Dokumentacja księgowa

[mjola]

Witam,
od 8 m-cy prowadzę az. Prawie wszystkie k.o. przygotowują i oddają dokumentację zgodnie z przyjętymi zasadami, ale jest małe ale..
Księgowość tego nie robi. Od 2008 r.(od tego roku istnieje jednostka) ta komórka nie przekazuje żadnych dokumentów do az. Czy możecie mi coś podpowiedzieć? Pierwsze dokumenty oddadzą w 2013 r.- takie jest ich stanowisko.

z góry dziękuję

[marcia]

Instrukcja mówi, że po dwóch latach dokumentacja powinna być przekazana do az. Z doświadczenia wiem, że jednak w niektórych urzędach trzymają u siebie np. dokumentację sprzed 15 lat i twierdzą, że jest ona im potrzebna i nigdy jej nie oddadzą do archiwum. Czyli sprawa podobna do Twojej Podłączę się więc do tematu i zapytam dodatkowo, czy takich opornych pracowników można jakoś przymusić do oddania takich zaległości, czy mogą je sobie trzymać i argument o potrzebie korzystania jest wystarczający?

[archiwistka90]

Powiedz swojemu kierownikowi, jeśli on nic nie zrobi z tym to w sumie masz niewielkie pole manewru

[stany]

   Napisz pismo o przekazanie akt zakończonych z  komórek do AZ  i niech podpisze przełożony. Ja pisze co roku do wszystkich komórek z wyznaczeniem terminu przekazania. Jeżeli to nie pomoże zostaje szef. Napiszesz pismo masz podkładkę ze coś robisz w tym kierunku.U mnie też są trudności ,ale ja przyjmuję ewidencjonując w AZ i zarazem wypożyczam k.o.,czyli akta praktycznie nie widzą archiwum ,w komórce o. nadaje sygnatury na wypożyczonych teczkach.

[marcia]

To jeszcze u Ciebie dobrze, że te dokumenty widzą teczki Słyszałam, że niektórzy mają kupę segregatorów lub nieopracowanej dokumentacji i wtedy jest problem z takim przejęciem - wypożyczeniem, bo w sumie nie możesz przyjąć nieopracowanej dokumentacji. A często problem jest naprawdę taki, że ludzie nie chcą zdawać dokumentów, no bo nie mają ich opracowanych a przez ileś lat to trochę roboty się uzbierało

[archiwistka90]

No Marcia, u nas to właśnie tak jest jak piszesz. Przy czym pisałam w innym temacie, że wynika to z tego, że u mnie w urzędzie obowiązuje opracowywanie każdej teczki tak jak kat. A.

[mjola]

Dziękuję za odpowiedzi.
Właśnie przygotowałam pismo w porozumieniu z moim kierownikiem, zgodne z harmonogramem pracy az, zobowiązujące k.o. do przekazania dokumentacji w określonym terminie. Chyba coś dotarło, choć problemy dalej piętrzą. Przekażą, a i owszem, ale "wróci" do nich jako dokumentacja wypożyczona i tylko w ich segregatorach (mają je oczywiście opisane zgodnie z IK, czyli dział, jrwa, kwalifikacja itd).
Czy mogę tak zrobić  dopisując sygnaturę akt na tych segregatorach?

[Rovan]

W kilku AZ spotkałem się z przechowywaniem akt (kat. B) w segregatorach i AP nie widziało w tym żadnego problemu. Oczywiście kat. A to zupełnie inna bajka.

[szycha]

U mnie w archiwum przechowywana jest dokumentacja w segregatorach, oczywiście tylko do kat. B 10. Bo powyżej tej kategorii w instrukcji archiwalnej wyraźnie jest napisane, że akta powinny być zdawane w teczkach aktowych z tektury bezkwasowej No i jeszcze mam błogosławieństwo swojego AP na przechowywanie dokumentacji w segregatorach.

[Rovan]

Swoją drogą "przywiązanie" niektórych komórek do dokumentacji bywa naprawdę irytujące. U mnie prym w tej dziedzinie wiodą kadry (akta osobowe) i księgowość (umowy na prace zlecone). Niemalże siłą muszę od nich akta wyciągać, a i tak zaraz je wypożyczają, tak że dokumentacja de facto nie widzi AZ.

[krzysiekp]

Podstawą wypożyczenia teczek akt z archiwum jest ich zarchiwizowanie w ramach zespołu archiwalnego czyli m.in. przygotowanie środków ewidencyjnych (spisy zdawczo-odbiorcze, nadanie każdej jednostce archiwalnej sygnatury numerus currens) oraz opracowanie przez archiwistę pomocy archiwalnych.
Pamiętaj muniekdm, ze zgodnie z UNZA to wyłącznie archiwum prowadzi działalność archiwalna która obejmuje m.in. wchodzi gromadzenie i przechowywanie powstającej dokumentacji. Dlatego to archiwum powinno wychodzić z inicjatywa w kwestii przejmowania dokumentacji od poszczególnych komórek organizacyjnych i podejmować odpowiednie kroki jeżeli napotyka w tych działaniach problemy.
Powodzenia

[MarcinP]

Archiwum zakładowe, działające na podstawie rozp. z 18.01.2011 r.  nie może przyjmować dokumentacji w segregatorach. Archiwum może przyjmować dokumentację zapakowaną w koperty albo w teczki aktowe. U mnie nie ma ani jednego segregatora w archiwum.

[szycha]

Archiwum zakładowe, działające na podstawie rozp. z 18.01.2011 r.  nie może przyjmować dokumentacji w segregatorach.

w rozporządzeniu przez termin teczka aktowa rozumie się -  "materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej".
Dla mnie pod ten termin jak najbardziej można podciągnąć segregator czy skoroszyt.

Tak samo widzi to ANK
http://ank.gov.pl/edukacja-i-wydawnictwa/slownik-terminow-archiwalnych-a-z/teczka-aktowa

[MarcinP]

Segregator nie jest teczką aktową. Skoroszyt też nie jest.

[Marcin Kapała]

w rozporządzeniu przez termin teczka aktowa rozumie się -  "materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej".

W rozporządzeniu w instrukcji kancelaryjnej w § 15., który dotyczy uporządkowania dokumentacji spraw zakończonych przejmowanych do archiwum zakładowego, mowa jest również o umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej (w odniesieniu do materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat) oraz o umieszczeniu dokumentacji w teczkach aktowych wiązanych (w odniesieniu do pozostałej dokumentacji niearchiwalnej). Segregator nie będzie teczką wiązaną, nawet przy mocnym nagięciu przepisów