Obecnie opracowywana jest kolejna wersja bazy danych IZA. Łączy ona możliwości inwentaryzwania dokumentacji aktowej, technicznej i kartograficznej. Na razie posiadamy wersje testowe - chętnych do wypróbowania zapraszamy, póki czas.
witam
Testowanie bazy przed jej wprowadzeniem to bardzo dobry pomysł. Im więcej archiwów przyjrzy sie nowej IZIE tym lepiej, tym wcześniej będzie można przedstawić sugestie, co do jej działania. Poszerzenie możliwości bazy brzmi zachęcająco. Chętnie weźmiemy udział w testowaniu :wink:
Witam,
Cieszę się, że dostaniemy szansę testowania bazy IZA, bo tak jak w każydm produkcie informatycznym przed wprowadzeniem powinna być faza testów -im więcej użytkowników ona obejmie tym lepiej... Proponowałbym aby dyskusją odbywała się na "łamach" IFAR równocześnie z przekazywaniem informacji do NDAP bo do tej pory użytkonicy bazy nie wiedzieli, że ktoś w Polsce ma podobne problemy albo się dowiadywali obdzwaniając cała Polskę. Dodatkową korzyścią będzie fakt, iż informacje będzie można wyszukać i przejrzeć w dowolnym momencie co znacznie skróci czas oczekiwania na pomoc.
I jeszcze jedna uwaga na koniec. Zupełnie nie oglądamy się na kraje UE i korzystamy z produktów MS... Czy nie warto np. od przyszłego roku nareszcie pozbywać się nieszczęsnego Accessa i przejść na darmowe, i co ważniejsze, stabilne oprogramowanie? Czekają na nas bazy dużo sprawniejsze niż Access (projektowany w swoim zamyśle do obsługi jednego-paru użytkowników) MySQL, PostgreSQL, DB2 etc. Zaoszczędzimy setki tysięcy złotych, które możemy przeznaczyć na zakup nowego sprzętu, lepsze złącza, digitializację, konserwację archiwaliów czy na pensje dla archiwistów... ;)...
P.S. Ostatnio IBM udostępnił ciekawą ksiązkę na temat migracji z MS do o
open source: http://www.redbooks.ibm.com/abstracts/sg246380.html
Pozdrawiam
AP Rzeszów także poprosi o wersję beta.
CytatCzy nie warto np. od przyszłego roku nareszcie pozbywać się nieszczęsnego Accessa i przejść na darmowe, i co ważniejsze, stabilne oprogramowanie? Czekają na nas bazy dużo sprawniejsze niż Access (projektowany w swoim zamyśle do obsługi jednego-paru użytkowników) MySQL, PostgreSQL, DB2 etc.
Dreszcze przechodzą od tych skrótów, a Accessa zna każde dziecko :wink: W tym chyba tkwi problem. Ja również jestem przyzwyczajony do przyjaznego środowiska Windows. Czy Linux jest równie intuicyjny i prosty w obsłudze? Bo że jest bardziej stabilny i bezpieczny to już wielokrotnie słyszałem. Ale jeśli oprogramowanie, o którym wspomina pan Rafał jest po 1. darmowe, po 2. stabilniejsze i bezpieczniejsze to nad czym się jeszcze zastanawiamy?
Ponadto uważam, że pomysł przedyskutowania nowej IZY na forum jest przedni!
Mam pytanie:
W swoim zasobie posiadamy zespół który liczy ponad 40 tysięcy j.a. Jest on w trakcie (z przerwami już któryś rok z kolei) wpisywania niestety do bazy danych IZA 3.0 i częściowo do IZA 4.0. (wpisano ponad 30 tysięcy). Jest to zespół zatwierdzony parę lat temu w innym archiwum i taki został nam przekazany kilka lat temu. Jego podstawową wadą przy wpisywaniu do bazy danych IZA jest to, iż każdy jego wydział zaczyna się od 1 do n. Baza danych IZA 4.0. nie przyjmie tego w takiej postaci. Najwyżej 1 wydział co też się stało. Przesygnowanie całości zespołu nie wchodzi w grę ze względu na czas jaki by to zajęło (rok to pewnie mało dla 1 osoby).
Z tego względu mam pytanie czy aby był porządek w wydruku (no i publikacji w internecie) czy nie można wykorzystać pola przewidzianego w bazie dla „szczątków” i w przypadku tego zespołu wstawić tutaj numery kolejnych wydziałów (wtedy nie było by problemu, że zaczynają się one od 1).
Skoro akurat dostaliśmy ostatnio do testowania nową bazę wersję IZA 5.0. to można by się zastanowić czy i by tego pola nie wykorzystać w ten sposób. W końcu i tak w 95 procentach jest to pole w ogóle niewykorzystane.
Pozdrawiam.
Odpowiadając na pytanie czy Linux jest intuicyjny przytoczę tekst jaki przeczytałem kiedyś necie (niestety nie mogę go już namierzyć...). Otóż przeprowadzono badania na temat poznawania systemu operacyjnego przez zupełnie "zielonych" użytkowników. Jedną grupę zapoznano z Linuxem drugą z Windowsem. Czas "pojmowania" systemów był taki sam. Po zamianie systemów (linuxowcy dostali winde, windziarze linucha) obie grupy narzekały strasznie jak niedobry jest system na który przyszło im się przesiąść. Morał z historii jest taki, iż używanie danego systemu to kwestia przyzwyczajenia. Ale jeśli dodatkowo zmiana przyzwyczajenia może przynieść wymierne korzyści finansowe (powracam do tych wspomnianych podwyżek dla archiwistów ;)... to może przezwyciężyć "drugą naturę"? ;)... A zresztą jeśli ktoś lubi "redmond theme" to proszę spojrzeć tu: http://mandrake.int.pl/images/zoom/MNYMWA/zolty2.jpg ... znajome prawda? Ale to jednak Linux ;)...
A teraz konkretnie na temat intuicyjności i prostoty: polecam przekonać się osobiście o zaletach tego systemu przez zabawę z linuksami których nie trzeba instalować (a więc w razie problemu wyłączamy kompa i wracamy do windowsa). Spośród całego mnóstwa dystrybucji tego typu polecam Knopix ( http://www.knoppix.com/ ) lub MandrakeMove ( http://www.mandrake.com ). A jak wygląda taki Linux? Polecam ten link: http://shots.osdir.com/slideshows/slideshow.php?release=155&slide=1 ...
I jeszcze jedna uwaga: może powinna powstać inicjatywa zorganizowania jakiegoś spotkania na kórym możnaby zaprezentowac Linuxa "w całej krasie"? Albo jakichś kursów "ulinuksowiania". Służę swoim czasem i umiejętnościami :D...
Pozdrawiam
Rufus
P.S.1.Gdyby pojawiły się jakieś pytania odnośnie Linuxa -proszę pytać... Chętnie udzielę odpowiedzi w miarę posiadanej wiedzy.
P.S.2. Do p.Wojciecha -uważam, że na forum wszyscy jesteśmy równi i wystarczy Rufus :)
Cytat: Anonymous
Z tego względu mam pytanie czy aby był porządek w wydruku (no i publikacji w internecie) czy nie można wykorzystać pola przewidzianego w bazie dla „szczątków” i w przypadku tego zespołu wstawić tutaj numery kolejnych wydziałów (wtedy nie było by problemu, że zaczynają się one od 1).
Skoro akurat dostaliśmy ostatnio do testowania nową bazę wersję IZA 5.0. to można by się zastanowić czy i by tego pola nie wykorzystać w ten sposób. W końcu i tak w 95 procentach jest to pole w ogóle niewykorzystane.
W naszym AP czasem tak robimy -jednak tylko po to aby mieć bazę do użytku wewnętrznego, albo aby zrobić wydruk. Jest to bowiem rozwiązanie niepoprawne choćby ze względu na sam sposób oznaczania zespołów w ewidencji archiwalnej. Numer archiwum, numer zespołu, cd numeru zespołu (a w wersji 5.0 jeszcze kod kraju) JEDNOZNACZNIE identyfikują dany zespół. Problemy są w pierwszej chwili niewidoczne, aż do prób scalenia wszystkich inwentarzy w bazie IZA na szczeblu krajowym i przy próbie stworzenia "super bazy", czy "super wyszukiwarki" przez przyłączenie nazw zespołu z bazy SEZAM.
Aby rozwiązać ten problem trzeba by chyba sięgnąć głębiej do budowy samej bazy i oprzeć klucz podstawowy identyfikujący jednostkę jeszcze na jednym polu -polu serii (albo nawet na dwóch na serii i podserii). Takie rozwiązanie pozwoliłoby wpisywać rekordy w zespołach gdzie brak jest sygnatury ciągłej.
I konkretna uwaga odnośnie IZY 5.0 -pole tytułu zespołu wciąż ma tylko 255 znaków. Plusem jest pole tytułu jednostki gdzie można wpisać teraz do 65 536 znaków :)... No i ten niebieski kolor... prawie jak odcienie iFARu :D ...
CytatI konkretna uwaga odnośnie IZY 5.0 -pole tytułu zespołu wciąż ma tylko 255 znaków.
