Obecne wskazówki metodyczne do opracowania fotografii przewidują ich inwentaryzację przy użyciu systemu informatycznego. Rozważano różne koncepcje takiego systemu i zdecydowano o przygotowaniu bazy analogicznej do bazy IZA.
Funkcjonuje ona jako baza lokalna w jednym z archiwów od ponad roku, a teraz jest dostosowywana do przyjęcia jej do stosowania także w innych archiwach. W sierpniu będziemy mogli przesłać ją do testowania. Może kogoś to zainteresuje?
Witam
Oczywiście, że interesuje ;). Chętnie się owej bazie przyjrzę.
Wczoraj otrzymaliśmy bazę po kilku przeróbkach. Dziś postaramy się przerobić projekt podręcznika użytkownika i prześlemy komplet do ZNA, CKM, Informatyka i Archiwa oraz do jedynego Ochotnika. Dziękuję za pojawienie się!
Witam
Oto garść uwag na temat bazy FOTO:
Generalnie: Szkoda, że przygotowana aplikacja jest osobną bazą danych a nie częścią bazy IZA, w której od wersji 5,0 zapowiadany były edytor dla fotografii. W efekcie trudniej będzie opisać w bazie fotografie znajdujące się w jednostkach aktowych.
1. w tabeli Zespół nr archiwum ustawiony jest domyślnie 34, w instrukcji nie ma informacji o konieczności zmiany w ustawieniach tabeli; wartość domyślna 34 jest też ustawiona w formularzu Zespoły i również tam trzeba ją zmienić
2. funkcja blokowania pomyślana jako zabezpieczenie przed przypadkowym skasowaniem czy modyfikowaniem danych (?) nie jest najlepszym pomysłem - zmusza za każdym razem do klikania przycisku "odblokuj"
4. pole Okres powinno mieć kolor żółty, bo jest obowiązkowe
5. w polu Data wprowadzenia/Data przydałaby się maska wprowadzania danych, ponadto Data wprowadzania/modyfikacji powinna być wstawiana automatycznie z systemu - nie ma sensu jej wpisywać za każdym razem
6. Modyfikacja danych - obecna konstrukcja pozwala na wprowadzenie tylko informacji o jednej modyfikacji - ostatniej? (lepsze rozwiązanie zastosowano w bazie IZA 6,0)
7. w polu Wprowadzający przydałaby się lista rozwijana z nazwiskami (jak obecnie w IZIE)
8. dobrze byłoby określić jednostkę miary w przypadku wielkości pliku - czy to mają być kb, Mb, GB - wtedy w tabeli to pole mogłoby mieć typ liczbowy
9. W instrukcji brak informacji, że konieczne jest wpisanie adresu lokalizacji kopii cyfrowej zdjęcia - bez tego nie uda się obejrzeć żadnego wydruku inwentarza (odpowiedni atrybut w kwerendzie w kolumnie FOTO ma wartość Is not null)
10 dlaczego na wydruku inwentarza nie ma Tytułu? Są tylko dane z pola opis szczegółowy, nie ma też tytułu fotografii z poziomu opisu dokumentu
11 Wydruk inwentarza jest trochę nieczytelny - zwłaszcza w przypadku tematów złożonych z kilku fotografii
12 stan fizyczny jest obowiązkowy na poziomie jednostki - uniemożliwi to opisanie tematu złożonego ze zdjęć w różnym stanie, bo trzeba dla całego tematu wybrać jakiś stan - może dodać tam pole "-" (zwłaszcza, że dla plików komputerowych nie ma sensu określanie stanu fizycznego) dla tematów złożonych z wielu zdjęć?
13 kontrowersyjne określenie chronologiczne - okres np. III RP
14 pole przeznaczone na adres pliku ma długość tylko 50 znaków, czy to nie za mało?
Na razie tyle wątpliwości, sugestii i zapytań. Zapraszam do dyskusji.
