Prowadzenie teczek - postępowanie administracyjne, dwuinstancyjność w instytucji

[pmm]

W mojej instytucji jest dwuinstancyjność w postępowaniu administracyjnym.
W drugiej instancji wymagane jest wyłączenie z postępowania osób biorących udział w sprawie w pierwszej instancji.
W znaku sprawy podaje się inicjały osoby która wszczęła sprawę i zgodnie z instrukcją kancelaryjną powinny być niezmienne, bez względu na to kto pisze później pisma. Niestety jednocześnie w mojej instytucji występuje olbrzymie przywiązanie do tych "swoich" inicjałów, ponadto panie twierdzą, że jeśli sąd im każe zmieniać te inicjały w tym znaku sprawy, a jak nie zmienią, to przegrają sprawę.
Zarówno postępowanie w pierwszej instancji jak i  w drugiej traktują jako jedną sprawę i nie chcą inaczej. Jak można z tego wybrnąć?
Proszę o rady.

[Rovan]

Na pewno nie można pozwolić na jakiekolwiek ingerencje w znak sprawy - Jak raczyłeś/aś zauważyć jest on niezmienny.
Zresztą jak to sobie owe Panie wyobrażają - Każde pismo miałoby wg nich mieć w znaku inicjały osoby, która akurat to konkretne pismo wytworzyła? Znak sprawy odnosi się do całej sprawy, nie do pojedynczego pisma! Jako taki powinien posiadać inicjały osoby, która sprawę założyła (zarejestrowała pierwsze pismo) i nadała jej znak. Przepisy są w tej kwestii jasne i jednoznaczne. Po prostu musisz je egzekwować.

P.S. Przytoczone przez Ciebie tłumaczenie pracowników:

sąd im każe zmieniać te inicjały w tym znaku sprawy, a jak nie zmienią, to przegrają sprawę

jest kuriozalne - jeśli to prawda to sąd nakazuje działanie sprzeczne z prawem

[Ewa33]

A jaka instrukcja obowiązuje w podmiocie, w którym pracujesz?

Warto jednak rozważyć ten problem szerzej i nie być takim ortodoksem, bo instrukcja ma być dla pracowników i ich problemów kancelaryjnych, a nie oni dla instrukcji. Może warto odpowiednio zmienić instrukcję. Przecież zasada rejestracji spraw jest zachowana, a to jest najważniejsze i tego od nas wymaga prawo (art. 6 ust. 1 ustawy archiwalnej i par. 3 ust. 2 rozporządzenia z 16.09.2002 r.). Zachęcam by sięgnąć do instrukcji z 18.01.2011 r. Tam przyjęto inne rozwiązanie. Znak sprawy oczywiście jest niezmienny, przy czym składają się na niego takie elementy jak oznaczenie komórki, symbol z jrwa, numer sprawy i rok kalendarzowy. Oznaczając jednak dane pismo lub dokument znakiem sprawy przez ten fakt znak sprawy równocześnie staje się znakiem pisma i wtedy można "dorzucić" do niego dodatkowe elementy, np. numer pisma, oznaczenie referenta, itp.
Zanim zaczniemy bowiem "przeszkadzać" referentom warto ich wysłuchać. Są takie urzędy, że w jednej sprawie w jednym dniu do jednej osoby wydaje się równocześnie dwie różne decyzje administracyjne. Jak wtedy rozróżnić "zwrotki", jeżeli każda ma tego samego nadawcę, tego samego odbiorcę i ten sam znak sprawy?! Te elementy powyżej pomagają. Nie widzę więc przeszkód, że znak sprawy jest stały, a zmieniają się tylko ruchome elementy, bo na znak pisma składa się w tej sytuacji znak sprawy i te dodatkowe elementy.

[Rovan]

Oznaczając jednak dane pismo lub dokument znakiem sprawy przez ten fakt znak sprawy równocześnie staje się znakiem pisma i wtedy można "dorzucić" do niego dodatkowe elementy, np. numer pisma (...) Nie widzę więc przeszkód, że znak sprawy jest stały, a zmieniają się tylko ruchome elementy, bo na znak pisma składa się w tej sytuacji znak sprawy i te dodatkowe elementy.

