporządzeniu z 2011 r. mają swój ciąg przyczynowo-skutkowy. Przepisy instrukcji archiwalnej są konsekwencją przepisów z instrukcji kancelaryjnej. Jeżeli nie jest stosowana prawidłowo IK to i jak znam życie są trudności ze stosowaniem IA, ale właśnie dlatego w podmiotach publicznych powinno się zatrudniać archiwistów(!), a nie dowolne osoby bez przygotowania.

Proszę więc tylko się nad tym wszystkim zastanowić i nie przekonywać na siłę do dziwnych teorii "poprawiania" kancelarii wstecz.