Internetowe Forum Archiwalne

Ile? 5... 10... 100... 1000?
jak ktoś chce ponosić koszty... aby nie za publiczne pieniądze

A ile państwowych?
wg mnie jedno

Gdzie powinien przekazać wytworzoną dokumentację elektroniczną urzad miejski w Częstochowie? Czy może do Archiwum Państwowego w Czestowchowie?
wg mnie nie

kiedy powinien przekazać urząd taka dokumentację?
czy po 30 latach czy może po 5 latach?
no kiedy?

Witam.

Bardzo ciekawe pytania...

CytatIle (powinno być archiwów elektronicznych)? 5... 10... 100... 1000...

Wymienia pan wielkie liczby, a czy nie wystarczy jedno? Najwyżej kilka (ale nie kilkanaście nawet), sprężonych ze sobą. Czy jest sens, żeby tworzyć  przy każdym AP oddziału archiwum elektronicznego? Myślę, że dobrym zastosowaniem było by stworzenie kilku archiwów elektornicznych, które obejmowałyby swoim zasięgiem kilka obecnych, a jednocześnie były ze sobą ściśle "sprzężone".
Zależy też, co rozumiemy pod nazwą "archiwum elektroniczne": czy jest to po prostu serwer? Technika idzie naprzód, to co teraz zajmuje teraz kilkupiętrowy budynek (archiwum "tradycyjne"), w wersji elektronicznej wymaga czasem jednego wiekszego pokoju.

CytatA ile państwowych?
wg mnie jedno

A według mnie nie. Państwowe archiwa pozostać muszą, bo ktoś te elektroniczne archiwalia wytwarzać musi. Bardziej nacisk należało by połozyć na rozwój np. pracowni digitalizacji w archiwach, bo z tym - według ostatnich badań przeprowadzanych przez APL - cieniutko, oj cieniutko... Czy jest sens mówienia o archiwum elektronicznym, skoro nie ma kto wytwarzać "eletronicznych archiwaliów"?

CytatGdzie powinien przekazać wytworzoną dokumentację elektroniczną urzad miejski w Częstochowie? Czy może do Archiwum Państwowego w Czestowchowie?

Zalezy jaką przejmiemy taktykę. Czy archiwum prowadzi serwer, czy też jest archiwum elektroniczne, które swoim zasięgiem obejmuje APCz.  To tak dla przykładu. Wyjścia są, nie ma sytuacji dziwnej.

Cytatkiedy powinien przekazać urząd taka dokumentację?
czy po 30 latach czy może po 5 latach?
no kiedy?

uwzględniając nietrwałość nośników, należało by ustalić inne normy postępowania z dokumentacją elektroniczną.  Z kolei w archiwum elektronicznym również przecież co jakiś czas musi się odbywać migracja danych. Zmieniają się przecież nosniki, formaty, komputery...

odpowiedź na pytanie "a ile państwowych" nieco mnie zaskoczyła. Pokazała też jak bardzo trzeba byc precyzyjnym w swoich wypowiedziach. Nie chodzi mi o to ile ma być archiwów państwowych w ogóle. Chodzi o to ile ma być państwowych archiwów elektronicznych. I tu uważam że jedno. Organizacyjnie jedno nie oznacza, że dane mają być zgromadzone w jednym miejscu. Mogą być rozproszone po kilku ośrodkach odległych o kilkaset kilometrów. Ale uwaga! Organizacja danych taka jak w macierzy dyskowej. Każdy z węzłów tego JEDNEGO archiwum może zawierać komplet danych (drożej) albo tylko pewną ich część (np 3/5 danych). W takim przypadku jeżeli bęziemy mieli 5 węzłów to nawet "wysadzenie" 2 z nich nie spowoduje utraty danych. Oczywiście każdy węzeł powinien stosować standardowe procedury bezpieczeństwa. Czyli jeżeli ów Urząd w Częstochowie będzie chciał (musiał?!) przekazać dane wg standardowej procedury i w standardowym układzie (metadane!) to zwyczajnie ma to przekazać do jednego organizacyjnie archiwum. A to że dla bezpieczeństwa dane zapiszą się w 5 miejscach naraz jest zadaniem dla inżynierów a nie dla archiwistów. Tak samo wyglądałoby postępowanie w przypadku gdyby np. spadkobierca znanago Wielkiego Polaka chciał przekazać do archiwum Jego korespondencję z poczty elektronicznej...

