Prowadzenie teczek - znak sprawy na spisie spraw

[Rovan]

Ostatnio naszył mnie pewne wątpliwości odnośnie tego, co należy wpisać w rubryce "znak pisma" na formularzu spisu spraw. Początkowo byłem przekonany, że w przypadku gdy sprawę wszczyna pismo przychodzące należy tam wpisać znak jakim opatrzył to pismo nadawca. Natomiast w przypadku gdy sprawę wszczyna pismo wytworzone "u nas" rubryki tej w ogóle się nie wypełnia.

Spotkałem się jednak niedawno z opinia, że w polu "znak pisma" należy wpisywać znak sprawy nadany jej w "naszej" jednostce.

Czy ktoś jest w stanie rozwiać moje wątpliwości?
Jeśli zaś w rubryce "znak pisma" wpisujemy znak pisma przychodzącego, to gdzie (jeśli w ogóle) wpisujemy na spisie spraw znak sprawy?

[MarcinP]

W rubryce znak pisma:
1. wpisuje się znak pismo zewnętrznego przychodzącego (nadanego w innej jednostce);
2. wpisuje się słowo "Własne", jeśli jest to pismo własne wychodzące na zewnątrz - rubryka nie może być pusta.
Nie wolno wpisywać znaku sprawy (pisma) własnego, gdy jest to nielogiczne - znak sprawy (pisma) wynika musi ze spisu spraw! Jeśli w rubrykach spisu spraw mamy kolejno: rok (np. 2011), symbol komórki (np. OR), symbol z JRWA (np. 1425) i poniżej kolejno ponumerowane w kolumnach sprawy, to znak sprawy właśnie wynika z tego układu spisu spraw, tj. sprawa pod numerem 6 ma więc znak: OR.1425.6.2011
Mam nadzieję, że w miarę jasno to skleciłem 

[Rovan]

Dzięki. Już się zaczynałem bać, że przez kilka lat źle doradzałem k.o.

[mjola]

 Witam,

a jak postąpić z co miesięcznym sprawozdaniem merytorycznym, które wychodzi na zewnątrz do organizatora instytucji.
Czy co miesiąc mamy nową sprawę, czy jedna sprawa to dwanaście sprawozdań z całego roku ?

z góry bardzo dziękuję za odpowiedź

[archiwistka90]

To juz chyba zależy od Ciebie, jak wygodniej. Ja zrobiłabym 12 spraw.

[stany]

Uważam ,że powinno  być 12 spraw ,bo każde sprawozdanie miesięczne to inna sprawa w tej teczce.
Pozdrawiam

[MarcinP]

Każde sprawozdanie jest odrębną sprawą. Traktowanie wszystkich sprawozdań jako jednej sprawy jest błędne.

[Jarek]

To taki błąd i nie błąd. Nie ma jednoznacznych kryteriów pozwalających przełożyć definicję sprawy na to co jest nią w praktyce. A praktyka czasem dąży do minimalizowania ilości zakładanych spraw.

[stany]

To taki błąd i nie błąd. Nie ma jednoznacznych kryteriów pozwalających przełożyć definicję sprawy na to co jest nią w praktyce. A praktyka czasem dąży do minimalizowania ilości zakładanych spraw.

To znaczyłoby, że w spisie sprawy jako wszczęcie sprawy będzie w lutym - /sprawozdanie za styczeń/ , a zakończenie w styczniu następnego roku za grudzień. Tak u mnie w urzędzie się nie robi i chyba nikt tak nie postępuje.
 
Pozdrawiam

[rogger]

A jeśli nadawcą jest osoba fizyczna, która nie nadaje numeru pisma, to co należy wpisać w rubryce znak pisma?

[atriza]

U mnie w takiej sytuacji wpisuje się znak "-". Niektóre komórki wpisują też "brak znaku" i myslę, że to też nie jest błąd.

[marcia]

U mnie z kolei w tej rubryce wpisujemy drukowanymi literami imię i nazwisko klienta.

[Jarek]

U mnie z kolei w tej rubryce wpisujemy drukowanymi literami imię i nazwisko klienta.

A co wpisujecie w rubryce "Od kogo wpłynęła"?

[marcia]

A to tak wpisujemy imię i nazwisko, że w sumie zajmuje to dwie rubryki ale data pisma się jeszcze zmieści

[konsacz]

Witam. Jaką datę należy wpisać w rubryce "z dnia" dla pisma przychodzącego które wszczyna sprawę, czy datę w pieczęci wpływu nadanej w sekretariacie czy datę wytworzenia pisma?