Dziwi mnie, ze jeszcze powstają odrębne bazy dla jakiegoś rodzaju dokumentacji. Chyba była niejednokrotnie mowa, że dążymy do unifikacji posiadanych przez nas baz danych. Rozumie, że kiedyś ktoś zaczął tworzyć specjalnie bazę dla fotografii i w końcu udało mu sie ją skończyć. W takim razie jeśli już zostanie ona wprowadzona aby nie była obowiązkowa bo tylko rozpraszamy informację.
A mam pytanie czy prócz ADM archiwa państwowe mają dokumentację audiowizualną ??? tzn filmy nagrania i fotografie w postaci odrębnych zespołów ???
Dziwne pytanie :o
Oczywiście, że mają; wystarczy przejrzeć bazę SEZAM na stronie NDAP.
Cytat: Tomek w Wrzesień 03, 2007,
Dziwi mnie, ze jeszcze powstają odrębne bazy dla jakiegoś rodzaju dokumentacji.
Przyłączam się do tego zdziwienia :o
Witam
Jeszcze słowo o konstrukcji bazy:
Ponieważ opis może odbywać się na dwóch poziomach: jednostki (tematu) i obiektu(pojedynczej fotografii) lepiej byłoby rozdzielić dane z tych dwóch poziomów do dwóch tabel. Analogicznie jak jest to zrobione w bazie IZA. Wówczas łatwiej będzie uzyskać przejrzyste wydruki i łatwiej myśleć o przyszłym scalaniu danych. Z tego samego powodu można rozważyć wyłączenie dat do osobnej tabeli - znów analogicznie jak w IZIE.
Oczywiście, to jest podstawowa sprawa. W tej chwili w wydruku inwentarza skarbowego liczone są rekordy na poziomie opisu jednostki oraz na poziomie dokumentu; z takiej skarbówki nic nie wynika (to jest tak, jak byśmy z IZY otrzymali wydruk skarbowy z policzonymi j.a. i obiektami razem).
A oto inne uwagi:
Edytor:
1. Pole „sygnatury dawne” i „Uwagi” chyba lepiej przenieść do zakładki „Informacje ogólne”.
2. Pole „Okres” należy bezwzględnie usunąć, nie wnosi nic nowego do opisu (chronologiczny podział można zastosować przy pomocy serii). Poza tym pojęcie jest niejednoznaczne i stanowi pretekst do wielkiej swobody (czy fotografie ze zjazdu w Olsztynie zakwalifikować do IV Rzeczypospolitej, czy już V itp., powstaną niepotrzebne dylematy).
3. Numer i rozmiar pozytywu powinny być umieszczone w jednej zakładce.
4. Pole „Technika wykonania”: negatyw, pozytyw, klisza szklana, plik komputerowy (chyba lepiej: plik danych). Dalej jest pole „Rozmiar pozytywu” i „Rozmiar negatywu”. A gdzie wpisać rozmiar kliszy, jeśli się trafi???
5. W zakładce „Informacje dodatkowe” i „Indeksy” należy zamieścić sygnaturę jednostki, której opis dotyczy.
6. Brak miejsca na wpisanie statusu nośnika (oryginał, kopia zabezpieczająca, kopia użytkowa).
7. Liczba obrazów i odbitek na poziomie dokumentu nie może być większa niż na poziomie j.a., teraz można tak wpisać.
8. W polu „Udostępnianie” lepiej wprowadzić do wyboru: tak lub nie.
cdn...
Wydruki:
1.Wykaz serii/podserii: powinien zliczyć też liczbę j.a. oraz podać daty (tak jak w IZIE).
W tytule raportu powinien być numer zespołu (zbioru).
2.Układ skarbowy fotografii: chyba powinno być: Inwentarz skarbowy.
W nagłówku raportu należy zamieścić numer zespołu (zbioru). W polu „data” w tej chwili pokazuje się określenie „pozytyw”.