No tak, rzeczywiście, wystąpił tu mały "failure to communicate". Zmyliła mnie chyba nazwa tej podgrupy: Digitalizacja, co ponoć oznacza - w dużym skrócie - przekształcanie z postaci analogowej na postać cyfrową, i na tym oparłem wypowiedź w swoim poście. Natomiast pańska wypowiedź najwidoczniej dotyczyła dokumentacji elektronicznej, która w takiej postaci została wytworzona (czyli nie było potrzeby jej digitalizacji), a konkretniej  o problem jej przechowywania. A to zmienia, może nie diametralnie, ale bardzo, postać rzeczy.

Otóż w stosunku do dokumentacji elektronicznej muszę przyznać sporo racji, chociaż w niektórych punktach na pewno byłoby o czym dyskutować. Tak, ze względów samego bezpieczeństwa przechowywanie powinno się odbywać w kilku punktach, czy jak to pan nazywa: "rozproszone w ośrodkach odległych od siebie". Nasunęła mi się pewna analogia, co do "jedności" elektronicznego archiwum państwowego. Czy nie podobny stan mamy aktualnie z tradycyjnym Archiwum Państwowym? Mamy jednostki nazywane AP, z jedną centralą zwaną Naczelną (?) Każda z nich ma swoją "autonomię", ale w sumie tworzą jeden wielki twór, zwany Archiwum Państwowe. Podobnie rzecz może się dziać w sytuacji elektronicznego archiwum państwowego (nazwijmy to EAP). Mamy jedno EAP, z ośrodkami odległymi od siebie, które przechowują dokumentacją właściwą dla swojego regionu. Wszystko to jednak jest powiązane ze sobą siecią, pozwalającą na swobodne korzystanie z zasobu użytkownikom oddalonym od siebie nawet o całą Polskę.

Uwzględnić należałoby tez nietrwałość, czy też niską trwałość dokumentacji elektronicznej - nie muszę chyba przytaczać z jakich powodów?. Wiąże się z tym też brak zaufania do tego rodzaju dokumentacji, związany z podatnością na zmianę treści w każdym momencie. Chodzi mi tutaj o zwrócenie uwagi na pojęcie "oryginału". Czy coś takiego istnieje? Czy nie potrzeba jeszcze odpowiednich ustaw, które gwarantowałyby, że dokument elektroniczny będzie oryginalny, w  tej postaci, w której go zobaczymy?
Myślę, że jeszcze dużo wody zostanie przelane, zanim taka gwarancja będzie.

Nie chodzi mi o zaprzeczanie pomysłu archiwizacji tego typu dokumentacji, bo problem ten może zostać rozwiązany chociażby poprzez metadane. Oczywiste, że w dobie informatyzacji społeczeństwa i komputeryzacji tworzy się coraz więcej dokumentów elektronicznych i pojawia się potrzeba ich archiwizacji, ale czy aktualnie są one wiarygodne w postaci elektronicznej? Dla przykładu: jeśli przychodzi email z podaniem o np. przyjęcie do pracy (cv i list motywacyjny), to czyż nie "dostaje" on znaczenia dopiero po jego wydrukowaniu?

