Przekazywanie materiałów archiwalnych do ap - po jakim czasie do AP?

[martusia1807]

Czy mogę do AP oddać materiały wytworzone wcześniej niż 25 lat temu, a mianowicie z roku 1990?

[luke]

Witam,
zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r.
w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiało?w archiwalnych do archiwo?w państwowych.

§ 10. 1. Jednostki organizacyjne przekazują materiały archiwalne do właściwego archiwum państwowego nie po?źniej niż po upływie 25 lat od ich wytworzenia, z zastrzeżeniem ust. 2.

Zatem, jeżeli jesteś pewna, że w Twoim urzędzie nikt nie będzie korzystał z tych akt, możesz je oczywiście oddać do AP.

[Katarina]

witam,
a ja mam odwrotne pytanie: wolelibyśmy w muzeum, zeby ta dokumentacja została u nas po upływie 25-letniego okresu przechowywania. Jest ona cały czas używana przez działy merytoryczne i ważna dla nas pod względem historycznym naszej placówki. Jak argumentować, aby nasza dokumentacja została u nas? Jak wybrnąć z tej sytuacji? Jak uzyskać zgodę na umowę użyczenia bądź jeszcze lepiej - powierzenia?

[luke]

Na początek parę uwag:

• użyczenie

- właściwe terytorialnie AP podejmuje decyzję, na podstawie m.in.
- prawidłowo uporządkowanych akt, zgodnie z przepisami archiwalnymi,
- użyczenie obejmuje doprecyzowaną w spisach zdawczo - odbiorczych ilość materiałów archiwalnych,
- użyczenie jest tylko na, z góry,  określony czas,
- AP przeprowadzi ekspertyzę przed użyczeniem,
- umowy użyczenia zawierane są np. z Oddziałami TVP S.A., z Polskim Radiem, etc., ale także np. ze starostwami powiatowymi

• powierzenie

- rozpatrzenie w gestii Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych,
- na podstawie art. 38 Ustawy o narodowym zasobie ...
- powierzenie może być na stałe lub na czas określony,
- powierzenie obejmuje całość m.a.
- jednostka ubiegająca się o powierzenie musi mieć wdrożone przepisy kancelaryjno - archiwalne,
- pracownikami archiwum zakładowego mogą być tylko osoby posiadające przygotowanie archiwalne,
- powierzenie ma zastosowanie np. w przypadku archiwów  szkół wyższych, archiwów Polskiej Akademii Nauk (od 1984 r., jak dobrze pamiętam), etc.

Jak z powyższego widać użyczenie jest łatwiejsze, no i jest rozstrzygane przez Archiwum Państwowe a nie przez NDAP.
W Twoim przypadku, chyba starałbym się o umowę użyczenia, ale nie znam sytuacji w Muzeum, więc nie chcę niczego doradzać.
Może ktoś uzupełni moje uwagi i sama zdecydujesz

[/list]

[Katarina]

bardzo dziękuję za tak prędką odpowiedź
no tak, z użyczeniem sprawa będzie łatwiejsza, o powierzeniu (jak i użyczeniu) wspominał nam pracownik nadzoru właściwego nam archiwum państwowego. w trakcie kontroli uznał, że z użyczeniem nie będzie problemu, po czym po upływie znacznego czasu dostałyśmy odpowiedź, że nie będzie ono możliwe, gdyż rzekomo leży to w gestii NDAP i do nich należy się kierować z tą prośbą! Powołał się na zmianę przepisów, która miała nastąpić na początku tego roku. Szukamy, szukamy i nigdzie owej zmiany nie możemy się dopatrzyć. Czy wiadomo coś na ten temat?
PS. wszelkie warunki do użyczenia nasze archiwum spełnia

[luke]

Zmiana przepisów piszesz, hmm
jeśli to prawda to coś mi umknęło,
w każdym razie postaram się dowiedzieć czegoś więcej.