3.Fotografie z podziałem na serie i podserie: powinno być: chyba powinno być inwentarz książkowy. Należy wprowadzić wartości parametru: numer strony oraz datę (po co datę???). Poza tym bez przydziału są opisy na poziomie dokumentu, chociaż w edytorze są przydzielone do serii.
4. Strona tytułowa: raport powinien automatycznie „zbierać” daty skrajne zespołu (zbioru). W tej chwili przed wydrukowaniem raportu można wpisać obojętnie jakie daty w wyskakujących parametrach i takie daty są na stronie tytułowej. Poza tym nazwa zbioru lub zespołu jest cały czas taka sama (pierwszy zespół w bazie), niezależnie od tego, jaki zespół wybierzemy z selektora.
Jeszcze w kwestii wydruków:
brak wydruku konkordancji sygnatur oraz indeksów.
Cytat
Poza tym bez przydziału są opisy na poziomie dokumentu, chociaż w edytorze są przydzielone do serii.
Chodzi o inwentarz książkowy. Nie zawiera on także w ogóle opisów całych jednostek, które mają też opis na poziomie dokumentu.
Poza tym dobór pól wydaje się całkowicie przypadkowy (pisał już o tym Wojtek), nie ma np. pola „daty”, które wydaje się konieczne.
Witam
Zastanawiam się nad sposobem określenia dat jako "około".
Z jednej strony to jest jakiś pomysł w sytuacji gdy bazy "przejęły" [] na określenie dat wykraczających poza ramy czasowe działania aktotwórcy. Z drugiej jednak strony, czy nie lepiej z punktu widzenia możliwości wyszukiwawczych, zamiast wpisywać rok: 1978 z zaznaczeniem "około" wpisywać np. 1976-1980 za "około" przyjmując 2 lata?
Hmmm...
A dlaczego nie trzy? ;D
Słusznie Haniu przywołujesz mnie do porządku! Nic z sufitu!
Więc proponuję na "około" 5 lat do przodu i 5 do tyłu. Za EAD Best Practice Guidelines (http://www.rlg.org/en/page.php?Page_ID=450). Czyli zamiast: "około 1978" - "1973-1982".
Wyszukiwarka
1.Powinna umożliwiać przeszukiwanie danych w całej bazie oraz w wybranym zespole.
2.Określenie „Po serii”, „Po podserii” itd. jest nieprawidłowe pod względem poprawności j. polskiego. Powinno być „Wg serii” itd.
3.Wybór serii i podserii z selektora nie jest najlepszym rozwiązaniem, bo w przypadku przeszukiwania całej bazy, w której będzie opisanych duża liczba zespołów (zbiorów) posiadających serie, będzie to bardzo niewygodne. Powinna istnieć możliwość wpisywania w te pola dowolnego ciągu znaków (należy to oczywiście wyjaśnić, np. za pomocą gwiazdki, tak jak zrobiono to w bazie IZA).
4.Przeszukując bazę wg serii i podserii w wynikach wyszukiwania nie pojawiają się jednostki, które posiadają również opis na poziomie dokumentu (chociaż są przydzielone do odpowiednich serii i podserii).
5.Przeszukiwaniem pełnotekstowym należy objąć większą liczbę pól; w tej chwili można szukać tylko wg pola „opis” i „tytuł”.
6.W indeksach powinna być możliwość przeszukiwania wg dowolnego ciągu znaków; opcja ta w ogóle nie działa.
Dziękuję Ifarowiczom za wszelkie uwagi zgłoszone do testowej wersji bazy FOTO. Większość z nich jest trafna - zostaną przedstawione Centralnej Komisji Metodycznej, która będzie nad bazą obradować na spotkaniu 1 października.
Co do uwagi W.Woźniaka z 31 sierpnia, o domyślnym ustawieniu archiwum nr 34, zwracam uwagę na str. 4 Instrukcji, gdzie jest mowa o instalacji bazy i konieczności wpisania parametrów archiwum, w którym będzie odbywać się część dalsza akcji opracowania fotografii. Nie bardzo zrozumiałe są uwagi p. Wojciecha do wydruku inwentarza - takiego raportu nie ma jeszcze. Prosiłam Zakład Naukowy Archiwistyki o wytyczne, jak go przygotować. Zgłoszone przez Ifarowiczów uwagi zostaną przy jego opracowaniu uwzględnione.