Wciąż pozostaje nieokreślona kwestia digitalizacji zasobu archiwalnego. Wygląda to momentami jak kula u nogi AP. Pytanie, po co organizować spotkania, konferencje i warsztaty w sytuacji, gdy digitalizacja w archiwach jest jeszcze w głębokich powijakach. Mówi się o robieniu rzeczy, których nawet nie ma możliwości robić. Nie mówię o archiwum lubelskim, czy o ADMie i kilku innych przypadkach, ale już w mniejszym stopniu. W APL prowadzona jest digitalizacja, ale wciąż jeszcze potyka się kwestie związanie z przechowywaniem zdigitalizowanych zbiorów. Zaczynamy wdrażać "metadanowanie" (że się tak brutalnie wyrażę), ale zawsze jest jakieś ale. Co innego w sytuacji wielu AP w Polsce, gdzie digitalizacja, jeśli można ją tak nazwać, prowadzona jest niemalże chałupniczą metodą, głównie z powodu braku odpowiedniego sprzętu. Pojawia się więc pytanie: digitalizować, czy nie? I jeśli owszem, to dlaczego nie ma możliwości? Odpowiedź wydaje się znana, ale czy faktycznie tak jest?

to nie ma znaczenia



extra stronka ... oby tak dalej

Moje Uszanowanie

Każda szanująca się instytucja winna mieć nie tylko archiwum aktowe ale też archiwum elektroniczne. Achiwa państwowe powinny też mieć powiedzmy dział dokumentacji elektronicznej. Dział ten by przechowywał i udostępniał taką dokumentację, prowadziłby nazdór nad instytucjami itp. (to samo dotyczy archiwów centralnych - AGAD, AAN, ADM)

pozdrawiam

Kochani!

Archiwum cyfrowe oczywiście jedno! Nawet, jeśli mówimy o archiwach w ogóle (nie tylko państwowych i nie tylko w Polsce!).

Pytanie dotyczące archiwum cyfrowego można śmiało odnieść do wszelkich zasobów cyfrowych dostępnych w sieci zwanych „biblioteką cyfrową” (L. POJ. !!!). Marek Nahotko pisze iż w Internecie możemy mówić o jednej bibliotece cyfrowej, pozwalającej na zdalny dostęp do różnych zasobów dostępnych w sieci globalnej. Wszystkie zasoby należy traktować jako jedną światową „bibliotekę”, gdzie przechowywanie danych zorganizowane jest w sposób rozproszony. Zatem gromadzenie, przechowywanie i udostępnianie zasobów w bibliotece cyfrowej odbywa się w sposób rozproszony. Biblioteki tradycyjne wykorzystywane są jako repozytoria dokumentów cyfrowych (chyba chodzi o typowo bibliotekarskie znaczenie dokumentu :)) Obiekty cyfrowe formalnie są wystąpieniem abstrakcyjnych danych składających się z dwóch części: danych i metadanych.
Ciekawym pojęciem jest tutaj składnica (ang. Repository), jako system przechowywania dostępny poprzez sieć w którym zmagazynowano obiekty cyfrowe w celu umożliwienia długookresowego dostępu do nich i ich wyszukiwania.
Wyczytane w książce:
Metadane: sposób na uporządkowanie Internetu / M. Nahotko.- Kraków: UJ, 2004
POLECAM!
W świecie informatyki mówi się też coraz częściej o budowaniu mechanizmów wyszukiwawczych dla zasobów rozproszonych, wyszukiwaniu kontekstowym, technologiach rozpoznawania języka naturalnego, technikach kategoryzacji i autokategoryzacji, klasyfikacji itp. Internet stał się pewnym chaosem informacyjnym i wyszukiwanie  pełnotekstowe jest mało skuteczne. Mówi się też o wyszukiwaniu w oparciu o protokoły dostępu do danych inne niż HTTP/HTTPS !!!
Jestem przekonana, że gdziekolwiek by nie były przechowywane e-dokumenty, czy e-akta powinniśmy mówić o jednym archiwum cyfrowym.
Pozdrawiam serdecznie
justyna

Cytat: "david"

Każda szanująca się instytucja winna mieć nie tylko archiwum aktowe ale też archiwum elektroniczne.

