Z początkiem kwietnia br. AP Płock przystąpiło do realizacji projektu skanowania i indeksowania akt stanu cywilnego jednej z parafii ? rzymskokatolickiej w Płocku z lat 1867-1907.Przesłanki do realizacji projektu:- zauważalne od kilku lat zwiększenie zainteresowania ze strony użytkowników aktami stanu cywilnego i w konsekwencji postępująca fizyczna degradacja tychże materiałów archiwalnych,
- zwiększona ilość zamawianych reprodukcji, wynikająca m.in. z obniżenia w 2008 roku stawek za powielanie materiałów archiwalnych,
- ubiegłoroczna narada u Naczelnego Dyrektora przed spotkaniem z genealogami. Dyrektor Radoń wrócił wtedy do swoich planów wypracowania czegoś na kształt misji, którą miałyby realizować archiwa państwowe. W kontekście spotkania z genealogami zasugerował, iż częścią tej misji mogłoby być szersze, niż dotychczas udostępnianie akt stanu cywilnego.
Działania, jakie podjęliśmy dotychczas:1. W roku ubiegłym wytypowano do projektu zespół archiwalny, kierując się nie tylko ilością wypożyczeń, ale i planami wpisania się w promocję miasta Płocka.
2. Również w 2008 roku wyposażyliśmy Pracownię Naukową w 6 stanowisk komputerowych z dostępem do Internetu oraz baz lokalnych na własnym serwerze.
3. Zliczyliśmy liczę rekordów (nie jest ona równa liczbie skanów ? vide dalej).
4. W roku bieżącym złożyliśmy wniosek o dofinansowanie projektu z dwóch źródeł: z Fundacji ?Fundusz Grantowy dla Płocka? (dot. ksiąg z lat 1867-1907 ? wpisy rosyjskojęzyczne) oraz ze środków NDAP (1826-1866). O dotację z Fundacji wystąpiło Stowarzyszenie Przyjaciół Archiwum Państwowego w Płocku (Archiwum nie może być beneficjentem takich środków), a o dotację z NDAP ? AP Płock. Z pierwszego źródła otrzymaliśmy 50%, z drugiego 0%, co przełożyło się na zakres realizacji projektu.
5. Podjęliśmy akcję promocyjną projektu w mediach: TV Kurier Mazowiecki oraz artykuły w Gazecie Wyborczej
http://miasta.gazeta.pl/plock/1,35681,6337009,Dla_kogo_pieniadze_z_Fundacji_Fundusz_Grantowy.html,
http://miasta.gazeta.pl/plock/1,35681,6340969,Poszukaj_przodka_w_sieci.html6. Ustaliliśmy: rozdzielczość skanowania (150 dpi) oraz kształt budowy bazy w oparciu o tabele w Excelu.
7. Zbudowaliśmy zespół, który realizuje projekt (2 osoby skanują akta, 5 osób wprowadza dane do tabel). Skanowanie odbywa się wyłącznie na miejscu, w siedzibie AP Płock, wprowadzanie danych odbywa się: z oryginałów ksiąg ? na miejscu, ze skanów ? w domach zleceniobiorców; wszystko poza planem pracy i poza godzinami służbowymi.
8. Zbudowaliśmy podstronę na stronie domowej AP Płock. Strona (w budowie) znajduje się pod adresem
http://www.archiwum.plock.com/acts.php9. Dotychczas zeskanowano blisko 8.000 aktów, do bazy wprowadzono prawie 15.000 rekordów ? ich umieszczanie na stronie odbywa się sukcesywnie w miarę wypełniania bazy danych.
Zakres projektu:- w związku z tym, iż dotacja z Fundacji opiewa na 50% kosztów realizacji projektu, brakującą sumę uzupełnią środki własne Stowarzyszenia oraz AP Płock,
- brak dotacji z NDAP skutkuje tym, iż projekt realizowany będzie wyłącznie w zakresie lat 1867-1907,
- czas trwania projektu ? do 31.12.2009,
- ilościowy rozmiar zadania: 41.873 rekordy (w tym podwójna ilość rekordów, dotyczących aktów małżeństw), 38.693 skany (1 akt = 1 skan + 1 strona indeksów = 1 skan).
Zakładany efekt:1. na stronie internetowej: wyłącznie wyszukiwarka (docelowo dwujęzyczna ? PL-EN) z opcją zamawiania konkretnych skanów.
2. w Pracowni Naukowej ? dostęp do ww. bazy i/lub dostęp do bazy lokalnej z możliwością oglądania skanów.
Podsumowanie:- projekt ma charakter pionierski, w związku z tym na pewno nie ustrzegliśmy się różnych błędów. Wszelkie uwagi przyjmiemy ochoczo ? wyciągniemy wnioski na przyszłość,
- do kontynuacji projektu potrzebne są tylko trzy rzeczy: pieniądze, pieniądze, pieniądze... Na: profesjonalny skaner (np. typu kołyskowego), na zlecanie prac, na rozbudowę serwera itp. Możliwości pozyskania środków z funduszy europejskich ? problematyczne ? brak środków na wkład własny.
Uwagi proszę nadsyłać na adres: archiwum@plock.com
