Czy "dokument elektroniczny" jest rodzajem materiałów archiwalnych

[Wojciech Woźniak]

Witam,
obecnie w przepisach o ewidencji http://archiwa.gov.pl/repository/decyzje/dec_03_2004.pdf z późn. zmianami wskazane są następujące rodzaje materiałów archiwalnych:
aktowe materiały archiwalne,
dokumenty pergaminowe i papierowe,
dokumentacja techniczna,
dokumentacja kartograficzna,
dokumentacja fotograficzna,
filmy,
nagrania dźwiękowe,
pieczęcie,
inne,
Rodzi się pytanie, czy do owych "innych" zalicza się kategoria "dokument elektroniczny" i czy wobec tego czas już ją wyodrębnić? Czy może jest zupełnie inaczej (proszę spojrzeć na sprawozdanie opisowe z ubiegłego roku! http://archiwa.gov.pl/repository/decyzje/wzor_sprawoz_opis.rtf) i kategoria "dokument elektroniczny" ma się nijak do rodzaju materiałów archiwalnych? Ale jeśli tak, to czym jest to określenie i czy należy je w jakiś sposób ująć w archiwalnej ewidencji?

pozdrawiam
Wojtek

[Filip Kwiatek]

Może należy dokonać rozróżnienia na dokumenty elektroniczne typu "born digital", które nie mają odpowiedników papierowych i na dokumenty elektroniczne, które są jedynie formą zapisu istniejących dokumentów papierowych. Te pierwsze mogłyby być wyodrębnione jako odrębna kategoria, natomiast te drugie to po prostu coś w rodzaju postaci?, formy? np. ułatwiającej zarządzanie papierowymi dokumentami. Według mnie w ewidencji należałoby ująć tylko "born digital". Chyba, że np. skan dokumentu jest jedynym zachowanym zapisem.   

[Wojciech Woźniak]

Witam,

Może należy dokonać rozróżnienia na dokumenty elektroniczne typu "born digital", które nie mają odpowiedników papierowych i na dokumenty elektroniczne, które są jedynie formą zapisu istniejących dokumentów papierowych. Te pierwsze mogłyby być wyodrębnione jako odrębna kategoria, natomiast te drugie to po prostu coś w rodzaju postaci?, formy? np. ułatwiającej zarządzanie papierowymi dokumentami. Według mnie w ewidencji należałoby ująć tylko "born digital". Chyba, że np. skan dokumentu jest jedynym zachowanym zapisem.  

Filip słusznie zauważa, że sprawę komplikują jeszcze cyfrowe kopie materiałów archiwalnych. Ale właśnie tu kluczowe jest to że są to kopie. Należałoby więc zadać kolejne pytanie: czy i jak ująć w ewidencji cyfrowe kopie materiałów archiwalnych? Może zostawmy tę sprawę na osobną dyskusję a teraz zajmijmy się tylko materiałami "digital born"?

pozdrawiam
Wojtek

[Filip Kwiatek]

Używany przez NAC system informatyczny pozwala nam na wybór w polu "nośnik" opcji "cyfrowy" w przypadku, gdy dysponujemy jedynie zdigitalizowaną postacią zdjęcia czy nagrania. Zatem jest to pewna forma ewidencji "born digital"... Co o tym sądzicie?

[Wojciech Woźniak]

Witam,

Używany przez NAC system informatyczny pozwala nam na wybór w polu "nośnik" opcji "cyfrowy" w przypadku, gdy dysponujemy jedynie zdigitalizowaną postacią zdjęcia czy nagrania. Zatem jest to pewna forma ewidencji "born digital"... Co o tym sądzicie?