No właśnie, czy duża instytucja państwowa, powinna mieć oprócz archiwum zakładowego - archiwum elektroniczne. Podam przykład z własnego ogródka: wnioski o płatności z tytułu realizacji pomocy technicznej w ramach Planu Rozwoju Obszarów Wiejskich są składane w wersji papierowej oraz elektronicznej (dyskietki/ płyty CD). Co teraz ma czynić Agencja Płatnicza przyjmująca wnioski:
1 - stworzyć archiwum elektroniczne, w którym będzie przechowywać wnioski w wersji elektronicznej?
2 - przechowywać wnioski w wersji elektronicznej bez tworzenia archiwum elektronicznego w Agencji Płatniczej:
2.1 przechowywać wnioski w wersji elektronicznej w komórce merytorycznej?
2.2 przekazać wnioski w wersji elektronicznej do archiwum zakładowego (jest na to nieprzygotowane)?
Pytanie pomocnicze: czy nie warto danych z dyskietki przenieść na płytę CD (ze względu na nietrwałość zapisu danych na dyskietce)
Dodam, iż nie trzeba być bardzo przenikliwym, aby przewidzieć, że z czasem większość wniosków będzie składana w dwóch wersjach - papierowej i elektronicznej, a więc z czasem problem przechowywania dyskietek/płyt CD stanie się palący.
Pozdrawiam

oj, oj, po co kolejne archiwum? unza mówi, że az obejmuje zasięg działania jednostki, więc to az powinno przechowywać wszelką dokumentację, bez względu na rodzaj nośnika. A przygotowanie az do przechowywania płyt CD to w gruncie rzeczy nie taki znowu problem, trochę inne dane są na spisach zd-odb, inaczej się też płytki opisuje, ale wystarczy w miarę porządna szafa na płytki, a az nawet nie musi mieć przecież komputera ...
czasem myślę, że wszyscy się trochę za bardzo boimy tej archiwizacji danych elektronicznych  :)

No niby tak, ale w przypadku większych ilości CD ROM pojawiają się problemy:
1 inne warunki są korzystne dla papieru a inne dla CD (temp. wilgotność)
2 odtwarzanie danych po latach. Jeżeli dostanę wniosek na CD (specjalna aplikacje ad 2004), a przechowywac go będę 10 lat, to kto mi zagwarantuje, że za 9 lat w 2014 chcący skorzystać z takiego CD zdoła go w ogóle otworzyć w komputerze (o ile jeszcze komputery będą na świecie  :wink: )
Czy ktoś mógły podesłać mi namiar na publikację o technicznych apektach przechowywania danych elektronicznych.
Pozdrawiam wszystkich archiwistów i sympatyków archiwów

Witam,

Jeśli przechowujemy większą ilość kompaktów i CD to właśnie problemu nie ma bo możemy zapewnić im odpowiednie warunki (osobne pomieszczenie)... Wydaje się, że przy przechowywaniu mediów elektronicznych najważniejsze jest uchronienie ich przed promieniami UV, polami magentycznymi, zarysowaniem oraz wyziewami chemicznymi (tzn. nie umieszczać nośników w nowo malowanych pomieszczeniach i szafkach metalowych)...
Odnośnie odtwarzania danych po latach/zachowania danych:
Istnieją 3 główne sposoby zachowania danych:
-technika emulacji –naśladujemy na nowych komputerach stare komputery tworząc oprogramowanie pozwalające na uruchamianie ówczesnych programów (odpalamy Atari czy Amigę na pececie),
-technika zachowania sprzętu –zachowujemy stary sprzęt (Atari i Amigę np.) i odpalmy na nim całość,
-migracja danych – co 4 - 5 lat przenosimy dane na nowe nośniki do nowego oprogramowania.
Ze wszystkich technologii ta ostatnia wydaje się najbezpieczniejszą i najtańszą, oczywiście przy zachowaniu jednej podstawowej zasady – nie będziemy korzystać z aplikacji generujących pliki w formatach zamkniętych zależnych od fanaberii i kondycji finansowej firmowej (np. doc) i że będziemy korzystać jednego schematu opisu danych elektronicznych (z jednego schematu metadanych).
Namiary na publikację:
http://www.minervaeurope.org/structure/workinggroups/goodpract/document/bestpracticehandbookv1.1.pdf -nie jest to publikacja stricte na temat przechowywania danych ale ma sporą bibliografię co pozwoli rozeznać się w temacie i odnaleźć inne źródła wiedzy (i jest też dostępna online).

