Witam
Lato za pasem, upał rozleniwia ;). Mam pytanko do doświadczonych archiwistów: czy należy dokładnie sprawdzać, przed przyjęciem do archiwum zawartość każdej jednostki archiwalnej, np. teczki? Jak dotąd sprawdzam każdy dokumencik po dokumenciku, czy zgadza się ze spisem/ listą zawartości teczki, ale jest to bardzo bardzo czasochłonne i pracochłonne. Czy można byłoby ograniczyć się do sprawdzenia/ porównania spisu zd.- odb. z teczkami, bez przeglądania ich zawartośći ????
Proszę o odpowiedź.
Pozdrawiam
A.
Cze!
Ja przed przejęciem akt do archiwum zakładowego sprawdzam czy tytuły teczek są zgodne z tytułami w spisie zdawczo-odbiorczym i czy zawartość merytoryczna danej teczki odpowiada tytułowi teczki (ale nie sprawdzam dokumentu po dokumencie). Czyli spawdzam czy dana jednostka aktowa została poprwnie sklasyfikowana i zakwalifikowana. Choć przyznam szczerze, że nad dokumentacją kat."B" nie rozczulam się zbytnio! Więcej uwagę poświęcam dokumentacji kat."A"!
Pozdrawiam! ;D
Jeżeli masz jednorazowo przekazaną dużą ilość j.a. /np.600 segregatorów-tak mam /,to nie ma fizycznej możliwości by sprawdzić zawartość każdej z nich.Ograniczam się do sprawdzenia ilości j.a.
Bardzo dziekuję za podpowiedzi. Rzeczywiście mam mnóstwo teczek, zwł. kat. B2. można je liczyć na setki, a w międzyczasie przyjmuję teczki o wyższej kategorii, które nie mieszczą się w jednostkach.
Pozdrawiam wszystkich ;)
Zaraz.
Jedną z najważniejszych cech archiwisty jest pedantyzm.
Pedantyzm w rozumieniu - sprawdzanie spisów z tytułami teczek (i to bez dwóch zdań).
Z kolei nie ma sensu zagłębiać się w treść wewnętrzną dokumentów.
A co do kat. A.
Cóż. Za 25 lat i tak to my (lub nasi następcy) będziemy porządkować wewnątrz akta. I roboty będzie z tym co niemiara. Więc ja pilnuję, żeby był porządek chronologiczny i strony ponumerowane coby za ćwierć wieku można było coś zrozumieć.
Cytat: Sindbad w Listopad 29, 2007,
Z kolei nie ma sensu zagłębiać się w treść wewnętrzną dokumentów.
Zapewniam, że jest głęboki sens... Często tytuły teczek nie zgadzają się ze spisem...
Hmm.
Jeżeli jest taka sytuacja to proponuję coś takiego.
Zobligowanie zarządzeniem dyrektora, żeby kierownicy pilnowali tych co przeprowadzają archiwizację.
A poza tym jeśli coś się nie zgadza to niech ludzie to poprawiają. Mamy obowiązek nie przyjmowania nieuporządkowanych akt.
Oczywiście, niech urzędnicy i biuraliści prowadzą porządnie dokumentację, w końcu to ich obowiązek.
Witam! Należy pamiętać o udzielaniu pomocy pracownikowi przygotowującemu dokumenty do przekazania. Jak raz zobaczy jak się robi dobrze to będzie tak robił. Znamy ludzi z którymi pracujemy. U mnie są pracownicy, o których wiem , że nie będzie problemu nawet z A ale są i tacy na których muszę uważać cały czas. Zawsze interesuję się teczkami na poziomie przygotowania. Potem biorę "próbny spis" i sprawdzam zgodność tytułów z ówcześnie obowiązującym wykazem by mieć pewność, że AP nie odrzuci spisów. Kat. B sprawdzam pod kątem usunięcia zbędnych elementów i uzupełnienia spisu spraw, wyrywkowo. Kat. A sprawdzam bardzo dokładnie by nie mieć w przyszłości problemów z AP.