Prowadzenie teczek - problem z datami skrajnymi - teczka A

[ethif]

mam pytanie dotyczące jak umieścić sprawy wszczęte pod koniec roku i/lub takie które nie zakończyły się w danym roku kalendarzowym??

(żeby było łatwiej mnie zrozumieć, podam przykład) np. sprawa X została rozpoczęta w 2006 roku i w roku 2006 nie została zakończona to należy całą dokumentację umieścić w teczce (i oddać do archiwum wraz ze sprawami z 2006 roku) czy umieścić ją w teczce w roku w którym została zakończona sprawa X ?

dziękuję z góry za pomoc.

[Jarek]

ethif ... to pytanie z zakresu elementarnej wiedzy o sposobie prowadzenia dokumentacji .... 
Teczka rzeczowa z danego roku kalendarzowego zawiera wszystkie sprawy wszczęte w tym roku.
pozdrawiam

[ethif]

wiem, że to pytanie było trochę głupie 
ale właśnie dzisiaj zdając teczki do aż kilkadziesiąt do mnie wróciło z adnotacją, że są błędnie zrobione, że właśnie sprawa powinna być wpięta w teczkę i zarejestrowana w roku w którym się zakończyła a nie w którym została wszczęta, a jeśli sprawa toczyła się kilka lat to co rok powinna być przenoszona do innej teczki.....

no i totalnie mnie to zaskoczyło, a że to nie ja jestem archiwistą ja tylko moje dokumenty dostarczam do zakładowego archiwisty, to może ja coś robię źle (wolę się upewnić, bo osobiście nie wyobrażam sobie odszukiwania spraw przy takim systemie przekładania w teczkach)

dodatkowo mam pytanie co ze sprawami wszczętymi pod koniec roku a nie zakończonymi czy należy je usunąć z rejestru danego roku i zarejestrować pod nowym numerem w kolejnym roku? (np. mając sprawę 352 w roku 2009 wszczętą 20.12.2009 to z dniem 1.01.2010 powinna zostać wpisana pod numerem 1 w 2010 roku)?

 

mam nadzieje, że zostanie mi wybaczona moja ignorancja i totalny brak wiedzy na temat archiwizowania dokumentów, ale dopiero się uczę i staram się zrobić to poprawnie, stąd moje banalne (zapewne) pytania.
dziękuję wszelką za pomoc.

[Jarek]

To jakaś piramidalna bzdura. Co za archiwista to wymyśla? Macie przecież instrukcję kancelaryjną, skoro stosujecie system bezdziennikowy i to was obowiązuje, a nie czyjeś dziwne pomysły.
Sprawy wszczęte w jednym roku załatwia się również w następnym bez przerejestrowywania. Po prostu teczka spraw wszczętych w 2009 r. będzie miała daty skrajne 2009-2010, ot i wszystko.

[Ewa33]

Popieram w pełni Jarka!!! Powinniście zmienić archiwistę, zresztą nie zasługuje na to miano!!!
A teraz ad rem rejestracja spraw dokonywana jest w momencie ich wszczęcia a nie zakończenia (sic!) Zresztą jaki by był sens ich rejestrowania w momencie zakończenia. Przecież prowadząc sprawę wytwarzamy i gromadzimy dokumentację w sprawie, którą oznaczamy znakiem sprawy po to by było nią łatwo zarządzać w komórce organizacyjnej. Rejestracja spraw nie jest więc czynnością związaną z przekazywaniem akt do archiwum. Jeżeli akta nie były rejestrowane to ustala się dla nich tylko kwalifikację archiwalną (czyli oznacza się je wyłącznie kategorią archiwalną).
Co do dat skrajnych to w systemie bezdziennikowym warto oznaczać daty skrajne teczek z aktami w inny sposób niż to się na co dzień przyjęło, tj. tak jak pisze Jarek. To co teraz napiszę jest jednak jedynie precyzowaniem informacji i spokojnie może być uznana za przesadę, ale z doświadczenia wiem, że ułatwi życie.
Skoro teczka została założona w 2006 r., a sprawy w niej zarejestrowane się nie zakończyły i były kontynuowane to warto zapisać daty następująco: 2006[2007], wtedy wiadomo, że teczkę założono w 2006 i kontynuowano w 2007. Skąd moja propozycja? Ano stąd, że gdyby dla tego samego symbolu z JRWA założono teczkę w 2007 i przeniesiono do niej jakieś akta z 2006 (np. w wyniku wznowienia w 2007 r. sprawy zakończonej w 2006 r.), to wtedy daty skrajne byłyby zapisane [2006]2007. Gdyby więc za każdym razem zapisać 2006-2007 to nie byłoby w spisie zdawczo-odbiorczym widać, która teczka jest z roku 2006 a która z 2007.