Pozdrawiam

"Gdzie powinien przekazać wytworzoną dokumentację elektroniczną urzad miejski w Częstochowie? Czy może do Archiwum Państwowego w Czestowchowie?
wg mnie nie"

Jeśli dokument nalezy do zespołu - jest zwiazany kancelaryjnie z pozostałymi aktami, bezwzględnie jego kopia MUSI pozostać w zespole. To że bedzie on powszechnie dostepny np w internecie nie zmiena faktu że jedo miejscem przechowywania jest zespół akt urzedu miejskiego - w Czestochowie jesli trzymamy sie tego przykładu.

Powyższa dyskusja dobitnie swiadczy o tym jak postępująca praktyka rozmija się z dotychczas utartymi zasadami.  Trudno polemizowac z tezą, że całośc dokumentacji elektronicznej mogłaby byc przechowywana w jednym miejscu - jest to stosunkowo mało kłopotliwe. Można wykonać dużą ilosc kopii zapasowych i przechowywać je w taki sposób by prawdopodobieństwo zaginiecia danych było minimalne... ale

Koniecznym jest udostępnianie informacji w taki sposób by uzytkownik miał jednoczesny dostęp do nosnika tradycyjnego - papieru - i elektornicznego - zwłaszcza w sytuacji gdy zawarte na nich informacje sie nie pokrywają a uzupełniają - do takiej sytuacji juz niebawem dojdzie.

Pozdrawiam :)

Cytat: "Bogusław Kleszczyński"
Jeśli dokument nalezy do zespołu - jest zwiazany kancelaryjnie z pozostałymi aktami, bezwzględnie jego kopia MUSI pozostać w zespole. To że bedzie on powszechnie dostepny np w internecie nie zmiena faktu że jedo miejscem przechowywania jest zespół akt urzedu miejskiego - w Czestochowie jesli trzymamy sie tego przykładu.
Powyższa dyskusja dobitnie swiadczy o tym jak postępująca praktyka rozmija się z dotychczas utartymi zasadami.

Niestety muszę się tu bardzo mocno nie zgodzić. Zwłaszcza dlatago że użyto bardzo mocnego określenia "bezwzględnie". Rzecz dotyczy wszak dokumentu elektronicznego - to niby jak zostawić jego kopię "w" zespole?

A może źle zrozumiałem? Czy mógłbym prosić o wytłumaczenie jak miałoby sie to odbywać w praktyce? Załóżmy, że na przykładzie protokołów z posiedzeń Rady Miasta w Częstochowie, które istnieją tylko w postaci elektronicznej i sa zapisane w tamtejszym ERMS-ie (ERMS=Electronic Record Management System). To znaczy jak to wykonać? Drukować żeby do tego zespołu "włożyć kopię"? A co zrobić z dokumentami elektronicznymi które się drukować nie dają?

napisał Pan, że:

Cytatpostępująca praktyka rozmija się z dotychczas utartymi zasadami

Tylko nie wiem czy jest Pan skłonny przyznać, że może to zasady są przestrzałe i trzeba je po prostu zmienić? Owe "Zasady" były przygotowywane w czasach gdy nie było mowy o informatyzacji i przez ludzi, którzy o niej większego pojęcia nie mieli.