Rufus zauważa, że pole tytuł ma pojemnośc 255 znakow czyli maksymalną wielkośc pola tekstowego w Accessie. Czasem, aby wyczerpująco opisać zawartość jednostki istnieje pokusa użycia większej liczby znaków, ale czy (w przypadku akt po 1945 r.) te 255 znaków nie jest wystarczające? Ze swego doświadczenia mogę powiedzieć, że niezwykle rzadko odczuwałem potrzebę wpisania dłuższego tytułu. Jeśli pole tekstowe o tej wielkości usprawniania funkcjonowanie bazy to nie wydaje się konieczne zmienianie tych ustawień.
Chciałbym natomiast zwrócić uwagę na brak wydruku strony tytułowej inwentarza. Jest on o tyle istotny, że pozwala bardzo szybko zorientować się w datach skrajnych materiałów w zespole, a także wychwycić ewnetualne błędy. Tyle że koncepcja wpisywania dat w nowej bazie nie pozwala automatycznie rozróżnić prior i posterior. O ile więc na poziomie jednostki dysponujemy teraz możliwością dokładnego opisania dat zawartych w teczce materiałów, o tyle na poziomie całego zespołu pozbawieni zostajemy pożytecznego narzędzia. Może jednak dodać w tabeli DATY kolumny odpowiadające datom: priora i posteriora? Wówczas na podsatwie tych danych możnaby uzyskać wydruk strony tytułowej z danymi odpowiadajcymi wpisom w bazie. :?:
Jeśli chodzi o kolor - nie bocz się Rafale, jeśli odcień przypomina kolorystykę iFAR-u to świadczy to chyba o czerpaniu z najlepszych wzroców. :wink:
Witam.
Nową aplikacją bawiłem się krótko, dlatego mam tylko parę uwag, które podaję w luźnej kolejności:
1. Na samym początku powstaje kwestia łatwości przenoszenie danych między IZA 4 a IZA 5. Nie sprawdzałem, ufam że nie będzie problemu.
2. Według mnie interfejs jest mało przyjazny (mało czytelny i toporny), ale to subiektywna uwaga. To też kwestia przyzwyczajenia, zresztą kolorki można sobie samemu pozmieniać, a do reszty… przyzwyczaić.
3. Pojawiło się nieco nowych pól, zwracają uwagę rozbudowane możliwości wpisywania indeksów. Naturalnie nie będzie się to podobało niektórym szefom stawiających na ilościowe (mniej jakościowe) :roll: opracowanie archiwaliów.
4. Wyszukiwarka – niestety jest dalej prymitywna (brak np. ograniczeń według dat, szukania tylko w określonych grupach itp.), no cóż człowiek szybko się przyzwyczaja do luksusu, korzystając z coraz lepszych wyszukiwarek internetowych. Swoją drogą podczas próby szukania wyskakuje błąd, związany chyba z niezgodnością wersji Office’a, a więc…
5. … w ten sposób wymusza się zakup nowej wersji tego pakietu. Nasuwa się od razu pewna niepokoąjca myśl: czy nie są to praktyki monopolistystyczne (w urzędzie państwowym :shock: ) i narażanie poszczególnych archiwów na wydatki? Czy uzależnienie od giganta z Redmond całej archiwistyki polskiej jest dobrym rozwiązaniem?
6. W nawiązaniu do poprzedniego: stosowanie aplikacji Office’a jako ogólnopolskiego programu do opracowania archiwaliów jest... nieco mało zrozumiałe. Czy w całej Polsce nie znajdzie się nikt, kto potrafi złożyć zespół ludzi do opracowania normalnego, samodzielnego programu? Równie dobrze mogą go napisać studenci informatyki jako pracę magisterską. Można też kupić licencję jakiegoś dobrego, stosowany w innym kraju programu, dostosowując go do naszych potrzeb. Przecież sposób opracowania choćby w Niemczech nie różni się aż tak bardzo od polskiego, a jest tam w czym wybierać.
Wreszcie dwie uwagi na koniec:
7. Dziś tego typu programy powinny mieć możliwość automatycznej konwersji do – przede wszystkim – html-a.
8. Jeśli te programiki mają być wykorzystane przez korzystającego, to trzeba móc w sposób łatwy ustawiać poziom zabezpieczeń: dla korzystającego, dla opracowującego (pełny, ograniczony) oraz ogólne zabezpieczenie przed nieuprawnionymi zmianami nakładane przez opracowującego (w trakcie prac).
Myślę, ze na razie wystarczy. Jak łatwo zauważyć, nie jestem zwolennikiem tej aplikacji (w jakiejkolwiek wersji), ale lepsze to niż karty inwentarzowe.
Bez dwóch zdań trzeba przyznać, że poprzednia wypowiedź była ostra, by nie powiedzieć druzgocąca… Najgorsze jest to, że w większości spraw przedmówca miał rację. W szczególności odnosiło się to swoistego monopolu pewnej firmy na oprogramowanie stosowane w Archiwach Państwowych. Ale z tego, co się orientuję wybór nie jest podyktowany tylko „widzimisie” NDAP ale raczej przyzwyczajeniami użytkowników w APach szaleńczo przyzwyczajonych do jednego systemu i jednego oprogramowania. Pamiętam obrady zespołu „Informatyka i Archiwa” oraz próby przeforsowania pakietu OpenOffice zamiast Worda i Excela. Pamiętam dobrze głosy się jakie się podniosły nie ze strony NDAP która była nastawiona do zmiany pozytywnie. Możnaby zatem tutaj zarzucić NDAP nie wspomaganie praktyk monopolistycznych ale raczej zbyt demokratyczne podejmowanie decyzji ;)…
Z drugiej strony do tej pory brak było prób centralnego stworzenia oprogramowania dla Archiwów. Obecnie pod przewodnictwem p. Kazimierza Schmidta taka inicjatywa się rozwija (i ma się całkiem dobrze).
Odnośnie tego eksportowania to chodziło, jak rozumiem, o eksport do formatu baz danych (np. MySQL) czy XML. Oprogramowanie zagraniczne (choćby niemiecka Midosa) ma te możliwości a nasza baz nie… a więc co roku trzeba wszystko eksportować do np. MySQL niejako "ręcznie"…
Zaś co do zabezpieczeń –sprawa jest nieco poważniejsza –jeśli bazę udostępniać użytkownikom to nie jako accessową. Owszem da się ustawić prawa dostępu ale sam Windows nie daje możliwości kontroli nad użytkownikiem takiej jakie mają systemy Unixowe…(no chyba, że zainstalujemy Linuxa i pod nim Office’a korzystając z produktu CrossOffice ( http://www.codeweavers.com/ ).
I jeszcze jedna sprawa: sam nie lubię aplikacji accessowych (baaaaardzo, szczególnie z powodu czasem zupełnie nieuzasadnionych zwisów, padów i innych nielogicznych ruchów programu) ale trzeba przyznać, że w samą bazę włożono sporo pracy i nie można odmówić jej sporej ilości zalet. Może ona również stanowić doskonałą podstawę do stworzenia aplikacji lepszej –czy nawet do przeniesienia na inny engine bazodanowy (zabijają mnie tylko te koszmarnie wielkie klucze zewnętrzne).
I pytanie do twórców bazy: jak słusznie zauważył przedmówca baza powinna sama importować dane ze starszych wersji –gdzie zatem mechanizm do takiej czynności? Czy jest przewidziany w wersji finalnej? I ostatnie: baza uwzględnia zbiory kartograficzne –do tej pory w APach stosowano bazę Mapy. Z tego, co widzę (mam nadzieję, iż się mylę) jedna baza ma się trochę nijak do drugiej. Czy i w tym wypadku przewidziano przygotowanie mechanizmu importującego?
Problem wygląda następująco: IZA 5.0 działa bez problemu na Accessie 97 (po konwersji) oraz Accesie XP... W momencie prób uruchomienia bazy pod Accessem 2000 główny formularz jest niekatywny (funkcje odsyłaczy do poszczególnego typów bazy). Pomaga wejście w projekt i ponowne wejście w widok wprowadznia danych. Niestety czynność tę należy wykonywać za każdym razem po uruchomieniu bazy. Czy ktoś z forumowiczów spotkał się z podobnym problemem? Mam nadzieję, że to tylko uszkodzone pliki... Z drugiej strony próbowałem na 7 komputerach i wciąz było to samo.
witam
U mnie też wystąpiły pewne problemy z nową bazą, ale przeciwne niż u Rufusa. IZA działa pod Accesem 2000, ale po konwersji do 97 są problemy z otwarciem raportów wydruków inwentarza. Myślę, że kwestii nie będzie jeśli, tak jak w poprzednich wersjach bazy, do archiwów trafią ostatecznie pliki dostosowane do odpowiednich wersji produktu MS.
Uwagi i postulaty z Rzeszowa
1. Przy wydruku inwentarza pojawia się "Bład wykonania '3114""
Private Sub Polecenie6_Click()
With CodeContextObject
If (.ZESPOL = 0) Then
Beep
MsgBox "Proszę wybrać numer zespołu z listy", vbOKOnly, "UWAGA!!!"
End If
If (.ZESPOL = 0) Then
DoCmd.GoToControl "ZESPOL"
End If
If (.ZESPOL <> 0) Then
DoCmd.OpenReport "KSIAZKOWYA", acPreview, "", ""
DoCmd.Maximize
End If
End With
End Sub
Zmiana pola "tytul", tytulorg" i "zawartosc" z memo na text pomaga.
