Witam,
kilka razy na tym forum pojawiał się temat inwentarza elektronicznego. Może wobec tego zastanowimy się nad kilkoma sprawami:
1. czy potrzebujemy inwentarza elektronicznego, który zastąpi papierowy, czyli będzie dokumentem świadczącym o stanie ewidencji danego zespołu?
2. jak zbudować taki inwentarz? jakich użyć do tego celu narzędzi?
3. jakie inne problemy widzicie Szanowni IFARowicze w związku z pojawieniem się pomocy archiwalnej w postaci elektronicznej?
Ad1. Oczywiście, że potrzebujemy, ale żeby wprowadzić do obiegu pojęcie „inwentarza elektronicznego”, należy zmienić przepisy. Nawiasem mówiąc, pojęcie to już funkcjonuje na stronie NDAP, gdzie prezentowane są bazy (cyt.): Jeśli zespół posiada inwentarz elektroniczny oraz wstęp do inwentarza jest on dołączony do opisu zespołu (http://archiwa.gov.pl/?CIDA=160).
Spójrzmy, jak wyglądają roczne sprawozdanie GUS (KN-1) z wykonania prac archiwalnych. Są tam wymienione tylko inwentarze kartkowe oraz inwentarze książkowe, i nic dziwnego, skoro archiwa same, nie wiedzieć czemu, nie wprowadziły tego terminu do swoich wewnętrznych uregulowań. A w konsekwencji takie dane w znaczący sposób fałszują informację o stanie pomocy archiwalnych w archiwach państwowych.
Ad 2. Nie wiem, ale liczę tu na innych :)
Ad 3. Hmmm.......... Jakoś nie widzę....
Z jednej strony może budzić sprzeciw mnożenie pojęć odnoszących się w gruncie do tego samego: inwentarza, jako pomocy w dotarciu do informacji zawartej w konkretnej jednostce archiwalnej.
Z drugiej zaś wydaje się zasadne odróżnienie tej formy inwentarza, już tylko ze względu na formę umożliwiającą chociażby nieporównywalne możliwości wyszukiwania danych, czy łatwości dostępu praktycznie nieograniczonego czasowo i ilościowo.
Istotnym zagadnieniem w przypadku inw. elektronicznego jest kwestia jego autentyczności, którą można uzyskać przez zabezpieczenie wersji wzorcowej, odpowiednio zabezpieczonej i nieudostępnianej korzystającemu. Tu ewentualnie możliwość rozwinięcia zagadnienia co do sposobu budowy i narzędzia.
Innym problemem mogłoby być zastrzeżenie praw autorskich odnośnie wstępu do inwentarza (problematycznie także i względem samego inwentarza, którego już tylko struktura też jest przecież jakimś wytworem indywidualnym). Wydaje się jednak, że nie jest celowym tworzenie bardzo rozbudowanych wstępów, które często przeradzają się w opracowania w pełni naukowe. Należałoby raczej dążyć do formy skróconej, bliskiej obecnemu opisowi na karcie A.
Witam,
Cytat: Henryk NiestrójZ jednej strony może budzić sprzeciw mnożenie pojęć odnoszących się w gruncie do tego samego: inwentarza, jako pomocy w dotarciu do informacji zawartej w konkretnej jednostce archiwalnej.
W pierwszym odruchu chciałem napisać, że nie rozumiem o jakie mnożenie pojęć chodzi, ale...
Spójrzmy na definicję inwentarza zespołu (zbioru) archiwalnego:
(cyt. za Słownik archiwalny, Warszawa 1974)
Pomoc archiwalna służąca zabezpieczeniu całości i udostępnianiu materiałów archiwalnych jednego zespołu (zbioru), stanowiąca systematyczny ciąg opisów poszczególnych jednostek archiwalnych, zgodny zazwyczaj z układem tych jednostek w zespole (zbiorze)oraz
(cyt. Załącznik do pisma okólnego nr 2 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 28 maja 1984 r. wskazówki metodyczne do sporządzania inwentarzy archiwalnych zespołów (zbiorów) akt wytworzonych w okresie kancelarii akt spraw (XIX–XX w.))