W zeszłym tygodniu miałem okazję oglądać ERMS w praktyce w The National Archives w Londynie.
Otóż mają tam bezpieczną sieć międzyrządową i dlatego jak jakiś inny rządowy departament (albo i minister napisze) do nich list na papierze to ... grzecznie prosza o wersję elektroniczną i ... ją dostają. Co bardzo ważne ufają jej bez żadnych podpisów elektronicznych....
Ale nawet jak przyjdzie (oczekiwany) mejl z zewnątrz to i tak mu ufają. Przekłada się to na niestosowanie podpisu elektronicznego jako ... niepotrzebnego. Juz same procedury w ERMS mają zapewnić autentyczność zapisanej dokumentacji. (My w Polsce będziemy mieli nieco inaczej gdyż ustawa o podpisie elektronicznym zmusza nas do pełnego akceptrowania go w przyszłym roku).
W ostateczności jak już cos przyjdzie na papierze to sam adresat skanuje dokument (a nie wyznaczona osoba) na ogólnie dostępnym na hali skanerze płaskim+ksero. Procedura wygląda tak:

zaloguj się na PC-cie "przyskanerowym"
połóż dokument na szybie
naciśnij duży zielony guzik...

zaskanowany dokument przejdzie do ciebie pocztą komputerowa w postaci PDF. Jak zobaczysz że przyszedł to .... ZNISZCZ ORYGINAŁ!!!
zostaje tylko i wyłącznie wersja elektroniczna!
Ta właśnie procedura organizacyjna podoba mi sie najbardziej bo jak urzędnik będzie musiał sobie sam zeskanowac dokument który do niego przyszedł (jak uzna że ma wartość korporacyjną= jest godny zarejestrowania w ERMS) to stanie na głowie żeby wydębić od nadawcy wersję elektroniczą, której ufa, nawet jak nie jest podpisana elektronicznie.
Papier który nadal zalega na biurkach (bo sobie drukują i to nawet więcej) juz nie jest przemiotem troski urzędu bo jest uznawany za nic nie znaczące kopie!
Niszczenie oryginału po zaskanowaniu może wydawać się ciężką herezją, ale ma to swój głęboko uzasadniony sens: otóż jeśli zecydowano się na ERMS to tamze znajduje sie wzorzec informacji, a nie na papierze. To ma dalej konsekwencje prawne: wzorzec informacji jest w wersji elektronicznej i w takiej ma pozostać. Można zrobić kopię na papierze... Aby nie stwarzać "szumu informacyjnego" i "góry śmieci" papier się niszczy. Są wyjątki ale to nie ten temat ...

niedowiarków którzy nie wierzą że można bez papieru się obyć odsyłam do pracy Iana MacFarlane'a, który pisze o korzyściach wynikających z wdrożenia ERMS.
http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/advice/pdf/benefits_realisation.pdf
a także do innych interesujących materiałów pod:http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/advice

ale papier ma dusze ale dyskieta jej juz nie posiada 8)

Czy ten papier który własnie leży u mnie na biurku, obok komputera?
Ten ma dusze nieskalaną chyba bo ryza jest jego cała...

Nasze umysły postrzegają (i niestety nasi prawnicy też), że prawo musi być materialne czyli opierać się o nośniki fizyczne. Czyli jak nie papier to dyskieta... i dlatego dziękuję Ci tedy Davidzie bom olśnienia dostał.
Masz rację że zapisany papier ma duszę i ciało a dyskieta nie bo to ... samo ciało.
Otóż dokument elektroniczny samą duszą jest właśnie, którą zachować chcemy. A różne dyski, dyskiety, taśmy i inne pamięci, to właśnie ciała, do których owa dusza przenosi się czasem, by być tam zapamiętana - na chwilę, nie na zawsze, gdyż gdy owo ciało chromym się stanie, Archiwista da duszy nowe, wspanialsze...
Tak dokonywać się będzie reinkarnacja.

wszelkie prawa zastrzeżone: Kazimierz Schmidt;)

Cytat: "Kazimierz Schmidt"Czy ten papier który własnie leży u mnie na biurku, obok komputera?
Ten ma dusze nieskalaną chyba bo ryza jest jego cała...