Mam nadzieję że mój wywód jest jasny 
Pozdrawiam serdecznie

[Hanna Staszewska]

Przyznaję, że nie bardzo rozumiem...
Zawsze mi się wydawało, że datacja ustalona dla teczki powinna oddawać zakres chronologiczny zawartych tam materiałów, a nie datę rejestracji sprawy. W nawiasach kwadratowych podajemy zaś ewentualne priora lub posteriora (ale dotyczy to dziedziczenia akt przez innego aktotwórcę).
Nie spotkałam się jeszcze z praktyką opisaną przez Ewę33...
 
A jak jest u was?

Pozdrawiam

PS. Poza wszystkim to jest chyba niezgodne z obowiązującymi przepisami...

 

[Jarek]

Wszystko jest w zgodzie z przepisami, tylko przepisy są do d....
W bezdziennikowym systemie kancelaryjnym zgubił się gdzieś "rok" jako dodatkowy rekord opisujący teczkę a zostały tylko "daty skrajne". Będę miał np. 2 teczki OK.IV.0823 jedną o datach skrajnych 2006-2007, drugą 2006-2008 i mogę sobie tylko zgadywać która zawiera sprawy wszczęte w 2006 a która w 2007 r ...  Alternatywą dla rozwiązania proponowanego przez Ewę byłoby wpisywanie tego roku np. w tytule teczki albo dodanie kolumny w spisie zdawczo-odbiorczym.

[Ewa33]

Nawiązując do wypowiedzi Hanny Staszewskiej, zastanawiam się z jakimi przepisami jest niezgodne moje rozumowanie? Konstytucją, ustawą, rozporządzeniem? A może wskazówkami metodycznymi?
Generalnie uważam, że archiwa państwowe nie poradziły sobie z metodyką opracowania akt narastających w kancelarii bezdziennikowej i nie wsłuchują się w to z czym borykają się archiwiści zakładowi. Właśnie wyeksponowanie roku założenia teczki w opisie teczki jest istotne w wyszukiwaniu akt spraw. Uważam że zaproponowany przeze mnie pomysł nie kłóci się z "przepisami". Natomiast jak najbardziej do uwzględnienia i rozważenia jest pomysł Jarka. Jeżeli coś pomaga w codziennym życiu zwłaszcza w głębi informacyjnej opisu teczki, to chyba nie szkodzi przepisom Zresztą zawsze to można później w przepisach uwzględnić
Pozdrawiam

[stany]

       Witam.
   Żeby rozróżnić dwie czy więcej teczek z tego samego roku czy z dwóch lat  o tych samych symbolach klasyfik. piszemy na teczce np. Tom / teczka/ I ,II czy III , no i po sprawie-uważam ,że nie ma potrzeby robienie dodatkowych kolumn,czy pisania roku w tytule, tom załatwia chronologię kilku teczek o identycznych symbolach.
    Stosuję również opis  na teczce np. spr. 1-55 ,na kolejnej teczce spr. 56-89  itd. -jeżeli jest więcej tomów o wspólnych symbolach.
  W nawiasach piszę  np. [ za 2006r.] pod hasłem na teczkach z 2007r -dot. to np. sprawozdań rocznych , bo nie ma w teczce materiałów z datą 2006r ,tylko są dokumenty z 2007r. , czyli sprawozdanie za 2006r. sporządzone w 2007 roku,a wiec teczka wytworzona w 2007r.
  Gdy sprawy nie były rejestrowane w danej teczce to trzeba to uczynić przed  przekazaniem akt do AZ ,bo jak archiwista ma wiedzieć co odbiera -czyli taka teczka jest nieuporządkowana i archiwista nie przyjmuje do AZ.
  Nie rozumiem-cyt.z Ewa 33:  Rejestracja spraw nie jest więc czynnością związaną z przekazywaniem akt do archiwum. Jeżeli akta nie były rejestrowane to ustala się dla nich tylko kwalifikację archiwalną ( czyli oznacza się je wyłącznie kategorią archiwalną ).