Inwentarz archiwalny, zwany dalej inwentarzem, jest spisem materiałów
archiwalnych (jednostek archiwalnych) wchodzących w skład danego zespołu (zbioru),
zawierającym ich elementy rozpoznawcze, ostatecznie uporządkowanych (według
przyjętego układu) i przechowywanych w archiwum.
Zwróćcie uwagę, że poza ostatnią częścią definicji słownikowej, obie te definicje powinny być do zastosowania również dla inwentarza elektronicznego. Innymi słowy powyższe definicje nie wskazują formy inwentarza...
Cytat: Hanna Staszewska-Katolik
Ad1. Oczywiście, że potrzebujemy, ale żeby wprowadzić do obiegu pojęcie „inwentarza elektronicznego”, należy zmienić przepisy. (...)
Racja Haniu, bez zmiany przepisów się nie obejdzie, bo już pkt 4 wspomnianych wskazówek identyfikuje formę inwentarza:
4. Inwentarz archiwalny może mieć formę książkową lub kartkową.Tak więc dyskusja o potrzebie i budowie inwentarza elektronicznego ma sens o tyle, że potrzebujemy formy, w którą ten inwentarz elektroniczny ubierzemy.
Czy baza danych, a w niej tabele powiązane relacjami spełniają powyższe definicje?
Czy może należy wyeksportować raport wydruku inwentarza do Worda i podpisać taki plik elektronicznie? Czy wtedy otrzymamy inwentarz elektroniczny?
A może konieczna jest nowa definicja
inwentarza archiwalnego?
Cytat: Wojciech Woźniak w Luty 28, 2008,
4. Inwentarz archiwalny może mieć formę książkową lub kartkową.
Takie samo rozróżnienie zawierają Wytyczne NDAP z 19 marca 1960 r. w sprawie sporządzania inwentarzy książkowych dla zespołów (zbiorów) przechowywanych w archiwach państwowych, punkt 1.
Zastanawiające jest więc, dlaczego w bazie SEZAM w zestawieniu pomocy archiwalnych jest jeszcze inwentarz drukowany oraz inwentarz kartkowy roboczy...
To wszystko należy ujednolicić, bo jak na razie mamy niezły chaos i zamieszanie...
Myślę, że przepisy pewnie się zmienią, tak jak i zmienić się ma sprawozdanie statystyczne, w którego projekcie nie ma już inwentarzy kartkowych.
Inwentarz jako baza danych jest najwygodniejszy,daje więcej możliwości przeszukiwania, ale bardziej bezpieczny wydaje się raport wydruku w wordzie, który przynajmniej na dzień dzisiejszy nie zaburzałby w żaden sposób systematyzacji zespołu. Tym samym w pełni odpowiadał definicji inwentarza. Niestety dopóki nie ujednolicimy dodatkowych pól do sortowania przy systematyzacji,dzisiejsza forma publikowanych inwentarzy nie spełnia definicji.
Odpowiadając na Twoje, Wojtku pytania: co prawda nie bardzo rozumiem w czym problem, ale po kolei:
ad 1) co to znaczy "czy potrzebujemy..." - w gruncie rzeczy on JUŻ JEST. Czym innym jest IZA? Oczywiście można zaraz dodać, że pojęcie "inwentarz elektroniczny" nie ma odbicia w przepisach, ale przecież to już nie pierwszy raz, kiedy przepisy nie nadążają za rzeczywistością...
ad 2) a po co budować? on już jest zbudowany (IZA) lub jest budowany na nowo (ZoSIA). I to IZA nie jako raport z inwentarza, zrzucony do Worda (i nie daj Boże wydrukowany, bo to jest już teraz), tylko baza danych zawierająca inwentarze elektroniczne zespołów archiwalnych
ad 3) nie widzę żadnych z wyjątkiem tego, że inwentarz elektroniczny powinien mieć oczywiście nadrzędną rolę nad książkowym (papierowym), bo zawsze będzie od niego dokładniejszy
Cytat: Aleksandra Wojnar w Luty 28, 2008,
Myślę, że przepisy pewnie się zmienią, tak jak i zmienić się ma sprawozdanie statystyczne, w którego projekcie nie ma już inwentarzy kartkowych.