Jakby nie bylo pelnej ryzy i tak ten papier mialby nieskalana dusze. Lubie gdy papier ma bialą nieskalaną duszę.

CytatNasze umysły postrzegają (i niestety nasi prawnicy też), że prawo musi być materialne czyli opierać się o nośniki fizyczne. Czyli jak nie papier to dyskieta... i dlatego dziękuję Ci tedy Davidzie bom olśnienia dostał.

Nie ma za co Polecam sie na przyszlosc.
Dopóki nie wytworza mechanizmy prawne (te ktore sa nie tylko na "papierze" ale sa praktycznie przestrzegane. Podpis elektroniczny, pieczatki elektronicze. Są zapisy ale tylko na "papierze

CytatMasz rację że zapisany papier ma duszę i ciało a dyskieta nie bo to ... samo ciało.

ciało nie rowna sie innemu ciału

CytatOtóż dokument elektroniczny samą duszą jest właśnie, którą zachować chcemy. A różne dyski, dyskiety, taśmy i inne pamięci, to właśnie ciała, do których owa dusza przenosi się czasem, by być tam zapamiętana - na chwilę, nie na zawsze, gdyż gdy owo ciało chromym się stanie, Archiwista da duszy nowe, wspanialsze...
Tak dokonywać się będzie reinkarnacja.

Coz za poezja archiwistyczna.

Cytatwszelkie prawa zastrzeżone: Kazimierz Schmidt;)

I bardzo dobrze Popieram przestrzeganie prawa

wszelkie prawa zastrzeżone: David :D

pozdrawiam

Opisany przez P. Kazimierza Schmidta ERMS w wydaniu angielskim robi wrażenie! To byłoby właśnie to!!! Papierowa wersja dokumentu stałaby się tylko zbędną kopią.
Ale wróćmy na ziemię  :)  Sądzę, że póki co dobrze byłoby oddzielić/rozróżnić dwa 'rodzaje' archiwów elektronicznych - pierwszy rozumiany jako szafa z CD w archiwum, drugi rozumiany jako infarstruktura stworzona do gromadzenia danych, przetwarzania ich w razie potrzeby, tworzenia kopii bezpieczeństwa itp., i udostępniania danych - którą  można nazwać jednym archiwum elektronicznym, czy jedną biblioteką cyfrową ... taka infrastruktura też oczywiście może opierać się na szafach  z CD, ale pewnie nie w nieskończoność ... widzę powstanie jej jako rozwiązanie docelowe, choć z założenia pewnie ulegające modyfikacjom, tyle że ze względów czysto technicznych. Natomiast obecną koniecznością jest ustawiona w archiwum tradycyjnym szafa z nośnikami elektronicznymi, traktowanymi na równi z dokumentami papierowymi tzn. powiązanymi wzajemnie (choć tylko w ewidencji, nie fizycznie) i tworzącymi jeden zespół. I inaczej nie będzie, dokąd współistnieć będą papierowe i elektroniczne dokumenty. Robienie wydruków dokumentów z założenia powstających jako elektroniczne jest mało sensowne, natomiast częste pewnie będą sytuacje, gdy trzeba będzie przechowywać ten sam dokument w takiej i w takiej postaci - bo tak będą jeszcze przez jakiś czas powstawać. I musimy się z tym pogodzić.
Jarek

ps. pozdrowienia dla Archiwum Państwowego w Częstochowie  :)

Cytat: "Kazimierz Schmidt"Tylko nie wiem czy jest Pan skłonny przyznać, że może to zasady są przestrzałe i trzeba je po prostu zmienić? Owe "Zasady" były przygotowywane w czasach gdy nie było mowy o informatyzacji i przez ludzi, którzy o niej większego pojęcia nie mieli.