                                                                                                            Pozdrawiam

[Jarek]

Chyba nie do końca zrozumiałeś w czym problem - teczka spraw wszczętych w danym roku kalendarzowym ma być osobną pozycją na spisie i kropka. Tu nie chodzi o kolejne tomy akt w obrębie roku, tylko o teczki z różnych lat.
Takie pisanie w nawiasach kwadratowych to uzupełnianie tytułu teczki, też nie ma to związku z tym o czym piszemy w tym wątku.

Gdy sprawy nie były rejestrowane w danej teczce to trzeba to uczynić przed  przekazaniem akt do AZ ,bo jak archiwista ma wiedzieć co odbiera -czyli taka teczka jest nieuporządkowana i archiwista nie przyjmuje do AZ.

Nic podobnego, nie wiem skąd czerpiesz takie pomysły.

 

Nie rozumiem-cyt.z Ewa 33:  Rejestracja spraw nie jest więc czynnością związaną z przekazywaniem akt do archiwum. Jeżeli akta nie były rejestrowane to ustala się dla nich tylko kwalifikację archiwalną ( czyli oznacza się je wyłącznie kategorią archiwalną ).

Jeśli tego nie rozumiesz to chyba czas uzupełnić wiedzę np. na kursie archiwalnym ... 

pozdrawiam 

[ethif]

Witajcie.

dziękuję za pomoc 
archiwum się pozbyłam... mimo głupiego tłumaczenia archiwisty, że on się dopiero uczy, bo przekazano mu ten dział, ale chyba przekazano mu bo miał jakąś przynajmniej podstawową wiedzę na ten temat, pracował z osobą która zajmowała się wcześniej archiwum... ale mniejsza o to 

z racji tego, że rozpoczęłam ten wątek to piszę tutaj... (żeby nie zakładać kolejnych i nie śmiecić na forum)
bo mam 3 pytania 

1. mam w biurze jakieś stare mapy, które ktoś kiedyś używał, leżą sobie złożone i zajmują w sumie miejsce, bo z racji tego, że są stare to trochę mało aktualne (jakieś stare mapy ewidencyjne miast, wsi,gminy, jakieś stare projekty, dodam, że mam zaktualizowane wszystkie mapy) czy na takie dokumenty są sposoby przekazania do archiwum? czy mogę je zwyczajnie zniszczyć we własnym zakresie?

2. w moim biurze wydaję decyzję bezterminowe, decyzje te są potrzebne żeby uzyskać później różne inne pozwolenia, a żeby uzyskać pozwolenie to należy mieć decyzję z klauzulą ostateczności. czasami po tą klauzulę przychodzą osoby z decyzjami które zostały z archiwizowane, a one muszą mieć klauzulę ostateczności na swoim egzemplarzu decyzji i teraz powstał problem kto ma się tym zajmować, bo dokumenty są w archiwum, czy to ja jako osoba która wytworzyła tą decyzję mam wyciągnąć te dokumenty z archiwum i oznaczyć klauzulą ostateczności czy powinien to zrobić archiwista?