12 września H.Staszewska-Katolik wpisała postulat objęcia wyszukiwaniem pełnotekstowym większej liczby pól. Proszę o ich zaproponowanie.
I żal p. Wojciecha, że FOTO nie jest modułem bazy IZA. Na razie nie jest, podobnie jak było z bazami KITA i MAPY. Opracowanie tego modułu osobno nie opóźniło wprowadzenia bazy IZA do opracowania dokumentacji przeważającego rodzaju. Obawy o wydajność Accessa też są często podnoszone, zwłaszcza przez archiwa, które zgromadziły w bazach dużo danych, a mają komputery sprzed kilku lat. Jeśli moduł FOTO się sprawdzi, spróbujemy połączyć go z bazą IZA. A może stanie się to już w systemie zintegrowanym? Chociaż, tegoroczny jego projekt nie zawierał tego modułu
Właśnie dowiedziałam się, że dzisiaj Centralna Komisja Metodyczna nie będzie obradować nad bazą FOTO. Czekamy więc na następne posiedzenie.
Cytat: Anna Laszuk w Wrzesień 29, 2007,
Nie bardzo zrozumiałe są uwagi p. Wojciecha do wydruku inwentarza - takiego raportu nie ma jeszcze. Prosiłam Zakład Naukowy Archiwistyki o wytyczne, jak go przygotować. Zgłoszone przez Ifarowiczów uwagi zostaną przy jego opracowaniu uwzględnione.
Niestety, z inwentarzem książkowym jest problem, ponieważ
nie przewidują go obowiązujące przepisy. Tak więc archiwa nie mają obowiązku robić wydruku z bazy. Myślę, że nie jest to jakiś celowy zamysł autorów przepisów, po prostu zapomnieli oni o tym szczególe. :o
No cóż, wyrażałam już swoją opinię na tym forum nt. wskazówek dot. opracowania fotografii. Teraz dopiero, kiedy trzeba je zastosować praktycznie, widać, ile tam nielogiczności, niekonsekwencji i zwykłych błędów.
Tak więc, mimo że uważam bazę FOTO za dość kiepską i w takiej postaci na pewno nie nadaje się ona do użytku, to z drugiej strony nie zazdroszczę jej twórcom, bo próba dostosowania bazy do złych przepisów metodycznych wcale nie jest łatwa. I muszę przyznać, że twórcy bazy całkiem nieźle poradzili sobie z największymi nonsensami, które można znaleźć we wskazówkach.
Witam
Cytat: Anna LaszukNie bardzo zrozumiałe są uwagi p. Wojciecha do wydruku inwentarza - takiego raportu nie ma jeszcze.
No tak, wydruk "Fotografie z podziałem na serie i podserie" wziąłem za wydruk inwentarza... ;D
Cytat: Anna LaszukCo do uwagi W.Woźniaka z 31 sierpnia, o domyślnym ustawieniu archiwum nr 34, zwracam uwagę na str. 4 Instrukcji, gdzie jest mowa o instalacji bazy i konieczności wpisania parametrów archiwum, w którym będzie odbywać się część dalsza akcji opracowania fotografii.
Fakt, ale opisanie archiwum we właściwej tabeli nie zmieni ustawień domyślnych formularzy, które zastosowano dla wygody i zapewne przez zapomnienie pozostawiono w wersji testowej.
Cytat: Anna Laszuk w Wrzesień 29, 2007,
12 września H.Staszewska-Katolik wpisała postulat objęcia wyszukiwaniem pełnotekstowym większej liczby pól. Proszę o ich zaproponowanie
Już proponuję :):
wyszukiwanie pełnotekstowe powinno obejmować pola: tytuł, opis, miejsce wydarzenia, autor fotografii, zakład fotograficzny oraz indeksy. Przy tej opcji można też wprowadzić przeszukiwanie za pomocą 2 wyrażeń wyszukiwawczych.