2. Brak możliwości wyboru kilku języków akt.
3. Brak podformularza wprowadzania serii i podserii (w tabelach mało wygodne to jest).
4. Błąd przy numerowaniu stron w wydruku inwentarza (powtarza podany numer).
5. Brak wydruku strony tytułowej inwentarza.
6. Brawo za rezygnację z układu dwustronnego na wydruku.
witam
Panie Marku dziękuję za podpowiedź w związku z błędem 3114 :)
Jesli chodzi o fomularze na wpisywanie serii i podserii to są i to wygodniejsze niż w poprzedniej wersji. (możliwość przejścia z formularza seria do formularza podseria dla wybranej serii). Trafiłem na nie przypadkowo klikając dwa razy w polu seria.
Kilka uwag nt. bazy danych IZA 5.0 jak wypełniający (porównanie wersji wcześniejszej z testowaną)
Ponieważ bazę danych używam głównie do opracowywania zespołów więc przedstawię swój punkt widzenia co akceptuję a co powiedzmy dla mnie jest nieistotne zwłaszcza, iż plany pracy na każdy rok mam napięte. Nie mam czasu na dość szczegółowe wypełnianie indeksów aż do poziomu strony(a jednostka musi być spaginowana). Dodatkowym utrudnieniemjest to że nie ma wytycznych jak je wypełniać, jakie słowa stosować, w liczbie mnogiej czy pojedyńczej (np. konferencje czy konferencja, prezydium czy prezydia, kontrole czy kontrola, albo np. czy wystarczy rada narodowa, czy bardziej szczegółowo np.; gminna rada narodowa, gromadzka rada narodowa, itd., )
Co do uwag:
- proponuję bardziej wyraziste przyciski
- nazwa zespołu na pierwszej stronie bazy - przydały by się trochę większe litery
- brak zabezpieczenia przed nanoszeniem zmian po zatwierdzeniu zespołu (tak jak w wersji 4.0.) z tym iż nawet wtedy można było dokonać zmiany nazwy zespołu mimo, iż zespół był oznaczony jako zabezpieczony (czyli zatwierdzony przez komisję)
- zakładka I:
a) pola dat nie są przejrzyste, nie wiadomo które dotyczy priory a które posteriory, może warto się zastanowić o wprowadzeniu dodatkowych pól, w przypadku gdy obie daty jednostki są posteriorą (problem ten był poruszany na IFARze) podobnie z jednostkami które nie mają dat, później ich nie ma w internetowej bazie danych (również poruszany)
b) mało miejsca na uwagi
c) dobry pomysł z wprowadzaniem nazw serii i podserii w tej samej zakładce co dane jednostki
d) przydał by się 3 poziom podserii (im bardziej skomplikowany wydział tym więcej wpisywania podserii), mnie satysfakcjonował następujący układ np.:
Seria: A. Wydział Organizacyjno –Prawny
Podseria: 01 Powiatowa Rada Narodowa
„3 poziom”:
- Protokoły posiedzeń
- Rejestr uchwał
- Realizacja uchwał
Przydało by się to gdyż w poprzedniej bazie nie było możliwości ustawienia do wydruku mieszanego sortowania (jeśli w inwentarzu było ustawione sortowanie wg dat, a trafiały się akta które powinny być ułożone alfabetycznie, to należało dla każdej jednostki wprowadzić osobną podserię- dla 2-3 to nie jest problem, ale dla 50?)
e) szkoda, że indeksy przeniesiono do II zakładki, dla mnie nie jest to wygodne – po prostu nie wprowadza się ich z marszu (co prawda pomaga tutaj skrót Alt+Tab w przejściu do następnej zakładki)
Co z przenoszeniem danych z poprzednich wersji? Nadal trzeba robić to ręcznie przez Excel, co przy kilkunastu tysiącach jest bardzo pracochłonne.
A że podobno twórcy Izy nie powiedzieli ostatniego słowa w dalszym scalaniu z nią innych baz to za jakiś czas spotkamy się z takim samym problemem.
To tyle. Pozdrawiam.
Witam. W zasadzie zgadzam się ze wszystkimi wnioskami forowiczów. Ze swej strony chciałem zaproponować jedną uwagę, aby sygnatury od 1-9 zapisywać jako: 01, 02,...,09. Wystarczy zajrzeć na internetową stronę IZY, i już wiadomo dlaczego.
A tak na marginesie, im więcej pól do wypełniania tym program mniej przejrzysty. I czy faktycznie będzie nacisk odgórny na ich pełne -wypełnianie. Pozdrawiam.
UWAGI DO BAZY DANYCH IZA 5.0
KTÓRYCH NIE ZNALEZIONO NA
INTERNETOWY FORUM ARCHIWALNYM
POŚWIĘCONYM NOWEJ WERSJI BAZY DANYCH
INWENTARZE / WPROWADZANIE DANYCH:
1. po wejściu w inwentarz kolejne rekordy są ustawiane w kolejności wpisywania, przydała by się możliwość zmiany na kolejność sygnatur (ew. ustawić w ten sposób sortowanie od początku)
2. pole sygnatura ma typ liczba całkowita, co ogranicza możliwość nadania sygnatury do 32767 (o ile dobrze pamiętam) – lepiej by było zmienić typ pola sygnatura na liczbę cał-kowitą długą (ograniczenie istnieje nadal – do 2147483647, działa poprawnie, trzeba tylko chwilowo wyłączyć w bazie danych relacje między tabelami by zmienić typ pola)
3. pole sygnatura miało mieć możliwość wpisywania liter a, b, c..., by uniknąć przesygno-wywania całych zespołów ze względu na dodane jednostki – typ pola liczba całkowita czy liczba całkowita długa – wyklucza taką możliwość
4. po dwukrotnym kliknięciu na pole seria – otwiera się okno do wpisywania serii i podserii, logiczne by było, aby po kliknięciu na pole: seria – dodawać serie, podseria – podserie w określonej powyżej serii
5. po dwukrotnym kliknięciu na pole tytuł otwierają się pola – tytuł tłumaczony, treść na górnym pasku formularza natomiast jest opis tytuł tłumaczony oraz zawartość
6. opis zewnętrzny jednostki – należy zdecydowanie rozszerzyć listę (teczka, poszyt w tecz-ce wiązanej, pudło itp., ew. powinna być możliwość dopisywania do listy)
7. skoro na formularzu edytor dla dokumentacji aktowej jest uwzględniona pozycja dygitali-zacja – to przydała by się także rubryka na sygnatury nośników elektronicznych, poza tym należy rozpatrzyć ewentualne poszerzenie bazy o pole na informację o mikrofilmie i jego sygnaturze (ewentualnie także dodatkowe informacje o innych nośnikach)
8. pole uwagi mieści tylko 255 znaków – nieco za mało, tym bardziej, że zapewne w 95% wypadków wielkość ta wystarcza do wpisania całego tytułu, natomiast zdecydowanie nie wystarcza ona na zamieszczenie wszystkich uwag, poza tym wpisywanie uwag w polu o wysokości jednego wiersza utrudnia ogarnięcie całości wpisywanego tekstu
9. w zakładce indeksy wprowadza się numery stron, które później nie pojawiają się na wy-druku, ponadto nie można dla tego samego nazwiska podać kilku nr stron w tej samej jed-nostce (chyba, że w tym samym polu, po przecinku)
10. na formularzu edytor dla dokumentacji kartograficznej w opisie jednostki pole format jednostki archiwalnej jest pierwsze, w opisach dok. aktowej i technicznej znajduje się na końcu części opisu j. a. – może by być konsekwentnym i umieścić pola w podobnej kolej-ności
11. w zakładce indeksy dla dokumentacji kartograficznej przewidziano niepotrzebnie poda-wanie numerów stron
12. w przypadku opisu dokumentacji kartograficznej w porównaniu z bazą MAPY brak m. in.: rozróżnienia daty opracowania/wydania i daty opracowania na podstawie którego przygotowano wydanie, informacji o układzie współrzędnych, statusu rękopisu, opisu sekcji dla map wieloarkuszowych (potrzebnego ze względów skarbowych), nie ma roz-różnienia między autorem i wykonawcą, bloku z informacjami o afiliacji mapy
WYDRUKI:
13. wydruk inwentarza książkowego – tytuł (nie są drukowane pełne tytuły jednostek przy wstawieniu dłuższego tekstu) oraz uwagi (na wydruku mieści się tylko jedna linijka – trzeba ręcznie włączyć opcję powiększania pola)
14. w przypadku opisu jednostki archiwalnej i sygnatury dawne informacje oddzielone są przecinkami, w przypadku braku której z nich między przecinkami pozostaje puste pole
15. na wydruku do pola sygnatury dawne przypisany jest zarówno znak teczki jak i sygnatura dawna, właściwsze wydaje się być wyodrębnienie znaku teczki do oddzielnego pola na wydruku, ew. pozostawienie tylko sygnatury dawnej
16. wydruk serii/podserii – można by się pokusić o umieszczanie dodatkowo zakresu sygnatur od – do
17. wydruk inwentarza skarbowego – drukuje wspólny inwentarz skarbowy dla dokumentacji aktowej, technicznej i kartograficznej w kolejności sygnatur z pełnymi tytułami jednostek; podczas gdy wydruki inwentarzy książkowych dla każdego rodzaju dokumentacji nie są połączone, ponadto nie są drukowane pełne tytuły jednostek
18. na wydrukach indeksów podawane są tylko sygnatury jednostek archiwalnych, natomiast brak jest nr stron, które wprowadza się w zakładce indeksy
19. wydruki indeksów posiadają dziwną formę graficzną – są przesunięte w stronę osi strony
20. odsyłacz do wykaz obiektów ma na winiecie wydruków nazwę wykaz: rysunków, map itp.
