przekazywanie akt do az - budżet jednostki organizacyjnej

[zardzewiały spinacz]

Witam,
moje pytanie dotyczy przekazywania zatwierdzonego projektu wydatków i dochodów do az.
Cała dokumentacja dotycząca zatwierdzenia budżetu na rok np. 2013 powstaje w roku 2012, projekt jest zatwierdzany najpóźniej na początku 2013 roku. Więc zostaje przekazany do az z dokumentacją z 2012 roku, ale zmiany do budżetu, przesunięcia są w roku 2013, czyli powinny być przekazywane do az z 2013. Fajnie by może było gdyby i zatwierdzony projekt i zmiany do niego były w jednej teczce. czy tak można? jak jest poprawnie?
pozdrawiam
ps.
jeżeli post nie w tym miejscu to przepraszam,ale to mój debiut;)

[marcia]

Kiedyś AP tłumaczyło nam, że jeśli mamy np. jakieś plany itp. dot. powiedzmy 2013 ale powstają w 2012, to na teczce wpisujemy datę 2013. Moim zdaniem, idąc tym tropem, lepiej byłoby te Twoje dokumenty z 2012 zdać do archiwum z dokumentacją z 2013.

[Ola Obuchowicz-Sawicz]

Zdajemy razem 2012 i 2013 rok, tytuł na teczce brzmi wtedy "Projekt wydatków i dochodów na 2013 rok" a w datach skrajnych wpisujemy 2012-2013 

[zardzewiały spinacz]

Tak też zrobię, tak jest najlogiczniej. dziękuję za pomoc.
ale mam jeszcze podobny problem ze sprawozdaniami
sprawozdanie roczne za np rok 2011 powstaje w roku 2012
i zostaje przekazane do archiwum z dokumentacja z 2012 roku. natomiast sprawozdania okresowe (miesięczne, kwartalne) powstają w 2011 roku, czyli zostają przekazane do archiwum wcześniej.
czy tak?

[marcia]

Ja robię podobnie, jak z planami, tylko w drugą stronę - na teczce daty skrajne to takie, za które są sprawozdania czyli np. sprawozdania roczne za 2011 r. mają oznaczenie dat skrajnych: 2011 r. Kwartalne sprawozdania też mają daty np. 2011 i, zgodnie z nową instrukcją kancelaryjną - jeśli Cię obejmuje, takie dokumenty możesz oddawać do archiwum po dwóch latach od zakończenia spraw.

[stany]

        Nie zgadzam się z marcia - pod tytułem teczki piszemy ,,sprawozdania za 2011r.'' , a daty skrajne 2012r. , bo w teczce znajduje się dokumentacja wytworzona w 2012r. ,gdyby w teczce był  choć jeden dokument   z  2011r. , to wtedy należałoby napisać 2011-2012.
Tak robię od ..nastu lat. Jeżeli chodzi o miesięczne i kwartalne, to  te są sporządzane w 2011r.  i  gdy nie ma żadnego dokumentu z datą 2012r ,to data skrajna to 2011r, i też piszemy ze za 2011r. , ale tutaj na pewno za 4 kwartał sporządzamy w styczniu i daty będą 2011-2012r.

[Rovan]

Zgadzam się ze stany - daty skrajne to daty sporządzenia najwcześniejszego i najpóźniejszego dokumentu w teczce. To jakiego okresu dotyczy treść tych dokumentów nie ma żadnego znaczenia (dla dat skrajnych).

[marcia]

Na początku pracy miałam z tym problem, dlatego przy okazji jakiejś ekspertyzy zapytałam pracownika z ap, jak to robić, no i właśnie robię tak, jak tu opisałam, gdyż mi tak powiedział No i w sumie jest to dla mnie łatwiejsze, bo np. gdy szukam planów na 2011 rok, to nie zastanawiam się, czy będą one w teczce z 2008, 2009 czy 2010 r., bo wiem, że będą w teczce z 2011 r.

[stany]

Ale jest niezgodne z zasadami archiwizowania

[zardzewiały spinacz]

Czyli zarówno sprawozdania miesięczne i kwartalne za 2010 rok (daty skrajne 2010-2011, bo za czwarty kwartał rzeczywiście jest wykonane już w roku 2011) jak i roczne powinny być przekazane do archiwum zakładowego w roku 2013? Do tej pory przyjmowałam sprawozdania za np 2009 (zarówno miesięczne, kwartalne jak i roczne) w 2011 roku. (nie zwróciłam uwagi) Ale chyba nie można już tego wyprostować. Najlepiej będzie chyba zrobić rok przerwy w przekazywaniu sprawozdań, bilansów.
dziękuje za pomoc
pozdrawiam