W instytucji, w której od niedawna pracuję, występują departamenty/biura w skład których wchodzą wydziały i samodzielne stanowiska pracy. Regulamin organizacyjny określa, że kom. org. jest departament lub biuro.
Jednocześnie instrukcja kancelaryjna mówi o znakowaniu spraw wg wzoru:
ABC-DE-FG-013-1/NN/12 gdzie:
ABC - symbol jednostki
DE - symbol departamentu/biura
FG - symbol wydziału/samodzielnego stanowiska pracy
NN - inicjały referenta
Skoro instrukcja każe znakować sprawy z symbolem wydziału, a wydział nie jest komórką organizacyjną, a z kolei znak teczki to symbol komórki i numer klasy z jrwa, to jak powinno się znakować teczki? DE-013 czy może DE-FG-013
Część departamentów prowadzi wspólny rejestr w danej klasie dla wszystkich wydziałów i tworzy jedną teczkę, pomijając w znakowaniu "FG" (łamiąc w ten sposób zapisy instrukcji kancelaryjnej), część zaś prowadzi rejestry dla każdego wydziału osobno i tworzy osobne teczki dla każdego wydziału.
Projekt nowych przepisów będzie dopiero w połowie roku, więc czy nie najrozsądniej byłoby zmienić regulamin organizacyjny tak, aby formalnie wydziały ustalić komórkami organizacyjnymi i w ten sposób usankcjonować znakowanie DE-FG-013, prowadzenie rejestrów dla każdego wydziału oraz osobnych teczek?
Inna sprawa dotyczy znakowania pism/spraw.
Instrukcja kancelaryjna mówi, że rejestrujemy sprawę tylko raz i każde kolejne pismo ma ten sam znak sprawy. Nie mówi o sposobie znakowania pism. Pracownicy natomiast do tej pory na formularzu spisu spraw prowadzili rejestr wszystkich pism. Kolejne pisma znakowali zaś różnie w zależności od departamentu. A to dodawali numer pisma zaraz po numerze sprawy, a to traktowali numer sprawy jako numer pisma. Chcąc to ujednolicić napisałem instrukcję przewidującą dodawanie numeru pisma po znaku sprawy, zgodnie z instrukcją kancelaryjną uznając, że znak sprawy stanowi cały ciąg znaków i nie powinno być żadnej ingerencji w ten ciąg.
Proszę o opinię.