W "moim" urzędzie działało to na podobnych zasadach (znak sprawy rozszerzony o numer kolejny pisma). Jednak nadzorujące nas AP podczas ostatniej kontroli uznało taką konstrukcję za nieprawidłową. W opinii AP znak sprawy ma być taki sam dla wszystkich pism w danej sprawie, a zasada ta obejmuje wszystkie elementy znaku (włącznie z inicjałami referenta).

[MarcinP]

Są takie urzędy, że w jednej sprawie w jednym dniu do jednej osoby wydaje się równocześnie dwie różne decyzje administracyjne. Jak wtedy rozróżnić "zwrotki", jeżeli każda ma tego samego nadawcę, tego samego odbiorcę i ten sam znak sprawy?!

Pierwsze słyszę, żeby dwie różne decyzje administracyjne kończyły jedną i tę samą sprawę...  Jak dla mnie brzmi to kuriozalnie!

[Ewa33]

Zanim zaczniemy oceniać, warto prześledzić różne sprawy w różnych urzędach, a nie tylko przez jeden pryzmat. Nikt nie mówił o decyzji kończącej sprawę, tylko o różnych decyzjach dot. różnych zagadnień w jednej sprawie do jednej osoby w jednym dniu. Przykład który znam to urzędy skarbowe i postępowania podatkowe. Urząd wydawał właśnie w ten sposób dwie decyzje (postanowienia) w tym samym dniu, tj. wstrzymanie wykonania i o przywróceniu terminu. Dotyczyło jednak jednej sprawy. I co wtedy mamy do zaproponowania? Oczywiście można powiedzieć, że na zwrotce warto napisać czego dot. decyzja, ale wtedy informujemy każdego o tym co jest w środku, kto widzi zwrotkę. Można ponumerować decyzje, ale z czego wynika numer? Itd. itd. W tej sytuacji nie można stawać okoniem i mówić nie bo nie. Przecież zasady są spełnione, oznaczono wszystkie pisma znakiem sprawy IDENTYCZNYM. To co się różni to dodatkowe oznaczenie już na danym piśmie.
Myślę że i pracownik Archiwum Państwowego myślał zbyt sztampowo. Warto to rozważyć, porozmawiać z referentami, zrozumieć ich potrzeby i oczekiwania. Przeanalizować to w zakresie zgodności z ogólnymi przepisami. Skonsultować się z AP i dokonać odpowiednich korekt w instrukcji. W razie trudności warto powołać się na rozwiązania powszechnie obowiązujące, tj. rozporządzenie z 18.01.2011 r.

[stany]

 Dwie różne sprawy pod tym samym numerem sprawy ?  To jak ,ta sama osoba to zrobiła ,czyli nadała ten sam numer dwom różnym sprawom?, gdyby tak zrobiła , to mamy dostosowywać  instrukcje kancel. do niewłaściwego prowadzenia  dokumentacji ?.  Uważam ,że należy prowadzić tak,aby było zgodne z obowiązującą  instrukcją .. To ,że w jednym dniu i że dot. jednej osoby ,to nie ma znaczenia, ważne ,żeby rozdzielić sprawy i nadać różne numery sprawom -postanowieniom itp. ,zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Są takie urzędy, że w jednej sprawie w jednym dniu do jednej osoby wydaje się równocześnie dwie różne decyzje administracyjne. Jak wtedy rozróżnić "zwrotki", jeżeli każda ma tego samego nadawcę, tego samego odbiorcę i ten sam znak sprawy?!

Wystarczy tym decyzjom nadać różne numery spraw i po sprawie.
Jeżeli są różne

dwie różne

decyzje , to nie ta sama sprawa.

[Ewa33]