Hm... Ciekawe dlaczego...
Przecież inwentarze kartkowe w archiwach są (u nas bardzo mało, ale są)... I w niektórych archiwach, obawiam, jeszcze jakiś czas będą. Więc jak je będziemy wpisywać do sprawozdań...
Nie rozumiem...
Proponowany podział na inwentarze zatwierdzone i robocze a dodatkowo jeszcze inne środki ewidencyjne, według mnie jest całkiem dobry.
Tak, widziałam ten projekt i proponowany podział.
No cóż, to tylko potwierdza moje przypuszczenia, że ze statystyką jeszcze nikt nie wygrał ;D
Do nierzadkich przecież należą sytuacje, gdy jeden inwentarz np. w bazie IZA obejmuje j.a. zatwierdzone przez KM, jak i niezatwierdzone, bo będące w trakcie inwentaryzacji. Wtedy do sprawozdania trzeba chyba podać dwa inwentarze (zatwierdzony i roboczy), chociaż tak naprawdę to jest jeden inwentarz.
Witam
Cytat: Maciej Zdunekad 1) co to znaczy "czy potrzebujemy..." - w gruncie rzeczy on JUŻ JEST. Czym innym jest IZA? Oczywiście można zaraz dodać, że pojęcie "inwentarz elektroniczny" nie ma odbicia w przepisach, ale przecież to już nie pierwszy raz, kiedy przepisy nie nadążają za rzeczywistością...
Zasadniczo się zgadzam z Tobą Maćku, ale...
Zastanówmy się czy baza danych (na razie niech to będzie IZA) jest już inwentarzem elektronicznym?
Proponuję przyjąć (w przeciwnym razie musimy zacząć od budowy definicji inwentarza elektronicznego!) przywołane wcześniej definicje, jako obowiązujące również dla inwentarza elektronicznego, z dodaniem uściślenia, że chodzi o inwentarz w formie elektronicznej (pliku komputerowego).
Moje wątpliwości w kontekście powyższego dotyczą kwestii, czy baza IZA jako inwentarz elektroniczny zachowuje układ akt nadany podczas opracowania?
Moim zdaniem są tu dwa problemy:
1. pierwszy dotyczy tego, czy relacje pomiędzy tabelami są dostateczną gwarancją utrzymania nadanej struktury (podziału na serie, przypisania jednostek do poszczególnych serii)
2. drugi dotyczy zapisania porządku rekordów (jednostek) w obrębie serii - ten porządek nie jest zapisany jako dane, a jedynie jako określona (niekoniecznie stała) kombinacja rekordów podczas podglądu. Innymi słowy: o ile możemy uznać, że informacja o przynależności danej jednostki do serii/podserii zawarta jest w przypisanym do opisu identyfikatorze tejże (i zgadzając się że relacje pomiędzy tabelami to wystarczające zabezpieczenie, aby poza identyfikatorem mieć również nazwę grupy), o tyle miejsce jednostki wewnątrz serii jest ustalane dopiero w momencie wywołania raportu wydruku (!) inwentarza. Czy taką postać danych możemy nazwać inwentarzem archiwalnym?
W kontekście powyższej wypowiedzi zaczęłam zastanawiać się, jak zabezpieczona jest integralność inwentarza kartkowego ;D
Znane mi sposoby zabezpieczeń: związanie inwentarza sznurkiem/tasiemką/przechowywanie w specjalnych szufladkach/itd... ;D
Moim zdaniem zabezpieczenie układu inwentarza jest sprawą podstawową.Sporządzenie inwentarza to nie tylko opisanie jednostek, ale też nadanie czy odtworzenie ich układu w obrębie zespołu- wracając do definicji. Upieram się nad dodatkowym obowiązkowym polem do sortowania w obrębie podserii.
Czy jednakowy sposób sortowania rekordów w obrębie zespołów, zawsze według tej samej kombinacji pól nie załatwił by problemu?
Witam,
Cytat: Aleksandra WojnarCzy jednakowy sposób sortowania rekordów w obrębie zespołów, zawsze według tej samej kombinacji pól nie załatwił by problemu?