Skoro rozróżniamy autora fotografii i zakład fotograficzny, które w wielu przypadkach (wiem z praktyki) są tożsame, to dlaczego nie wydzielić pola agencji fotograficznych. Zauważmy, że wielkie agencje, pierwszy z brzegu przykład Agencja: Keystone Presse to instytucja nieporównywalna do zakładu Fot. Roman Morawski, Gdynia, a wrzuca sie je do jednego worka. Chyba, że przesadzam z niepotrzebnym rozszerzaniem bazy. Z doświadczenia jednak wiem, ze jedno dodatkowe pole nie przysparza zbyt wielu kłopotów.
Witam
Nie jestem pewien czy to dobry pomysł Luke[/B]. Po pierwsze trudno byłoby wyznaczyć granicę pomiędzy małym zakładem a dużym, a po drugie trzymanie tych nazw w różnych polach bazy wydaje się raczej bezcelowe, bo jakie nowe informacje miałoby przynosić?
Pola opisu mogą być przecież obok siebie, tzn. Autor fotografii, Zakład Fotograficzny, Agencja Fotograficzna (chociaż rzeczywiście, to chyba przesyt informacji), sądzę jednak że warto w takim przypadku odnotować ten fakt przynajmniej w polu uwagi. Co do wyznaczenia tych granic, problemów większych nie ma. Literatura jest fachowa i bogata, a i doświadczenie opracowującego też "jakoweś" jest ;D
Na koniec jednak smutna refleksja, ze nasze rozważania na temat bazy foto mogą się okazać bezprzedmiotowe, w świetle dostępnych obecnie informacji. Dodam jeszcze, że chwała głosom rozsądku zwracającym uwagę na ilość baz (chyba coś około 50, jak dobrze policzyć).
Witam
Cytat: LukeNa koniec jednak smutna refleksja, ze nasze rozważania na temat bazy foto mogą się okazać bezprzedmiotowe, w świetle dostępnych obecnie informacji.
Bezprzedmiotowe? Nie sądzę. Niezależnie od dalszych losów tej wersji bazy FOTO proponowałbym kontynuować dyskusję, traktując bazę FOTO jako "poligon doświadczalny" dla budowy modułu do opisu fotografii w ZoSIA.
Chociaż już teraz to, o czym rozmawiamy odnosi się bardziej do wskazówek metodycznych w sprawie opracowania fotografii... (http://archiwa.gov.pl/repository/decyzje/Dec_8_2006.pdf)
Cóż, cały czas pracujemy nad wspomnianym modułem dla ZOSI, tzn. raczej ulepszamy to, co mamy teraz, uwzględniając specyfikę innych archiwów, w których fotografie występują także jako części zespołów aktowych. A odnośnie bezprzedmiotowości, miałem na myśli bazę foto w jej kształcie.
A dyskusja rzeczywiście wnosi "coś nowego", więc na pewno warto.
Wojciech Woźniak użył terminu "poligon doświadczalny" w odniesieniu do bazy FOTO w obecnej wersji, jako przygotowania do systemu zintegrowanego. Za pierwszy poligon można więc uznać SEZAM, tworzony od 1994 r., po uprzednim opracowaniu teoretycznych założeń całego systemu informacji o zasobie. O tych założeniach i praktycznych krokach czynionych w drodze do systemu dyskutujemy tutaj na Ifar w dziale "System informacji o zasobie archiwów państwowych" od lutego 2004 czyli od początku forum.