21. przepisy dotyczące opracowania materiałów kartograficznych przewidują obowiązkowe sporządzenie wydruku skorowidza wykonawców, którego w bazie nie uwzględniono
22. nie uwzględniono możliwości drukowania oddzielnie stron parzystych i nieparzystych
UWAGI OGÓLNE:
23. inwentarze dokumentacji technicznej i kartograficznej – powinny być kontynuacją baz KITA i MAPY – z opcją przeniesienia wcześniej wprowadzonych danych danych
24. może zamiast wprowadzać system importowania danych z poprzedniej/poprzednich baz IZA – koledzy napisaliby zewnętrzne makro dodające odpowiednie kolumny i relacje w plikach daneiza.mdb, ew. eksportujące tabele z IZY 3.0 do pliku i dodające odpowiednie kolumny i relacje
25. brak instrukcji obsługi – niektóre operacje nie są całkowicie jasne (np. dwukrotne kliknię-cie na seria – by móc wprowadzać serie i podserie akt)
Zmobilizowana przez Rufusa, który dzielnie i czujnie pełni obowiązki administratora forum (dzięki!), postaram się nawiązać do niektórych przynajmniej wątpliwości poruszanych w dyskusji. Nie wszystkie wątki poruszam, gdyż analizujemy w COIA uwagi przesłane różnymi drogami i znajdą one wyraz, mam nadzieję, w ostatecznej wersji IZA 5.0.
Uwagi wstępne:
– baza testowa jest przygotowana w jednej wersji Accessa 2000, ale po zatwierdzeniu ostatecznej postaci, będzie dostępna w różnych wersjach Accessa.
- przewidziane jest też przygotowanie wówczas „mutacji” bazy danych, zawierającej pole tekstowe „sygnatura”, do wpisywania 11a, 11b itp.
- korzystanie z tej bazy testowej utrudnia brak instrukcji, ale do wersji końcowej będzie ona dołączona, co wyjaśni z pewnością sporo wątpliwości
- opis jednostki podzielono na kilka zakładek, aby nie wciskać wszystkiego na jednym ekranie – rzadko kto ma monitor 17-calowy lub większy.
- konkretne uwagi techniczne będą uwzględnione przy dopracowywaniu bazy danych
I inne:
1. Nadawanie każdemu wydziałowi (serii) zespołu numeru w polu „cd numeru” było rozważane kilkakrotnie, ale nie zostało na razie zaakceptowane. W bazie IZA 5.0 każdej serii nadawany jest numer kolejny w obrębie zespołu.
2. Nie przewiduje się wprowadzenia trzeciego poziomu podziału w zespole – poza serią i podserią.
3. Pole na nazwę zespołu ma 255 znaków – analogicznie do bazy danych SEZAM, będącej podstawą ewidencji zasobu archiwum.
4. Długość pola „Uwagi” może być zwiększona.
5. IZA 5.0 nie zawiera wydruku strony tytułowej inwentarza, gdyż Access nie służy do edytowania tekstów, a do prostego ujednoliconego raportu były różne zastrzeżenia użytkowników, których nie sposób uwzględnić w jednym raporcie.
6. Rozróżnianie dat priorów i posteriorów następuje po spojrzeniu na pole tekstowe „daty”, a jeśli tych dat nie ma, wpisujemy w tym polu „b.d.”
Dodatkowe pola na priora i posteriora można dodać do tabeli, ale trzeba je także wyróżnić w formularzu wprowadzania danych. – podzielić ciągi chronologiczne na trzy grupy – priora, daty właściwe i posteriora. Rozwiązanie to było w 1 wersji bazy SEZAM, ale później od tego odstąpiono. Czy należy wrócić? Nie było takich głosów, a daty krańcowe zespołów są w archiwach pomyślnie określane...
7. Import danych z poprzednich wersji bazy IZA i z innych baz będzie dodany w drugiej kolejności – jak ustalony zostanie ostateczny jej kształt.
8. Nowe dodane pola – nie wszystkie muszą być wypełniane, a ta baza jest już dostosowana do nowych projektów przepisów: o sporządzaniu inwentarzy książkowych i o standaryzacji baz danych z uwzględnieniem elementów opisu zawartych w standardzie ISAD (G). Jednak wszystkie pola należy rozplanować w wydruku, dlatego przy braku danych pozostają puste miejsca z przecinkami – każdy jednak może sam przemodelować raport zgodnie z własnymi potrzebami.
9. Wydruk inwentarza skarbowego wspólnego jest możliwy, dlatego że wspólne są w nim, nieliczne zresztą, elementy opisu. Pełne inwentarze są bogatsze i nie da się „wcisnąć” ich w jeden raport.
10. Nie uwzględniono drukowania osobnego stron parzystych i nieparzystych, ponieważ wszystkie strony mają obecnie ten sam wygląd i nie stanowią dopełnienia.
11. Wyszukiwarka jest faktycznie prosta – obsługuje podstawowe potrzeby wyszukiwania informacji. Można dodać z góry inne rodzaje zapytań, ale można też korzystać z gotowych narzędzi Accessa i za każdym razem budować własne zapytania, zależne od aktualnych potrzeb. Z tą myślą przygotowywane są bazy dla archiwów – swobodny dostęp do danych i brak kompilacji.
12. Dlaczego nadal Access? Także dlatego, że każdy może korzystać z jego funkcji i dowolnie operować danymi, nie znając żadnego języka programowania. A zespół ludzi do zrobienia programu dedykowanego można zebrać, tylko na razie:
- kto określi, jak ten program ma wyglądać, żeby odpowiadał wszystkim przepisom, funkcjom i każdemu użytkownikowi (przymiarki założeń są na razie tworzone)?
- kto zapłaci temu zespołowi i osobom testującym, wdrażającym go i uczącym archiwistów posługiwania się nim (czynione są próby uzyskania dotacji na tego typu szersze działania)?
13. Język akt można wybrać z listy, ale nie sposób umieścić na liście wszystkie kombinacje języków, więc można w tym polu dopisywać je samodzielnie, zgodnie z potrzebami konkretnego zespołu.
14. Podformularze wprowadzania danych o seriach i podseriach otwieramy dwukrotnym kliknięciem na pole „Seria”, a następnie na przyciski przy tytule serii.
15. Sygnatury 01, 02, 03, a może 0001, 0002, 0012 itp.? Chyba nie...
I bardzo dziękuję wszystkim dyskutantom - zarówno twórczym recenzentom, jak i malkontentom. Niestety, na razie Access i pojedyncze bazy danych, dbajmy jednak o spójność gromadzonych informacji.
Witam
W związku z pojawieniem się w archiwach nowej wersji IZY proponuję wrócic do dyskusji nad bazą IZA 5,0. Nurtuje mnie otóż pewna kwestia: dlaczego sposób sortowania raportu inwentarza ma postać nastepującą: seria, podseria, sygnatura. To przecież oznacza konieczność takiego sygnowania jednostek, aby odpowiadały zamierzeniu opracowujacego. Czy więc porzucamy ideę sygnatury skaczącej? Czy nie bardziej zasadne byłoby porządkowanie wydruku w następujący sposób: seria, podseria, daty, tytuł? Przy takim rozwiązaniu nie będzie problemu z sygnaturami i nie trzeba będzie dodawać zer przed sygnaturą, co wydaje się zabiegiem trochę karkołomnym :P
Witam po wakacjach,
przesłana do archiwów baza danych IZA, obecnie już 5.01, powinna być użytkowana podobnie jak inne zestandaryzowane bazy danych.
Oznacza to, że nie należy dokonywać zmian w jej strukturze (pliki IZADANE-L.mdb i IZADANE-T.mdb; analogicznie sezadane.mdb, pradane.mdb itd.), aby zachować spójność danych, szczególnie istotną przy ich wymianie i scalaniu.
Aplikacje (IZA.mdb, IZA-T.mdb, a także sezam.mdb itd.) mogą być modyfikowane w zależności od potrzeb i upodobań - zmiana koloru tła w formularzach, kształtu pól do wprowadzania danych, kwerendy potrzebne do wyszukiwania danych, raporty do wydruku wyników wyszukiwania itp. Proponowany w przesyłanych aplikacjach zestaw narzędzi do wprowadzania, modyfikowania i wyszukiwania danych jest minimalny, umożliwiający spełnienie podstawowych, przewidzianych przepisami, jednakowych u wszystkich funkcji. Autorzy baz danych nie są w stanie przewidzieć wszelkich potrzeb, dlatego zestandaryzowane bazy nie są zabezpieczane ani kompilowane, przesyłane są z dostępnym kodem źródłowym, co umożliwia "twórcze" podejście do ich użytkowania. Jeśli użytkownicy uznają, że korzystniej jest w ich przypadku sortować opisy jednostek archiwalnych w inwentarzu według dat, mogą zmienić projekt raportu. W tym wypadku sortowć należałoby wg pola ROKP w tabeli DATA, gdyż priora w nawiasach, daty dzienne, miesięczne lub przybliżone w polu DATY w tabeli INWENTARZ mogą zaburzyć układ opisów.
