Propozycje zmian zasad samodzielnego kopiowania akt wynikające z rozważań powyższych oraz innych powodów, opisanych poniżej:
1. rozszerzyć prawo do samodzielnego kopiowania na wszystkich użytkowników i do wszystkich celów;
- Dlaczego genealodzy, poszukiwacze spadkowi, osoby szukające dokumentów do spraw sądowych albo nawet zwykli hobbyści, korzystający z akt do celów ?trudnych do określenia? (a jest ich coraz więcej) są tego prawa pozbawieni?
- Cel ?badawczy? jest niejasny ? archiwista może albo zaliczyć do ?badaczy? tylko naukowców i studentów, albo uznać, że każdy użytkownik przychodzi do archiwum w celu ?zbadania? jakiejś sprawy i pozwalać robić zdjęcia każdemu ? mamy więc albo ?pusty? przepis, albo okazję do nikomu niepotrzebnych kłótni z użytkownikami, których do ?badaczy? nie zaliczymy. Należy więc albo dokładniej określić, komu wolno samodzielnie robić zdjęcia i do jakich celów albo znieść to ograniczenie (ja jestem za tym ostatnim rozwiązaniem);
2. znieść zakaz ?publikowania albo w inny sposób rozpowszechniania? samodzielnie zrobionych zdjęć;
- Dlaczego właściwie użytkownik nie może opublikować samodzielnie zrobionego zdjęcia? Zdjęcia ?z ręki? są gorszej jakości niż skany, ale jak ktoś chce na portalu genealogicznym pokazać akt urodzenia swojego dziadka w takiej wersji, to jego sprawa ? źle to może wpłynąć tylko na wizerunek publikującego, a nie archiwów państwowych! Do wszelkich poważnych publikacji książkowych użytkownicy i tak zamawiają skany w TIFFie.
- Czy w NDAP jest osoba monitorująca Internet i wyszukująca ?nielegalnie? opublikowane zdjęcia z zasobu archiwów państwowych? Jeżeli tak, to ciekawa jestem, ile miesięcznie ich znajduje i jakie były konsekwencje dla użytkowników łamiących zakaz? Jeżeli nie ma takiej osoby, to po co jest ten zakaz? Użytkownicy w pracowni podpiszą wszystko, żeby zrobić fotkę, a potem puszczą ją w obieg bez żadnych konsekwencji. Wprowadzanie zakazów, których nie da się wyegzekwować bardzo źle wpływa na wizerunek każdej instytucji ? nie lepiej dać sobie z tym spokój?
3. znieść ograniczenie do kopiowania tylko 75 % jednostki.
- Jak komuś będzie zależało na skopiowaniu całej jednostki, to sam skopiuje część, a jego znajomy przyjdzie do pracowni za jakiś czas i skopiuje resztę - jakikolwiek byłby cel tego ograniczenia i tak nie spełni ono swojej roli.
4. znieść Deklarację samodzielnego zamiaru wykonywania kopii ....
- Użytkownicy muszą wypełniać tyle druczków, że postrzegają archiwum jako miejsce strasznie zbiurokratyzowane i przez to niechętne użytkownikom (więcej na ten temat napiszę później). Czasami użytkownik chce wykonać tylko jedno zdjęcie i dłużej trwa wypełnianie Deklaracji, niż robienie fotki!
- Deklaracja w ogóle jest przykładem niezbyt dokładnie przemyślanego ?druczku?: zawiera rubrykę na temat pracy, ale nie zawiera informacji o celu wykorzystania kopii (a to przecież jest, podobno, bardzo ważne!); zawiera sygnaturę jednostki, ale nie zawiera informacji, jaki dokument zostanie skopiowany (a może będą tam jakieś dane osobowe?!). Na podstawie tej deklaracji nie można więc rzetelnie przeanalizować wniosku użytkownika ?w duchu? zaleceń i uwag zawartych w piśmie Naczelnego Dyrektora z 08.09.2011 i Zarządzenia nr 15 z 22.12.2011 r.. No chyba, że dyrektorzy archiwów (i ewentualni audytorzy, którzy będą kiedyś te deklaracje analizować) są jasnowidzami (w kwestii określenia celu wykorzystania kopii) i na pamięć znają zawartość wszystkich jednostek w danym AP.
- Informacje z Deklaracji nie są do niczego wykorzystywane, więc po co je przechowywać. Jestem pewna, że nikt w Naczelnej nie wpadnie teraz na pomysł, że archiwa powinny w sprawozdaniu rocznym podawać, ile osób i z ilu jednostek wykonało samodzielnie kopie ? i tak mają tam przecież dużo pracy.
- Zgodę na samodzielne kopiowanie może wydawać ustnie archiwista w pracowni na ustne zgłoszenie przez użytkownika zamiaru kopiowania ? dyżurny sam najlepiej widzi, co i jak użytkownicy kopiują. Większość użytkowników wykonuje kopie z ?typowych? akt: USC, księgi metrykalne, urzędowe sprawozdania, tabelki statystyczne itp. i wydanie zgody w takiej sprawie nie jest żadną filozofią.
Moim zdaniem wystarczy gdy w każdym archiwum dyrektor określi zarządzeniem, na jakich warunkach można samodzielnie robić kopie ? zgodnie z sytuacją lokalową i organizacją pracy w danym archiwum, i z jakich akt nie można robić kopii (np. wszystkich sprzed 1800 r., młodszych niż 30 lat, można też wymienić konkretne jednostki zawierające dane osobowe lub inne ?wrażliwe? itp.). Takie informacje powinny być jasne, konkretne, uzasadnione i dostępne w pracowni, żeby użytkownik nie miał wrażenia, że zakaz jest po to, żeby utrudniał mu życie. Jeżeli użytkownik nie zgodzi się z odmową dyżurnego, może napisać podanie do dyrektora w tej sprawie.
Samodzielne kopiowanie akt przez użytkowników nie jest czymś złym lub będącym zagrożeniem dla akt, archiwów państwowych, interesów obywateli, pozycji Polski na arenie międzynarodowej itp., za to oszczędza czas archiwistom (przyjmowanie wniosków o skopiowanie, ich rejestrowanie, księgowanie opłat, sam proces skanowania lub, co gorsze, kserowania, wysyłanie kopii do użytkownika ? jest tych czynności trochę). Należy więc zgodę na kopiowanie traktować jako normę, a zakazy w uzasadnionych wypadkach jako wyjątki ? a nie odwrotnie!