Załatwiłby część problemu - tzn. ujednolicił "wygląd" inwentarzy. Tylko nie wydaje mi się by był możliwy w skali kraju po kilku latach pracy z IZĄ i stosowania rożnych praktyk w tej materii. Sadzę, że tu rozwiązaniem mógłby być komponent bazy danych zawierający informację o układzie każdego inwentarza. Pytanie tylko, czy zbliżamy się dzięki temu do inwentarza elektronicznego (przyjmując tezę, że jeszcze go nie mamy), czy tylko uzupełniamy bazę o kolejne dane?
Witam
proponowany komponent bazy byłby dobrym rozwiązaniem. Przede wszystkim stworzyłby możliwośc uporządkowania inwentarzy już udostępnianych.
Hmmm... Nie bardzo rozumiem o co chodzi:
Już teraz w IZIE można sortować raport inwentarza książkowego tak jak komu wygodnie. Także układ w formularzu.
Poza tym o co chodzi z tym komponentem bazy? Na czym miałoby to polegać?
Witam,
właśnie chodzi o to, że "tak jak komu wygodnie". W efekcie na stronie NDAP inwentarze nie są wyświetlane tak jak zostały usystematyzowane w archiwum, lecz według jednego schematu: seria, podseria, sygnatura. Więc każdy inwentarz posortowany inaczej jest wyświetlany nie tak jak został zatwierdzony. Komponent, nad którym się zastanawiałem mógłby zawierać informacje na temat tego, jak dany inwentarz ma być sortowany. Taki komponent zapewniałby, że informacje o sortowaniu, a więc o układzie akt będą częścią danych a nie znanym tylko lokalnie (w danym archiwum) układem wydruku (!) dla danego inwentarza.
A może tym komponentem będzie jednolita ciągła numeracja wszystkich jednostek w takiej kolejności, w jakiej mają pojawiać się ich opisy w inwentarzu. Było to już rozważane przy okazji prac nad bazą IZA 4.0 i 5.0, ale na razie zaniechane. Może słusznie?
Witam,
myślę, że z technicznego punktu widzenia możliwe byłoby zastosowanie takiego rozwiązania, o jakim pisze pani Anna Laszuk. Choć pewnie pewnych komplikacji nastręczyłoby wprowadzenie tego elementu do inwentarzy już wpisanych do bazy. Ale to kwestia (chyba) techniczna. Istotniejsze jest, czy potrzebujemy takiego, lub podobnego rozwiązania? Moim zdaniem - zdecydowanie tak.
Z technicznego punktu widzenia było to cały czas możliwe, do już istniejących inwentarzy można też dodać pole na ten numer, ale... Przeciwko temu rozwiązaniu przemawiała natomiast konieczność wpisywania dodatkowego numeru (sygnatury ciągłej?) przy opisie każdej jednostki oraz wizja przenumerowywania przy kolejnych dopływach do zespołu.
Witam,
można uniknąć przenumerowania. Przy odpowiedniej konstrukcji - takiej jak obecne identyfikatory serii - nie byłoby takiej konieczności, nawet w przypadku dopływów. Ale może jednak lepiej sprawdziłby się sposób, o którym pisałem wcześniej, czyli informacja o sposobie sortowania danego inwentarza (wykaz kolejności pól, według których jest on posortowany)? Takie rozwiązanie daje dużą swobodę i wymaga dość niewielkiego nakładu pracy przy dodawaniu takiej informacji do już wpisanych inwentarzy.
Witam,
zastanawia mnie jeszcze jedna kwestia: jak powinien być podpisany inwentarz elektroniczny? Oczywiście podpisem elektronicznym (kwalifikowanym, zgodnie z wymogami dla dokumentu elektronicznego?), ale czy tylko dyrektora/przewodniczącego KM, czy również sekretarza KM i autora inwentarza?
Oraz kierownika ZNA ;)
Hmmm...
Trochę dużo tych podpisów...