Witam
Dziękuję za wyjaśnienie. Dowolność, o której pisze Pani Anna Laszuk rzeczywiście może być zaletą i dotychczas była stosowana także w Opolu. Przepisywane inwentarze były sortowane według sygnatury, zaś nowe - najczęściej według dat i tytułów. Utrudnieniem było tylko przechowywanie gdzieś informacji o tym, które inwentarze jak nalezy sortować ;). Nic więc tu się nie zmiania w związku z nową IZĄ. Pozostaje tylko kwestia owych zer przed sygnaturami alfanumerycznymi. Jeśłi zdecydujemy się na ich dopisywanie to przeciez trzeba będzie i tak zespół przesygnować, a przeciez wprowadzenie aygnatur alfanumerycznych miało własnie temu zapobiec.
Nie, nie przesygnować! W piśmie z dnia 26 sierpnia, przesyłającym bazę IZA, 5.01 pisaliśmy:
"W przypadku występowania sygnatur złożonych z kolejnych liczb, czasem uzupełnionych o litery a, b, c (tzw. sygnatury piętrowe), proponujemy rozważyć możliwość wpisywania do bazy danych IZA sygnatur poprzedzonych zerami"
zera "techniczne" wpisujemy więc tylko do bazy - pozostałe znaki "faktyczne" składające się na sygnaturę - także na okładkę jednostki archiwalnej.
Miałam nadzieję, że tak to będzie zrozumiane...
Witam
Ponownie dziękuję za szybka i jasną odpowiedź :D Na tym pozowole sobie zakończyć "czepianie się" nowej IZY. Pewnie pojawią się jeszcze wątpliwości, gdy zaczniemy ją stosować w archiwum.
Może jeszcz tylko kwestia natury bardziej ogólnej: dręczy mnie taka otoz kwestia: jak się ma IZA do normy ISAD(G)? Słyszałem opinię, że ta baza nie jest realizacją normy, choć sam skłonny byłbym dostrzegać w niej elementy opisu wielopoziomowego...
Witam i dziękuję za "czepianie się" na tym Forum.
Dyskusja nad bazą IZA trwa, zajmować się nią ma zespół "Informatyka i Archiwa". Na razie pojedyncze uwagi napływają do COIA, a pod koniec roku pewnie poprosimy o przesłanie uwag wszystkie archiwa.
Drugi wątek - ISAD (G). Jest to międzynarodowy standard opisu przygotowany na podstawie doświadczeń metodyk archiwalnych wielu krajów. Archiwa krajowe opracowują pomoce archiwalne w oparciu o własne przepisy. W polskich archiwach narzędziem do przygotowania inwentarza może być baza IZA, opracowana zgodnie z przepisami przygotowanymi przez Centralną Komisję Metodyczną. Zawiera ona wiele elementów opisu przewidzianych w standardzie ISAD, o które wzbogacono także przepisy polskie. I mimo że wspomina się w niej i zespół, i serie, i podserie, i dokumenty, służy do pełnego opisu na poziomie jednostki archiwalnej. Opis na poziomie zespołu zawiera baza SEZAM, na poziomie dokumentu - SCRINIUM oraz wiele tworzonych lokalnie baz danych.
Przyłączam się do głosu kolegi W. Woźniaka: wydaje się nam oczywistym, że bazy SEZAM, IZA... spełniają (przynajmniej częściowo) normy ISAD(G), który nie jest przecież niczym tajemniczym ani skomplikowanym. Jednakże, jak się niedawno przekonałem, nie dla wszystkich jest to takie oczywiste. Może należałoby wyraźnie mówić i pisać, że nasze polskie bazy w swej konstrukcji nie odbiegają o międzynarodowych standardów opisu oraz, że standardy te nie są abstrakcyjnymi pojęciami, które powinny miec miejsce li tylko w dyskusjach akademickich. Słusznie zresztą zauważyła p. Laszuk, że elementy ISAD(G) występują - na różnym poziomie - w kilku naszych bazach.
Wyraźnie jest to napisane w decyzji Nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 1 lutego 2005 r. w sprawie struktury i zawartości komputerowych baz danych tworzonych i użytkowanych w archiwach państwowych. Załącznik do decyzji określa, jakie elementy opisu - z odwołaniem do elementów ISAD (G) - powinny być zawarte w bazach danych opisujących zasób na różnych poziomach. Do wymagań tych dostosowywane są stopniowo również zestandaryzowane bazy danych.
Przetłumaczona już jest na jęz. polski II wersja ISAD (G), dostępna w Naukowym Portalu Archiwalnym www.archiwa.net i przygotowywana do druku. Podobnie jest ze standardem ISAAR CPF, który na razie nie jest wprowadzany do polskich przepisów archiwalnych.
Cytat: Anna LaszukNie, nie przesygnować! W piśmie z dnia 26 sierpnia, przesyłającym bazę IZA, 5.01 pisaliśmy:
"W przypadku występowania sygnatur złożonych z kolejnych liczb, czasem uzupełnionych o litery a, b, c (tzw. sygnatury piętrowe), proponujemy rozważyć możliwość wpisywania do bazy danych IZA sygnatur poprzedzonych zerami"
zera "techniczne" wpisujemy więc tylko do bazy - pozostałe znaki "faktyczne" składające się na sygnaturę - także na okładkę jednostki archiwalnej.
Z tymi zerami to jest trochę inaczej. W przypadku sygnatur wielopiętrowych aby uzyskać pożądaną kolejność układu skarbowego nie wystarczy "poprzedzanie", lecz wykonanie zabiegów bardziej skomplikowanych. Przećwiczyliśmy w Poznaniu ten wariant w odniesieniu do kilku tysięcy rekordów. Czas jaki to zajęło okazał się co najmniej taki sam jeśli nie większy, niż przesygnowanie od 1 do n odpowiednich jednostek i uzyskanie klarownie czystej przejrzystości ewidencyjnej poddanych tego rodzaju zabiegom zespołów. Ale jak widać wołanie o przejrzystość ewidencyjną i wiążącą się z tym efektywność prac archiwalnych (por. wątek "Za sygnaturę tekstową Nobel czy AntyNobel") obchodzi odpowiednie gremia decyzyjne archiwistyki polskiej w stopniu dość umiarkowanym. Mimo oczywistych osiągnięć (sygnatura skacząca) ciągle jeszcze jesteśmy świadkami wtłaczania na gruncie archiwistyki polskiej techniki archiwalnej w koleiny po wozach drabiniastych tradycyjnej metodyki.
Teksty z forum:
Cytatstrony chciałem zaproponować jedną uwagę, aby sygnatury od 1-9 zapisywać jako: 01, 02,...,09. Wystarczy zajrzeć na internetową stronę IZY, i już wiadomo dlaczego.
odp.
Cytat15. Sygnatury 01, 02, 03, a może 0001, 0002, 0012 itp.? Chyba nie...
CytatPozostaje tylko kwestia owych zer przed sygnaturami alfanumerycznymi. Jeśłi zdecydujemy się na ich dopisywanie
Cytatproponujemy rozważyć możliwość wpisywania do bazy danych IZA sygnatur poprzedzonych zerami"
zera "techniczne" wpisujemy więc tylko do bazy
podsumowanie; Nie mów hop zanim nie przeskoczysz, i wracamy do punktu wyjścia. Pisząc na temat zer miałem tylko na myśli tzw. "zera techniczne"
UFFF, ale to już nie jest mój problem:
z poważaniem
T.
Cytat: Anna LaszukWitam i dziękuję za "czepianie się" na tym Forum.
Dyskusja nad bazą IZA trwa, zajmować się nią ma zespół "Informatyka i Archiwa". Na razie pojedyncze uwagi napływają do COIA, a pod koniec roku pewnie poprosimy o przesłanie uwag wszystkie archiwa...
...W polskich archiwach narzędziem do przygotowania inwentarza może być baza IZA, opracowana zgodnie z przepisami przygotowanymi przez Centralną Komisję Metodyczną [...]. .
Z dużym zainteresowaniem obserwuję dyskusje toczone na temat bazy danych IZA 5.0-5.1 na IFARZe. Po scaleniu KANAPY z SEZAMEM jest to kolejne duże scalenie baz danych NDAP. Co by tu dużo nie mówić jest to sukces COIA oraz personalnie Pani Anny Laszuk i Marka Kuczyńskiego oraz dużej grupy osób z nimi współpracujących (i proszę mi wierzyć daleki jestem od przypodobania się komukolwiek z tego szacownego grona). Wprowadzenie tej wersji bazy mogło jednak rzeczywiście wywołać znaczny odzew osób, które opracowują zasób archiwalny i na co dzień będą korzystać z bazy danych. Nie można się zresztą dziwić, bo doszło do zasadniczych zmian. Po pierwsze w bazie może być odtąd opracowywana dokumentacja nieaktowa. Pod drugie w stosunku do tego co było w dotychczasowych bazach IZA 4.0, KITA i MAPY doszło do znacznych zmian. Po trzecie pojawiła się IZA-T dla sygnatury tekstowej. Po czwarte najlepiej byłoby, aby w związku z IZĄ 5.1 korzystać już tylko z Accessa 2000 lub XP.