Odpowiedź "stany" świadczy o tym, że nie myślimy jak referent, tylko za wszelką cenę chcemy by było tak jak nam się wydaje. Podałam konkretny przykład. O tym co jest sprawą decyduje jednak referent nie archiwista. To była jedna sprawa, w której wydawano w trakcie trwania postępowania kilka decyzji, postanowień, itp. itd. Przecież referent nie podzieli sprawy na drobne części, skoro to wbrew przepisom prawa (vide - Ordynacja podatkowa). Poza tym poszczególne rodzaje dokumentów nie tworzą odrębnych spraw. W jednej sprawie może być szereg dokumentów: decyzji, postanowień, zażaleń, wezwań, itp.
Nie rozumiem też dlaczego nie można zmodyfikować instrukcji.
Zachęcam, by wypowiadający się rozważyli kwestię różnicy między znakiem sprawy i znakiem pisma. Przecież nadal referent stosuje system rejestracji spraw i grupowania dokumentacji w sprawy, a to że wprowadza dodatkowe oznaczenia niczego w tym systemie nie narusza.
W takim razie zapytam o to do czego prowadzi tak ortodoksyjna walka z referentami? Czy nie przez takie postępowanie, tak często spotykamy się z opiniami, że referenci nie rozumieją na czym polega rejestracja spraw? Zresztą nie w każdym urzędzie koniecznym jest wprowadzanie tego typu rozwiązań, ale warto je rozważyć.

[stany]

     Kto tu walczy z referentami ?  Ja zauważam, że ,, Ewa 33 '' walczy z instrukcją kancelaryjną ( rozporządzeniem).  Jasne , że w sprawie jest szereg różnych dokumentów , ale w tej samej sprawie wszystkie pisma mają jednakowe oznaczenie sprawy , nawet wtedy gdy jest dwa ,czy więcej postanowień, czy decyzji, przecież nie rejestrujemy każdego pisma ,tylko rejestrujemy sprawę i wszelkie inne pisma ( postanowienia ,decyzje nawet z ta samą datą ) w tej samej sprawie noszą ten  sam znak ,nie można w jednej sprawie nadawać niektórym pismom inne oznaczenie, byłby to fałsz - powtarzam wszystkie pisma w jednej sprawie mają ten sam znak sprawy. Dwa Postanowienia wydane w jednym dniu , oczywiście będą miały jednakową datę , ale będą się różniły treścią. Można oznaczyć Postanowienie -np nr. 1, 2 czy 3,  ale znak sprawy pozostaje niezmienny.

Pozdrawiam

[Jarek]

Wydaje mi się że stany dobrze zidentyfikował źródło problemu o jakim pisze pmm - mamy jedną sprawę a powinny być dwie. Uważam przy tym że referentów lepiej nie zostawiać  całkowicie samych jeśli chodzi o decydowanie co może być jedną sprawą a co nie. W tym wypadku to zwykła wygoda. Tu chyba chodzi o to że jeden znak sprawy ma ułatwiać identyfikowanie i wyszukiwanie dokumentów, a symbol pracownika ma pozwalać rozróżniać i przyporządkowywać dokumenty pracownikom. Lepiej takim pomysłom nie podporządkowywać treści normatywów kancelaryjnych. Sam taki sposób prowadzenia dokumentacji powinien być powodem do zaskarżania tych decyzji.

[Ewa33]

Skąd pewność, że mamy dwie sprawy? Skoro nawet nie wiemy co to są za sprawy.
Skąd pewność że referent prowadzi niewłaściwie sprawy?
A co do walki z "rozporządzeniem", to zachęcam do jego szczegółowej lektury, zwłaszcza par. 5 ust. 8 i 9 instrukcji kancelaryjnej (chodzi o rozporządzenie z 18.01.2011 r.).
Trochę przykre, że nikt nie poddał szczegółowej analizie podany przeze mnie przykład, tylko za wszelką cenę próbuje się udowodnić że to nieprawidłowe.
W tej sytuacji nie rozumiem, dlaczego prawidłowym miałoby być numerowanie postępowań. Czy ta numeracja miałaby być w obrębie sprawy, może komórki, a może całego urzędu? I po co?
Przecież napisałam, że znak sprawy się nie zmienia, jest stały, ale przez fakt nanoszenia go na dany dokument staje się też znakiem pisma i otrzymuje tylko wtedy "dodatki". W tym co pisze "stany" zabrakło odniesienia do zwrotek, bo na zwrotkach treści nie widać  I co wtedy?