[Katarina]

czy istnieje jakieś rozporządzenie NDAP, które reguluje zasady i warunki na jakich Archiwa Państwowe mogą wydawać zgody na użyczenie materiałów archiwalnych? zasłyszałam od znajomego, że jest takie rozporządzenie z 1999 roku, tylko wspólnie nie możemy go znaleźć :/

[nikodem.b]

Wydaje mi się, że podstawą prawną użyczenia - również materiałów archiwalnych - mogą być jedynie przepisy kodeksu cywilnego (art. 710-719)
NIKodem

[Ewa33]

• użyczenie

- właściwe terytorialnie AP podejmuje decyzję, na podstawie m.in.
- prawidłowo uporządkowanych akt, zgodnie z przepisami archiwalnymi,
- użyczenie obejmuje doprecyzowaną w spisach zdawczo - odbiorczych ilość materiałów archiwalnych,
- użyczenie jest tylko na, z góry,  określony czas,
- AP przeprowadzi ekspertyzę przed użyczeniem,
- umowy użyczenia zawierane są np. z Oddziałami TVP S.A., z Polskim Radiem, etc., ale także np. ze starostwami powiatowymi


Jak z powyższego widać użyczenie jest łatwiejsze, no i jest rozstrzygane przez Archiwum Państwowe a nie przez NDAP.
W Twoim przypadku, chyba starałbym się o umowę użyczenia, ale nie znam sytuacji w Muzeum, więc nie chcę niczego doradzać.
Może ktoś uzupełni moje uwagi i sama zdecydujesz [/list][/list]

Jestem bardzo zmartwiona tym co napisał "luke", bo niestety świadczy to o braku rozeznania.

Użyczenie materiałów archiwalnych jest sprawą wyjątkową wywiedzioną z kodeksu cywilnego i archiwa państwowe mogą stosować umowę użyczenia tylko w odniesieniu do sprywatyzowanych podmiotów i to będących sukcesorami likwidowanego podmiotu państwowego lub samorządowego, a użyczenie może dotyczyć jedynie materiałów archiwalnych sprzed 25 lat.
Podmioty państwowe i samorządowe mogą się starać jedynie o powierzenie wynikające z art. 38.
Sprawy Telewizji i Radia była z tego co wiem wyjątkowa i wynikała z zawartego wcześniej porozumienia.
Dlatego też z żadnym starostwem nie można zawrzeć umów użyczenia.
Muzeum może więc również jedynie za pośrednictwem właściwego miejscowo archiwum państwowego wystąpić o powierzenie materiałów archiwalnych.

Zastanawiam się jedynie co to znaczy, że użyczenie jest "łatwiejsze"

[Szymon]

bardzo dziękuję za tak prędką odpowiedź
no tak, z użyczeniem sprawa będzie łatwiejsza, o powierzeniu (jak i użyczeniu) wspominał nam pracownik nadzoru właściwego nam archiwum państwowego. w trakcie kontroli uznał, że z użyczeniem nie będzie problemu, po czym po upływie znacznego czasu dostałyśmy odpowiedź, że nie będzie ono możliwe, gdyż rzekomo leży to w gestii NDAP i do nich należy się kierować z tą prośbą! Powołał się na zmianę przepisów, która miała nastąpić na początku tego roku. Szukamy, szukamy i nigdzie owej zmiany nie możemy się dopatrzyć. Czy wiadomo coś na ten temat?
PS. wszelkie warunki do użyczenia nasze archiwum spełnia

mam ten sam problem, więc ponawiam wątek: bunt pracowników pionu merytorycznego, żeby nie przekazywać materiałów archiwalnych.... stąd pytanie: czy trzeba przekazać wszystkie jednostki archiwalne, dla których minęło 25-lat? czy mogę coś jednak u siebie pozostawić w archiwum zakładowym?
lub czy są problemy dodatkowe z powierzeniem?
Proszę o wskazówki i porady

[Rovan]

Wszystkie archiwa zakładowe (z wyjątkiem archiwów z powierzonym zasobem) mają obowiązek przekazywania materiałów archiwalnych do AP:
- papierowych po 25 latach (w przypadku archiwów wyodrębnionych po 50, w przypadku akt stanu cywilnego po 80-100 latach)
- elektronicznych po 10 latach od wytworzenia