Pewne uwagi napływające do NDAP na temat bazy danych IZA 5.1 (z których częścią miałem przyjemność zapoznać się) są z pewnością uzasadnione, jeszcze inne trzeba będzie pominąć, ale nie to jest ważne. Należy chyba zastanowić się nad sposobem testowania i wprowadzania bazy danych do użytku w archiwach państwowych. Być może należałoby każdorazowo poprosić Komisje Metodyczne w poszczególnych archiwach o opiniowanie lub wyrażanie uwag na temat wprowadzanych do użytku baz danych związanych z opracowywaniem zasobu. Nie wszystkie problemy bowiem jest w stanie rozwiązać zespół „Informatyka i Archiwa” oraz nie wszystko w stanie jest przewidzieć w przygotowywanych przepisach Centralna Komisja Metodyczna. Należałoby chyba również zacieśnić współpracę wspomnianego zespołu z CKM, chociażby w zakresie udostępniania członkom zespołu przepisów, które przygotowała Komisja dla bazy danych IZA, czy w ogóle innych baz danych. Zresztą niewiele jest osób w archiwach państwowych zajmujących się jednocześnie opracowywaniem dokumentacji aktowej i nieaktowej oraz posiadających pewne przygotowanie informatyczne, a taka wiedza w przypadku IZY 5.1. była potrzebna. Mało tego okazuje się, że o niektóre rzeczy trzeba byłoby zapytać pracowników konserwacji materiałów archiwalnych (casus pola typu „do konserwacji”, bo 40% wymaga konserwacji jak wynika z badań Pani Anny Czajki).
Moje osobiste odczucie jest takie, że archiwiści rozpoczęli testowanie bazy przede wszystkim dopiero w momencie wprowadzenia jej do archiwów państwowych w trakcie bieżącej pracy, a chętnych do wypróbowania bazy zapraszano do tego o wiele wcześniej. Adherując już od tego, czym to było spowodowane (może nawet tym, że baza ze względu na te różne rodzaje dokumentacji jest po prostu trudna), jeszcze raz należy podkreślić konieczność zmian w sposobie wprowadzania baz danych do użytku w archiwach. Byłaby to nawet pewna forma zabezpieczenia dla osób, które wspomnianą bazę danych przygotowywały. Jednocześnie należy spodziewać się, że krytycznych, a czasami i złośliwych uwag na temat bazy danych (patrz niniejsze Forum) byłoby o wiele mniej.
Witam,
dziękuję panu Krzysztofowi za miłe słowa, ale jeśli uznać bazę IZA 5.0 za sukces, to zwłaszcza tych, którzy "się czepiają" czyli użytkowników. To ich uwagi doprowadziły wreszcie do kolejnej wersji bazy inwentarzowej. Czekaliśmy z jej przygotowaniem i wprowadzeniem kilka lat, aż znowelizowane przepisy zezwolą na pewne rozwiązania.
Kolejne wersje tej bazy danych były testowane od jesieni 2004 w różnych archiwach; ci, którzy na Ifarze zgłosili chęć otrzymania wersji testowej, też mogli się z nią zapoznać. Ostatnia wersja była testowana tylko przez członków zespołu "Informatyka i Archiwa".
Uwag po jej rozesłaniu do archiwów jest na razie kilka, a tylko jedna wymagała natychmiastowej reakcji - stąd wersja IZA 5.01, łagodząca niespodziankę, którą zrobil nam Microsoft.
Access 2000, który zasłużył na pochwałę pana Krzysztofa, kosztuje niemało i z trudem znaleźliśmy fundusze na zakup kolejnych licencji. Wkrótce je kupimy, a tymczasem trwają dyskusje nad opracowaniem systemu niezależnego od produktów firmy Microsoft. Z częścią z nich można zapoznać się na forum http://epl.icm.edu.pl/forum/. Inne dyskusje obracają się wokół OpenSource i postulowanego od kilku lat przez niektórych pracowników archiwów - także na Ifarze - MySQL-a.
Mogę tylko wyrazić nadzieję, że praktyczne działania w tej dziedzinie nie rozbiegną się z oczekiwaniami użytkowników mimo nie zawsze wystarczających konsultacji i testów.
W bazie danych IZA 5.01 nadal nie ma zabezpieczenia przed nieupoważnioą zmianą nazwy zespołu w polu "Nazwa zespołu".
Witam pierwszego w 2006 r. dyskutanta!
Owszem, masz rację, Gościu, zabezpieczenia nie są najmocniejszą stroną baz accessowych. Częściowo można to poprawić poprzez ograniczanie uprawnień użytkowników logujących się do systemu, w którym są one używane. I należy uważać na to, co się robi w bazie danych, aby przypadkowo nie zmieniać danych.
Przy okazji, baza IZA nie jest źródłem nazwy zespołu. Nazwa powinna być wpisana w bazie SEZAM, karcie zespołu i spisie zespołów. Z tych środków ewidencyjnych można zawsze pobrać poprawną nazwę. Po imporcie danych do systemu zintegrowanego nazwy zespołów wpisane w bazie IZA nie będą brane pod uwagę. Opisy inwentarzowe będą zrelacjonowane poprzez numer archiwum i zespołu z nazwami zespołów pisanymi do bazy SEZAM. Obecnie dzieje się już tak np. przy udostępnianu danych w Internecie.
Witam
Z pewną nieśmiałoscią rozpoczynam kwestię, bo nie jestem pewien, czy wybrałem właściwy dział formu, może (znowu) bardziej zagadnienie poniższe pasuje do Metodyki? ale... niech już będzie tu ;)
Zastanawiam sie otóż, jak traktować serie i podserie w bazie danych. Czy są to tylko narzędzia służące do systenatyzacji, czy należałoby je traktować jako kolejne poziomy opisu archiwaliów. Jeśli ograniczymy się do postrzegania serii i podserii jako narzedzi jedynie porządkowania inwentarza (podserie w instrukcji dla bazy IZA 5,0 są traktowane właśnie jako narzędzie porządkujące) to możemy dość dowolnie je tworzyć nie troszcąć się zbytnio o to czy niosą jakies informacje poza umożliwieniem umieszczenia jednoatki w żądanym przez autora inwentarza miejscu. Jeśli natomiast chcielibyśmy aby serie i podserie stały się wyższymi od jednostki poziomami opisu to trzebaby więcej serca włożyć w ich konstrukcję. Oznacza to wówczas, że nalezy unikać powtarzania tych samych informacji na kolejnych poziomach opisu (ISAD(G)). Rozważmy przykład:
seria: Wydział Organizacyjny
podseria: Komisja Kultury-posiedzenia
jednostka: Protokoły posiedzeń Komisji Kultury, czy może tylko: Protokoły posiedzeń, albo wręcz tylko: Protokoły, bo że to Komisja Kultury i że protokoły już wiemy z podserii?
A jeśli przyjmiemy tę drugą metodę i skrócimy tytuł, to co należy napisać na okładce jednostki? Umieścić tam cały opis, czy tylko nazwę zespołu, ewentualnie wydziału i tytuł jednostki z pominięciem podserii, czy ją rownież umieścić?
Witam. Mozna jeszcze zgłaszać jakieś uwagi do funkcjonowania najnowszej bazy danych IZA 5.01?
Moim zdaniem każdy poziom opisu zasobu archiwalnego powinien odznaczać się specyficznymi dla siebie właściwościami informacyjnymi, a nie być cytatem częściowym lub całkowitym tego co oferuje się na innym poziomie. Ten drugi sposób postępowania służy wyłącznie poprawianiu statystycznego samopoczucia urzędników państwowej służby archiwalnej, a nie tworzeniu żadnych realnych wartości informacyjnych. Per analogiam do sytuacji z ustanowieniem rekordu wydobycia węgla w Polsce na poziomie ponad 200 mln ton w dekadzie gierkowskiej, z których 100 mln ton stanowił wszakże kamień. Z taką sytuacją mamy niestety do czynienia w przypadku praktykowanych w przytłaczającej większości zespołów relacji "tytuł jednostki" - "pola indeksowe" w bazie IZA. (szerzej na ten temat wątek "Indeks w bazie" na IFARze). W relacji "seria" bądź "podseria" - "tytuł jednostki" też występuje, choć na mniejszą skalę, tego rodzaju zjawisko. Jeśli nazwa serii bądź podserii nie pociąga za sobą żadnych nowych wartości informacyjnych w odniesieniu do tytułów jednostek to faktycznie ich rola ogranicza się wyłącznie do funkcji porządkujących układ jednostek w zespole, funkcji których znaczenie w przypadku narzędzi elektronicznych radykalnie maleje. W sytuacji gdy nazwa serii i podserii łączy w sobie funkcje porządkujące z poszerzaniem informacyjnych walorów tytułów jednostek sytuacja ma się zgoła odwrotnie. W przypadku stosowania wyszukiwawczych narzędzi elektronicznych rola takich rozwiązań niepomiernie rośnie. Stąd też należałoby zdecydowanie preferować w przypadku tworzenia serii i podserii te ostatnie okoliczności. Szerzej na ten temat artykuł "Z problematyki archiwalnych kwerend komputerowych" s. 331 i n. w Poznańskim Roczniku Archiwalno-Historycznym, Rocznik X/XI Poznań 2004.