Witam,
niby dużo, ale tak przecież wyglądają inwentarze papierowe (bez podpisu kierownika ZNA ;) ), więc jeśli inwentarz elektroniczny ma być ekwiwalentem papierowego to powinien spełniać te same wymogi formalne. Pamiętajmy o roli inwentarza skarbowego, którego celem jest udokumentowanie stanu zespołu - tu więc bez dopełnienia pewnych wymogów formalnych się nie obejdzie. O tyle to chyba istotne, że w przypadku inwentarza elektronicznego osobny egzemplarz skarbowy byłby zbędny - wystarczyłoby posortowanie rekordów (jednostek) zespołu wg sygnatury.
Cytat: Wojciech Woźniak w Kwiecień 02, 2008,
Witam,
zastanawia mnie jeszcze jedna kwestia: jak powinien być podpisany inwentarz elektroniczny? Oczywiście podpisem elektronicznym (kwalifikowanym, zgodnie z wymogami dla dokumentu elektronicznego?), ale czy tylko dyrektora/przewodniczącego KM, czy również sekretarza KM i autora inwentarza?
A kto za ten podpis elektroniczny zapłaci? Hę?
Cytat: Wojciech Woźniak w Kwiecień 02, 2008,
jak powinien być podpisany inwentarz elektroniczny? Oczywiście podpisem elektronicznym (kwalifikowanym, zgodnie z wymogami dla dokumentu elektronicznego?), ale czy tylko dyrektora/przewodniczącego KM, czy również sekretarza KM i autora inwentarza?
Cytat: Wojciech Woźniak w Kwiecień 02, 2008,
tak przecież wyglądają inwentarze papierowe (bez podpisu kierownika ZNA ;) ), więc jeśli inwentarz elektroniczny ma być ekwiwalentem papierowego to powinien spełniać te same wymogi formalne.
Jestem sekretarzem Komisji Metodycznej i nie podpisuję zatwierdzonych inwentarzy :)
Nie ma ku temu żadnych podstaw...
Obowiązujące przepisy w kwestii podpisywania zatwierdzonych inwentarzy są oczywiście sprzeczne ze sobą >:(
1. Wytyczne o sporządzaniu inwentarza książkowego z 1960 r., cz. II, punkt 14 (cyt.):
Pod ostatnią pozycją inwentarzową należy wpisać ogólną ilość pozycji, miejscowość, datę sporządzenia inwentarza oraz umieścić oryginalny podpis archiwisty, który inwentarz sporządził, jak również kierownika oddziału, który skontrolował sposób opracowania zespołu (zbioru) i przyjął inwentarz Muszę przyznać, że ten zapis bardzo mi się podoba, bo znakomicie koresponduje z naszą dyskusją o usprawnieniu prac komisji metodycznych, bo okazuje się, że mój pomysł, aby inwentarz zespołu zatwierdzał kierownik oddziału nie jest żadną nowością, to już było, a właściwie ciągle jest, bo ma umocowanie w obowiązujących przepisach :D
2. Wskazówki dot. sporządzania inwentarzy książkowych akt spraw XIX i XX w. z 1984 r., cz. II, punkt 14 (cyt.):
Pod ostatnią pozycją inwentarza książkowego należy wpisać: a) ogólną liczbę j.a. objętych inwentarzem, b) miejscowość, datę sporządzenia oraz podpis (podpisy) wykonawcy (wykonawców) inwentarza, c) podpis przewodniczącego Komisji Metodycznej i datę posiedzenia, na którym inwentarz został przyjęty. Obydwa powyższe przepisy są obowiązujące :D :D :D
Witam,
no faktycznie z tym podpisem sekretarza to mnie poniosło ;). Ale już podpis przewodniczącego KM (a tym jest najczęściej dyrektor) powinien się na inwentarzu znaleźć. Dodatkowo ktoś musi poświadczać zmiany w zatwierdzonych inwentarzach - dopisane dopływy, przesunięcia, brakowania. Czy wystarczy, że system, w którym będą funkcjonować inwentarze elektroniczne odnotuje, na podstawie uprawnień użytkownika, kto wprowadził te zmiany, czy potrzebny będzie tu również podpis elektroniczny?
A w IPN już mają inwentarze elektroniczne ;D
http://www.13grudnia81.pl/sip/index.php?menu=1