W tym przypadku mamy do czynienia z kopią. To zupełnie odrębna sprawa - proponuję skupić się na dokumentach elektronicznych powstałych jako takie, a więc właśnie - digital born. Jednocześnie jednak trop nośnika wydaje się tu jakimś pomysłem do zastosowania wobec ewidencji dokumentów elektronicznych, a ściślej wobec pomysłu ujęcia ich w ewidencji materiałów archiwalnych. Nośniki jednak mamy dość zróżnicowane i ograniczenie ich do alternatywy: analogowy - cyfrowy może być mylące. Samo jednak to rozróżnienie wydaje się dość kuszące. Może więc spróbować zastosować nowy element opisu: postać: analogowa - cyfrowa?*

*O ile oczywiście uznamy, że "dokument elektroniczny" to nie rodzaj materiałów archiwalnych, bo to ciągle kwestia otwarta.

[Maciej Zdunek]

Sprawa nie jest (?) taka prosta.

Z jednej strony wydaje się, że dokument elektroniczny nie stanowi odrębnego rodzaju dokumentacji. Przecież w tej postaci może być zarówno dokument, jak i nagranie, czy mapa. A więc, tak jak pisze Wojtek, będzie to postać, czy forma dokumentacji (w odróżnieniu od np. papierowej), ale nie rodzaj (o czym świadczyłby też wzór sprawozdania opisowego, przywoływany przez Wojtka). Czyli: czy mapa będzie na papierze, folii, płótnie, czy szkle, czy tez będzie w postaci cyfrowej ? pozostaje zawsze mapą.

Z drugiej zaś strony dokument elektroniczny to nie tylko zawartość, ale i specyficzna, ściśle określona struktura dokumentu i metadane. A więc wydaje się to czymś innym niż tradycyjne rodzaje dokumentacji.

A więc czy to tylko kwestia formy, czy coś więcej?

[Filip Kwiatek]

Mnie też bliżej jest do stwierdzenia, że to forma. Przynajmniej na dziś. A co wtedy, gdy dokumenty elektroniczne "wyprą" papierowe? Czy to będzie też tylko forma? Raczej oryginalna postać...
Btw. mamy też w zasobie NAC fotografie z aparatu cyfrowego, czyli nie kopie...

[Anna Laszuk]

Warto przywołać sformułowane przez Kajetana Wojsyka, informatyka i członka Rady Archiwalnej, rozróżnienie, mające na celu uporządkowanie terminologii, zgodnie z którym dokument może mieć formę pisma, umowy, ustawy, dźwięku itd. Może być też w postaci papierowej, elektronicznej. Stosowane w archiwach kategorie rodzaju dokumentacji oparte są raczej na jej formie niż postaci. Z drugiej strony, dokument elektroniczny stanowi na tyle wyjątkowy "rodzaj", że w projekcie sprawozdania statystycznego KN-1, nie wprowadzonego jeszcze przez GUS, zaprojektowano dla niego odrębną tabelę. Ujmowane być w niej mają dokumenty born digital, przejęte przez archiwum.

[Wojciech Woźniak]

Witam,

Z drugiej strony, dokument elektroniczny stanowi na tyle wyjątkowy "rodzaj", że w projekcie sprawozdania statystycznego KN-1, nie wprowadzonego jeszcze przez GUS, zaprojektowano dla niego odrębną tabelę. Ujmowane być w niej mają dokumenty born digital, przejęte przez archiwum.

Rzeczywiście w projekcie sprawozdania, o którym pisze pani Anna Laszuk dokumenty elektroniczne znalazły się w dziale I Zasób archiwum państwowego pod nr. 13, podczas gdy numery 04-12 to miejsce na informacje o poszczególnych rodzajach materiałów archiwalnych. Projekt traktuje więc dokument elektroniczny jako rodzaj dokumentacji mimo, że jest to jej postać, a - jak zauważa pani Anna Laszuk - kategoryzacja rodzaju oparta jest raczej na formie dokumentacji. Może więc należałoby zupełnie inaczej podejść do sprawy i zastosować wobec całego zasobu podział ze względu na postać (cyfrowe, analogowe) i dopiero wówczas wyróżnić rodzaje dokumentacji ze względu na jej formę - czyli tak jak jest to dotychczas z dodaniem rodzajów typowych dla dokumentu elektronicznego tj. zbiorów danych i oprogramowania?