Zagadnienie prawidłowego formułowania serii i podserii jest faktycznie metodyczne. Baza danych - podobnie jak dawniej kartka inwentarza - jest narzędziem do utrwalenia myśli archiwisty. Baza danych IZA służy do tworzenia inwentarza, który - jako taki od dawna - zawiera opisy na poziomie jednostki archiwalnej. W praktyce serie są czasem opisywane we wstępie do inwentarza, co nie mieści się w bazie IZA. Tworzone w niej serie i podserie mają charakter techniczny - służyć mają głównie do sformatowania pożądanego układu w inwentarzu książkowym w sytuacji, kiedy sygnatura jest skacząca i nie oznacza już kolejności jednostki w zespole.
Co do uwag do bazy IZA 5.0 i n. - tak, należy je zgłaszać. Prosiłam o to w mailu do archiwów 9 grudnia, przesyłając jednocześnie aplikację IMPORT 1.1, jako termin nadsyłania proponując 31 stycznia 2006 r.
W przypadku, gdy nazwy serii lub podserii są ukryte (np. wydruk wersji 4.0 - podserie), mogą służyć jedynie formatowaniu układu. W Necie są jednak widoczne, a więc powinny nieść ze sobą konkretną informację, której wg mnie nie należałoby powtarzać na niższym poziomie. Problem pojawia się tylko wówczas, gdy korzystający dostanie jednostkę z tytułem: Protokoły (bo reszta opisu jest w inwentarzu). Rozwiązaniem byłoby umieszczenie na teczce nie tylko tytułu jednostki, ale i nazwy serii i podserii. Tylko... jak potem zacytować tytuł takiej jednostki?
Cytat: Wojciech Woźniakseria: Wydział Organizacyjny
podseria: Komisja Kultury-posiedzenia
jednostka: Protokoły posiedzeń Komisji Kultury, czy może tylko: Protokoły posiedzeń, albo wręcz tylko: Protokoły, bo że to Komisja Kultury i że protokoły już wiemy z podserii?
A jeśli przyjmiemy tę drugą metodę i skrócimy tytuł, to co należy napisać na okładce jednostki? Umieścić tam cały opis, czy tylko nazwę zespołu, ewentualnie wydziału i tytuł jednostki z pominięciem podserii, czy ją rownież umieścić?
Pomysł skracania tytułu j.a. w inwentarzu (a przecież baza IZA jest inwentarzem archiwalnym) jest kompletnym nieporozumieniem. Wg wszelkich definicji inwentarz archiwalny jest spisem j.a. wchodzących w skład zespołu, a przecież podstawowym elementem opisu jednostki jest jej tytuł, który, prawidłowo sformułowany, powinien w pełni odzwierciedlać jej zawartość. Zasadę tę podkreślają wszystkie przepisy metodyczne, a przede wszystkim jej słuszność potwierdza dotychczasowa praktyka i doświadczenie. Od tej zasady nie może być żadnych wyjątków, a już z pewnością wyjątkiem takim nie jest błędnie lub nieudolnie sformułowana nazwa serii czy podserii, która, jeśli powtarza elementy tytułów j.a. absolutnie nie spełnia swej roli uogólniającej poziom informacji o treści poszczególnych j.a. wchodzących w jej skład.
To właśnie tytuł j.a. jest punktem wyjścia wszelkich prac, mających na celu pogłębienie informacji nt. treści jednostki (jeśli jest zbyt ogólnikowy lub nie oddaje jej zawartości należy sporządzać indeksy, oczywiście odwołujące się do poziomu poszczególnych dokumentów, a nie powtarzające elementy tytułu). Tak samo punktem wyjścia dla nadania prawidłowych serii w zespole są tytuły j.a., również z zastrzeżeniem, że nazwa serii nie powinna powtarzać elementów tytułów (jeśli ma spełniać rolę informacyjną, a nie tylko techniczną).
Elementy opisu okładki j.a. spełniają bardzo ważną funkcję: pozwalają na jej identyfikację z inwentarzem. Powinny więc zawierać: nazwę zespołu, tytuł jednostki, daty skrajne oraz sygnaturę archiwalną. Takie postępowanie zalecają „Wskazówki metodyczne do sporządzania inwentarzy archiwalnych zespołów (zbiorów) akt wytworzonych w okresie kancelarii akt spraw (XIX-XX w.)” z 1984 r. w rozdziale IV „Zasady uzupełniania opisu obwolut jednostek archiwalnych”. Nie ma żadnego racjonalnego powodu, aby to zmieniać.
Zatem idąc tym torem podseria w bazie danych IZA wg mnie jest tylko narzędziem pomocniczym dla archiwisty porządkującego zespół. I jako taka nie powinna być uwidaczniana w wydruku inwentarza i internetowej wersji bazy danych. A co tam sobie archiwista wpisze to już jego sprawa.
Przechodząc w zakładce Indeks geograficzny (wersja 5.01) z pola "indeks" do pola "strona" co jakiś czas pojawia się durnowaty komunikat: Aparat baz danych Microsoft Jet zatrzymał proces, ponieważ inny użytkownik próbuje jednocześnie zmienić te same dane. (Błąd 3197)
Ten błąd może wystąpić w środowisku wielodostępnym.
Inny użytkownik zmienił dane, które usiłujesz uaktualnić. Ten błąd może wystąpić, gdy wielu użytkowników otwiera tabelę lub tworzy obiekt Recordset i stosuje blokowanie optymistyczne. W czasie między zastosowaniem metod Edit i Update inny użytkownik zmienił te same dane.
Aby zastąpić zmiany innego użytkownika własnymi zmianami, należy ponownie wykonać metodę Update
Zaznacza, że żaden inny użytkownik nie dokonywał zmian. Można coś z tym zrobić?
W accesie niestety nie można. Takie zachowanie występuje gdy baza danych działa w środowisku sieciowym i w tym samym czasie więcej niż jeden klient próbuje uzyskać dostęp lub modyfikować te same dane. W profesjonalnych taki wielodostęp izolowany jest przez transakcje, które jak widać access wspiera tylko w teorii. "Dead lock" czyli zakleszczenie transakcji zdarza się także i bazach profesjonalnych ale wtedy zdjęciem takiej blokady zajmuje się administrator i jest to rozwiazywane programowo.
Witam
Pani Hanna wystąpiła z obroną tytułu jednostki niosącego dużo informacji. I bardzo słusznie! Nie zamierzałem namawiać do skracania tytułu, które miałoby nieść zmniejszenie jego wartości informacyjnych. Chciałem wskazać na sytuacje, w których dochodzi do powtarzania informacji w tytule oraz w seriach i podseriach.
Jak się zorientowałem w sprawie roli serii i podserii są dwie opinie:
1. to elementy techniczne, służące porządkowaniu wydruku inwentarza
2. powinny nieść ze sobą autonomiczną infromację
Kwestia powtarzalności informacji jest z tymi zagadnieniami związana, co najmniej z dwóch powodów:
1. Wskazówki metodyczne do sporzadzania inwentarzy archiwalnych zespołów akt wytworzonych w okresie kancelarii akt spraw w części III, pkt 22 stanowią: "Nie nalezy uzupełniać tytułów jednostek inwentarzowych informacjami zawartymi w nazwie grupy rzeczowej"
2. ISAD(G) wśród reguł opisu wielopoziomowego wskazuje na konieczność unikania powtarzających się informacji na kolejnych poziomach opisu. A nie powinniśmy chyba pozostawąc całkiem obojętni wobec tego standardu ;)
Cytat: Anna LaszukWitam,
dziękuję panu Krzysztofowi za miłe słowa, ale jeśli uznać bazę IZA 5.0 za sukces, to zwłaszcza tych, którzy "się czepiają" czyli użytkowników. To ich uwagi doprowadziły wreszcie do kolejnej wersji bazy inwentarzowej. Czekaliśmy z jej przygotowaniem i wprowadzeniem kilka lat, aż znowelizowane przepisy zezwolą na pewne rozwiązania.
Kolejne wersje tej bazy danych były testowane od jesieni 2004 w różnych archiwach; ci, którzy na Ifarze zgłosili chęć otrzymania wersji testowej, też mogli się z nią zapoznać. Ostatnia wersja była testowana tylko przez członków zespołu "Informatyka i Archiwa".
Uwag po jej rozesłaniu do archiwów jest na razie kilka, a tylko jedna wymagała natychmiastowej reakcji - stąd wersja IZA 5.01, łagodząca niespodziankę, którą zrobil nam Microsoft.