Za podstawę uznano w latach 90. XX w. ewidencję zasobu na poziomie zespołu. Po kilku latach ewidencja ta była dostępna w Internecie. Za tym poszło opisywanie zasobu na poziomie jednostki archiwalnej - bazy IZA, KITA, MAPY, i na poziomie dokumentu - SCRINIUM. I po doświadczeniach i rozbudowaniu sieci komputerowych w archiwach - łączenie baz (SEZAM i KANAPA, IZA, KITA i MAPY). Obecnie dane scalane są w bazach SEZAM, IZA, SCRINIUM, PRADZIAD i ELA. Wszystkie mają taką strukturę, że przy pomocy relacji można je połączyć w jeden system - tylko rzadko które archiwum ma taki sprzęt i infrastrukturę, która dźwignie to wszystko i poruszy. A luke liczył lepiej i doliczył się 50 baz - dźwignięcie tego to już zadanie dla systemu. I zauważył, że jego projektowanie, to ulepszanie tego, co jest. Dobrze, że jest co ulepszać, i że poligon doświadczalny działa już kilkanaście lat. No cóż, budowa systemu to nie jest lokacja na surowym korzeniu. Jak powstanie system, będzie musiał wchłonąć miliony rekordów, w tym kilkadziesiąt tysięcy inwentarzy elektronicznych. A może także jakiś inwentarz zbioru fotografii zrobiony w bazie FOTO?
FOTO jest na razie oddzielnie - 29 września wyjaśniałam, dlaczego. I, jak pisał Wojciech, dyskusja nad kształtem bazy jest w dużej części metodyczna. Też ciekawa jestem jej efektów...
PS. A za prawdziwy poligon doświadczalny uznaję bazę DOKUMENTACJA, która nie wzbudziła jednak dyskusji Forumowiczów (9 lutego 2006). Jest ona bardziej zbliżona do przyszłego działania, którego rezultaty będą też niemal od razu dostępne online.
Pisałem tylko, cytuję:"raczej ulepszamy to, co mamy", i tylko o tym, czyli pracujemy nad polami opisu naszej (naszej w sensie w naszym archiwum) bazy do opisu fotografii. Może ona, czytaj ta baza, wniesie coś do modułu opisu fotografii w ZOSIA. Do tego dążymy. Nie uzurpując sobie prawa do tego, aby stała się ona podstawą i wykładnią. Nikt też, a juz na pewno ja, nie neguję dotychczasowych działań i rozwiązań osób działających w kierunku tworzenia bazy do opisu fotografii, również na tym forum, chyba że źle zinterpretowałem post p. Laszuk :) W najbliższej przyszłości chcemy przedstawić coś podobnego do niemieckiej bazy: http://www.bild.bundesarchiv.de/
oczywiście bez wzorowania się na niej, ale również w sieci rzecz jasna.
Czytając słowa "pracujemy nad wspomnianym modułem dla ZOSI" myślałam, że jest Pan jednym z autorów założeń do tego systemu i cieszyłam się, że fotografie też są w nim przewidziane, bo w założeniu dyskutowanym na wiosnę ich nie było. A rys historyczny podałam, aby przypomnieć, że nie od razu Kraków zbudowano. Wiesława Kwiatkowska w artykule w "Archiwiście Polskim" nr 2(46) uważa, że brak podbudowy teoretycznej był przyczyną ciągłych modyfikacji baz danych. Może ma rację, a może ta podbudowa i założenia zmieniały się w miarę upływu czasu, podobnie jak przepisy. W tej sytuacji wydaje mi się, że lepiej coś zrobić na początek i poprawiać, niż nie mieć nic i cyzelować długo coś, co wydaje się lepiej zapowiadać. Ale może uważam tak dlatego, że w praktyce tych baz nie używam...
A jeśli w Państwa archiwum są już doświadczenia z bazą do opisu fotografii, to dlaczego nie wykorzystano ich i nie zgłoszono uwag do bazy, o której tu dyskutujemy? I przede wszystkim, dlaczego Państwa baza nie została zgłoszona do rejestru zgodnie z decyzją nr 4 NDAP z 2005 r.? Rejestr ma gromadzić informacje o tym, co należy uwzględnić przy budowaniu systemu zintegrowanego.