[stany]

    Numerowanie, napisałem ,że ,,można '' by było, w przypadku gdy są trudności z rozróżnieniem pism ,to w pewnym sensie podpowiedz do rozpatrzenia , a nie nakaz z mojej strony, jasne- nigdy w znaku sprawy, znak zostaje niezmienny.  Wszelkie pisma w danej sprawie oznaczamyznakiem sprawy i oczywiście może być z dodatkiem jak napisane w &5 ust. 8 ,ale każde pismo ma zawsze ten sam dodatek. Jeżeli chodzi o & 5 ust.9 - w tym sporze nie ma znaczenia. Dalej, przecież to jest rozpatrywanie i pomoc, którą właśnie serwujemy, na podst. tego jak przedstawiono problem, innych szczegółów nie znamy. Jeżeli nieprawidłowo, to nie piszemy, że prawidłowo, bo wtedy nie była by to pomoc , tylko wprowadzanie w błąd.                 Z artykułu  pmm wynikałoby, że miałyby to być dwie sprawy:

Zarówno postępowanie w pierwszej instancji jak i  w drugiej traktują jako jedną sprawę i nie chcą inaczej

     Zwrotki ? - jaki problem , piszemy na zwrotce znak sprawy i wraca skąd wypłynęła.
Ciekawe co na to wszystko pmm ?

[Ewa33]

No i mamy jednak problem, bo na zwrotkach do tego samego adresata jest ten sam znak. To do którego pisma podłączyć zwrotkę, jak wrócą do organu i są identycznie opisane, bo i data dokumentu ta sama i data nadania ta sama?
Nie rozumiem także dlaczego do porządku dziennego przechodzimy nad par. 5 ust. 8 i 9 i skąd niby wynika że dodatki nie mogą się zmieniać?

Myślę, że nie ma tu sporu, tylko analizowanie problemu. Nie ma też ocen "prawidłowo", "nieprawidłowo", bo na jakiej podstawie i kogo oceniamy. Mówimy o zarządzaniu dokumentacją, prowadzeniu spraw, grupowaniu dokumentacji, jej oznaczaniu i o bieżących istotnych problemach referentów.

Tak na marginesie to właśnie referenci (urzędnicy) a nie archiwiści wymyślali systemy kancelaryjne, może czasami warto ich posłuchać i rozważyć czy w kontekście długiego zarządzania dokumentacją z ich pomysłów coś nam będzie przeszkadzać czy nie. No bo tak szczerze, co archiwiście przeszkadza, jak ma na poszczególnych pismach "inne dodatki", skoro znak sprawy jest ten sam, dokumenty są w sprawie, a sprawa jest dobrze zaklasyfikowana (bo z tym są największe problemy)?

[Rovan]

To do którego pisma podłączyć zwrotkę, jak wrócą do organu i są identycznie opisane, bo i data dokumentu ta sama i data nadania ta sama?

U mnie ten problem rozwiązał się niejako samoistnie - Po prostu jeśli dana komórka wysyła tego samego dnia kilka pism do jednego adresata, wszystkie są nadawane jako jedna przesyłka - w jednej kopercie, za jedna zwrotką.

Nie rozumiem także dlaczego do porządku dziennego przechodzimy nad par. 5 ust. 8 i 9 i skąd niby wynika że dodatki nie mogą się zmieniać?

W tym przypadku wiele zależy od interpretacji tych zapisów. Jeśli będziemy się ściśle trzymać ich treści należałoby uznać, że jedynym dopuszczalnym elementem dodawanym do znaku sprawy jest symbol prowadzącego sprawę. W przepisach nie ma mowy o żadnych innych dodatkach do znaku (jak np. numer kolejny pisma).

Czy jednak symbol prowadzącego sprawę musi być niezmienny, ten sam na każdym piśmie? Przepis mówi, że można go umieścić po znaku sprawy, oddzielając go od znaku sprawy kropką. Można odnieść wrażenie, że autorzy rozporządzenia traktują symbol osoby prowadzącej sprawę jako osobny element, nie stanowiący integralnej części znaku sprawy.

Wydaje mi się, że mozna to różnie interpretować. Może trzeba złożyc zapytanie do NDAP

[stany]

   Na razie krótko reszta pozniej (tylko czy jest sens -wszystkiego nie chcę wyrazić ), jeżeli biega o archiwistów , to oni zbierają ten ostateczny owoc urzędników ,bo jak się zacznie taki potem finał.

Czy bez powodu jest ten zapis w IK :

   2. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynnosci kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas
z wykazu akt do załatwianych spraw, własciwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynnosci kancelaryjnych.

  3. Funkcje, okreslona w ust. 2, powierza się archiwiście.

Pozdrawiam