Access 2000, który zasłużył na pochwałę pana Krzysztofa, kosztuje niemało i z trudem znaleźliśmy fundusze na zakup kolejnych licencji. Wkrótce je kupimy, a tymczasem trwają dyskusje nad opracowaniem systemu niezależnego od produktów firmy Microsoft. Z częścią z nich można zapoznać się na forum http://epl.icm.edu.pl/forum/. Inne dyskusje obracają się wokół OpenSource i postulowanego od kilku lat przez niektórych pracowników archiwów - także na Ifarze - MySQL-a.
Mogę tylko wyrazić nadzieję, że praktyczne działania w tej dziedzinie nie rozbiegną się z oczekiwaniami użytkowników mimo nie zawsze wystarczających konsultacji i testów.
Czy pole strony w wykazie obiektów mogłoby akceptować strony typ "a, b" etc. oraz zakres stron, np. "5-16"?
Jestem gorąco za powiększeniem pola uwagi.
Serie i podserie powinny jednak być bardziej wielopoziomowe.
1) Co zrobić, jeśli w jednej jednostce mam i poszyty i akta luźne, i nawet jeszcze księgę (podwójne kliknięcie nie powoduje w tym polu możliwości dokonania samodzielnych zmian w wyborach)?
2) Strony dodatkowe (a, b ...), jak rozumiem, umieszczać w polu uwagi?
W polu "opis zewnętrzny" mamy takie możliwości: akta lużne, akta szyte, księga, poszyt, pudło, teczka.
Takie monstrum, o jakim pisze kocibrzuch (a swoją drogą, nie można tego rozdzielić?) najlepiej umieścić w pudle i wtedy z czystym sumieniem wybieramy z listy "pudło". Będziemy w zgodzie z IZĄ, ale niestety z logiką już nie. Zaproponowane określenia są z założenia nielogiczne, bo pomieszano tu dwie sprawy: kancelaryjną postać zewnętrzną jednostki (np. poszyt) z opakowaniem (np. pudło). No bo co wpisać, jeśli mamy do czynienia z poszytami, które zapakowano w pudła dla ochrony przed kurzem ???
Co do pomieszania pojęć się zgadzam.
Odpowiadam: monstrów takowych nie można rozdzielić :)
Brak też informacji w IZIe, czy mamy do czynienia w jednostce z paginacją, czy foliacją - ot podawana jest tylko liczba. Taki Franciszek Z. bardzo by się ucieszył: paginujesz sfoliowaną jednostkę i połowę zabierasz do domu, a w ewidencji wszystko się zgadza.
W Poznaniu robimy tak: jeśli jednostka jest spaginowana, przed liczbą stron wpisujemy skrót "ss.", a jeśli jest sfoliowana, skrót "k."
Ano właśnie. I tak mamy w wersjach "przedizowych". Niestety ktoś to usunął przy wstawianiu ewidencji do IZY, więc myślałem (nie sprawdzając, mea culpa), że się nie da. No to mam dodatkową robotę.
I jeszcze przy okazji, czy w IZIe 6 możliwe jest wstawianie w wykazie obiektów zakresu stron? Czy wykaz obiektów będzie/jest widoczny na stronie NDAP "na piechotę", tj. przy przeglądaniu całego inwentarza, czy jedynie przez wyszukiwarkę?
Witam
Stosujemy taką praktykę jak Poznań, zresztą wynika ona z instrukcji do bazy IZA. Na dodatek wydruk inwentarza bez tych literek wygląda trochę tajemniczo ;).
Na szczęście sa sposoby (z uzyciem Excela na przykąłd) by uzupełnić dosc szybko braki owych literek - o ile oczywiście wiemy czy to ma być "k" czy "s".
Niestety raz jest foliacja raz paginacja :)
Ale nie ma strachu, to relatywnie niewielka część została pozbawiona odpowiednich znaczników. Pozostałe wszystko jest i właśnie zabieramy się do konwersji, co widać ;)
Powinna być możliwość umieszczenia informacji o oprawie. W ogóle sporo musze wklejać do "uwag".
Nie macie wrażenia, że coś złego dzieje się z podseriami? Po wyjściu i ponownym wejściu do inwentarza albo ich nie widać, albo widać inne "zapożyczone" z innej zupełnie serii(!). Jeśli ich nie ma, to nagle się pojawiają po kliknięciu na podserię.
To na widoku formularza edycji, na wydruku wydaje się, że jest ok.
Tak, to stały problem z podseriami odkąd pamiętam. Trzeba kliknąć w formularzu w pole podserii, żeby ją "odswieżyć". Z tego co widzę w IZIE 6.0 ten problem został rozwiązany (przynajmniej w tej wersji testowej, którą mam).
Witam
Prawdziwy problem z seriami i podseriami pojawia się w przypadku szczątków zespołów. Niestety kwerendy są niedopracowane i ponieważ nie uwzględniają cd nr zespołu w formularzu nawet po odświeżeniu pola podseria pojawia się nazwa zupełnie niepożądanej podserii ;).
Cytat: Hanna Staszewska-Katolik w Maj 14, 2007,
Będziemy w zgodzie z IZĄ, ale niestety z logiką już nie.
Szukanie na gruncie archiwistyki rozwiązań zgodnych z zasadami logiki klasycznej jest zajęciem skazanym na dość ograniczone powodzenie. U fundamentów przytłaczającej większości normatywów metodycznych archiwistyki legły raczej zasady logiki rozmytej. http://pl.wikipedia.org/wiki/Logika_rozmyta, co skądinąd zdecydowanie zbliża tę dziedzinę wiedzy do nieograniczonej żadnym "mędrca szkiełkiem i okiem" poezji i nie psujmy tego cudownego błogostanu.
Obawiam się, że grunt archiwistyki, logika klasyczna, logika rozmyta tudzież normatywy metodyczne nie mają tu nic do rzeczy.
Po prostu, najzwyczajniej w świecie chodzi o zwykłe błędy, nieścisłości, niekonsekwencje itp. występujące w bazie. I tyle.
Witam
Z przywołanej przez pana Andrzeja Choniawkę Wikipedii:
CytatMetody logiki rozmytej wraz z algorytmami ewolucyjnymi i sieciami neuronowymi stanowią nowoczesne narzędzia do budowy inteligentnych (nie mylić ze świadomymi) systemów mających zdolności uogólniania wiedzy.
Więc może
grunt archiwistyki nie jest jeszcze stracony? ;)
Cytat: kocibrzuch w Maj 14, 2007,
1) Co zrobić, jeśli w jednej jednostce mam i poszyty i akta luźne, i nawet jeszcze księgę (podwójne kliknięcie nie powoduje w tym polu możliwości dokonania samodzielnych zmian w wyborach)?
Jest obejście, choć uciążliwe i raczej nie tędy droga: skopiować całą kolumnę do Excela, nanieść odpowiednie zmiany i przekleić z powrotem.
Nie będę go jednak stosował, bo obawiam się, że coś się może prędzej czy później kiedyś sypnąć.
Witam
Jeśli chcesz dodać dodatkowe opisy to chyba trzeba zmienić formularz INWNETARZDA. W Źródle wierszy wystarczy dopisać żądaną wartość i będzie ją można wprowadzać w tym formularzu. Takie zmiany są chyba dopuszczalne?
Czy może chodzi o coś innego?
Ano, to je ono.
Dzięki.
I osobiście mi wstyd, żem taki Accesowo nie kumaty.
CytatJest obejście, choć uciążliwe i raczej nie tędy droga: skopiować całą kolumnę do Excela, nanieść odpowiednie zmiany i przekleić z powrotem.
Nie będę go jednak stosował, bo obawiam się, że coś się może prędzej czy później kiedyś sypnąć.
Nie trzeba aż tak; wystarczy wprowadzić dowolną wartość w tabeli, a nie w formularzu.
CytatTakie zmiany są chyba dopuszczalne?
Abstrahując od tego co napisałem wyżej (z czego wynika, że sami też tak robimy), obawiam się że chyba nie (?). Pamiętam, że podczas dyskusji nad IZĄ 5 lub 6 (już nie pamiętam), nalegano na to, żeby lista ta była zamknięta i niczego do niej nie dopisywano na własną rękę. Ale dlaczego? Oto jest pytanie...
Niestety pole jest też zbyt małe, by przyjąć potrzebną mi liczbę danych.
A skoro kombinować nie można to nie będę.
Dlaczego lista jest zamknięta? Bo może ktoś nie wyobraża sobie sytuacji, że w jednej jednostce mogą być i luzy i poszyty i księga.
Cytat: Maciej Zdunek w Maj 22, 2007,
Pamiętam, że podczas dyskusji nad IZĄ 5 lub 6 (już nie pamiętam), nalegano na to, żeby lista ta była zamknięta i niczego do niej nie dopisywano na własną rękę. Ale dlaczego? Oto jest pytanie...
Skoro nalegano, żeby nie rozszerzać listy to pewnie po to, by nie było innych niż w liście opisów jednostek, a więc nie ma znaczenia ,czy rozszerzone opisy dodane są do tabel, czy poszerzy się formularz. I tak i tak zamknięcie listy jest omijane. Rzeczywiście zasadne jest pytanie: dlaczego nie rozszerzać tej listy skoro ewidentnie pojawia się taka potrzeba?
Cytat: KocibrzuchNiestety pole jest też zbyt małe, by przyjąć potrzebną mi liczbę danych.
To już niestety kwestia zmian w tabeli, a tam na pewno grzebać nie pozwolono...