3. podobny problem jest w przypadku robienia kserokopii decyzji i "zgodności z oryginałem" czy wyciągnięcie takiej decyzji z archiwum, kserowanie i oznaczenie kserokopii zgodnej z oryginałem jest moim zadaniem czy powinno być to zadaniem archiwisty?

z góry dziękuję za pomoc z tymi zagadnieniami . pozdrawiam

[Jarek]

ad. 1 Ech, nóż się w kieszeni otwiera ...  Nigdy żadnej dokumentacji nie należy niszczyć we własnym zakresie. Napisałem w innym miejscu: nie oczekuj porad które pomogą usprawiedliwić Ci łamanie obowiązujących przepisów lub nieznajomość podstawowych zasad postępowania z dokumentacją http://www.ifar.nac.gov.pl/index.php?topic=1564.0 Ale i tak dobrze że pytasz, a nie niszczysz bez pytania.

ad. 2 Stwierdzanie ostateczności decyzji to element postępowania administracyjnego, tylko Ty możesz to zrobić.

ad. 3 Pracownicy mojego urzędu sami potwierdzają sobie kopie dokumentów z archiwum i raczej nie wyobrażam sobie innego rozwiązania. Z instrukcji kancelaryjnej wynika, że pracownicy w ramach prowadzonych spraw (postępowań) potwierdzają kopie dokumentów.

[ethif]

ad. 1 Ech, nóż się w kieszeni otwiera ...  Nigdy żadnej dokumentacji nie należy niszczyć we własnym zakresie. Napisałem w innym miejscu: nie oczekuj porad które pomogą usprawiedliwić Ci łamanie obowiązujących przepisów lub nieznajomość podstawowych zasad postępowania z dokumentacją http://www.ifar.nac.gov.pl/index.php?topic=1564.0 Ale i tak dobrze że pytasz, a nie niszczysz bez pytania.

oj nie, nie miałam zamiaru niszczyć tego na własną rękę

pomysł z przepuszczeniem map przez niszczarkę wymyślił mój kierownik... podobnie jak spychanie na archiwistę "zgodności z oryginałem" i klauzuli ostateczności... aż szkoda o tym mówić, bo zaczynam mieć wrażenie, że z idiotami pracuję.

tylko nie wiem czy kwalifikować to jako dokumentację, bo np. mam mapy ewidencyjne całej mojej gminy, które zostały zakupione w starostwie powiatowym w wydziale geodezji, są one tylko i wyłącznie na mój własny i moich współpracowników użytek, na tych mapach nanoszę potrzebne mi informację, co kilka lat zakupywane są aktualne mapy...
teraz chciałabym się pozbyć tych starych, ale nie bardzo wiem jak to zakwalifikować, jako jedną z kategorii:    "Mapa zasadnicza, Matryce i nakładki tematyczne mapy zasadniczej, Mapy topograficzne, Mapy tematyczne"?

ad. 2 Stwierdzanie ostateczności decyzji to element postępowania administracyjnego, tylko Ty możesz to zrobić.

ad. 3 Pracownicy mojego urzędu sami potwierdzają sobie kopie dokumentów z archiwum i raczej nie wyobrażam sobie innego rozwiązania. Z instrukcji kancelaryjnej wynika, że pracownicy w ramach prowadzonych spraw (postępowań) potwierdzają kopie dokumentów.

dziękuję za odpowiedź.

[Jarek]

tylko nie wiem czy kwalifikować to jako dokumentację, bo np. mam mapy ewidencyjne całej mojej gminy, które zostały zakupione w starostwie powiatowym w wydziale geodezji, są one tylko i wyłącznie na mój własny i moich współpracowników użytek, na tych mapach nanoszę potrzebne mi informację, co kilka lat zakupywane są aktualne mapy...
teraz chciałabym się pozbyć tych starych, ale nie bardzo wiem jak to zakwalifikować, jako jedną z kategorii:    "Mapa zasadnicza, Matryce i nakładki tematyczne mapy zasadniczej, Mapy topograficzne, Mapy tematyczne"?

No, ja niestety nie jestem biegły w postępowaniu z taką dokumentacją. Czytanie wykazu akt ułatwi może  posługiwanie się rozporządzeniem Ministra SWiA z dnia 17 maja 1999 r. w sprawie określenia rodzajów materiałów stanowiących państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny, sposobu i trybu ich gromadzenia i wyłączania z zasobu oraz udostępniania zasobu (Dz. U. Nr 49, poz. 493), ale to pewnie znasz.