Sprawa ta to wierzchołek góry lodowej, jaką coraz bardziej się staje rozziew między licznymi elementami metodyki archiwalnej a wykorzystaniem możliwości jakie dla efektywnego -w aspekcie przedmiotowym i czasowym -  rozpoznania zawartości zasobu archiwalnego (a chyba to celem nadrzędnym pracy archiwistów) daje technika archiwalna. Wierność doktrynom podyktowana najczęściej czynnikami psychologicznymi, ale nie tylko (biblioteką na ten temat można by zapełnić mały magazyn archiwalny) nigdy nie wychodziła postępowi na dobre. Właśnie z taką sytuacją mamy w polskiej archiwstyce. Zamiast zadawać sobie pytanie co zmienić w przepisach metodycznych, aby technika komputerowa mogła jak najlepiej służyć temu o czym wyżej,  strażnicy świętego ognia podnoszą larum gdy określone rozwiązania wynikające z wymogów techniki komputerowej naruszają siegające nieraz XIX wiecznych tradycji kanony. Uderzę w samo serce. Technika komputerowa niezwykle osłabia znaczenie dogmatu o przynależności zespołowej (nota bene i tak, podobnie jak wymóg zachowania dziewictwa do ślubu, często nie przestrzeganego). Skądinąd wybitni polscy metodologowie historii kwestionowali ten dogmat już wiele lat temu, ale w imię przestrzegania archiwalnej poprawności metodologicznej zostali skutecznie uciszeni. Mam nadzieję, że los taki nie spotka dziś słabych jesze głosów podnoszących się wokół tej sprawy w niektórych ośrodkach akademickich (Lublin), choć muszą liczyć się, że determinacja obrońców starego porządku będzie wielka.

Jak moja szanowna przedmówczyni raczyła zauważyć, zasada przynależności zespołowej jest dogmatem  :lol:

A jest tak nie bez przyczyny - bo sama przynależność zespołowa jest informacją tak kapitalna dla dokumentu, że jej wymazanie podważa, jesli nie przekreśla jego wartość.

Oczywiscie nie chodzi tu o samo fizyczne gromadzenie jednostek ale o informacje o nich. Pojedyńcze jednostki, sprawy czy pisma moga być rozlokowane w różnych miejscach ale zawsze pozostaną zespołem.
Wcale nie byłoby źle z punktu widzenia "dogmatyki" gdyby taki zespół (dla fantazji powiedzmy... podzielony miedzy archiwa 23 państw) dzieki współczesnej technice mógł być udostępniany w całości w dowolnym miejscu swiata.  Ale co komu by przyszło z tego, że np. nie byłoby informacji o tym ze całą tą dokumentację wytworzył jeden urząd.

Proszę wybaczyć ale ja najwyraźniej nie rozumiem jak mozna próbować obali dogmat przynalezności zespołowej.

Bardzo przepraszam za pomylenie płci Szanownego Kolegi, więcej nie będę pisał postów w piatek popołudniu po przenumerowaniu 3000 stron :(

Jeszcze raz bardzo przepraszam :oops:

Cytat: "Bogusław Kleszczyński"JPojedyńcze jednostki, sprawy czy pisma moga być rozlokowane w różnych miejscach ale zawsze pozostaną zespołem.
Wcale nie byłoby źle z punktu widzenia "dogmatyki" gdyby taki zespół (dla fantazji powiedzmy... podzielony miedzy archiwa 23 państw) dzieki współczesnej technice mógł być udostępniany w całości w dowolnym miejscu swiata.

otóż to właśnie! pisząc o niepotrzebnych dogmatach miałem na mysli często spotykaną niestety wiarę w to, że materiał musi pozostać fizycznie w zespole.  Pewnie, że zespół musi być do odtworzenia w całości, ale znacznie łatwiej (i taniej!) połaczyć  informacje jak przewozić materiały. Tym bardziej że i tak wypada je połaczyć. Dlatego należy uważac pisząc że "kopia musi bezwzględnie pozostać w zespole" bo może to zostać opatrznie zrozumiane jako konieczność fizycznego przechowywania materiałów w konkretym miejscu.

Cytat: "Bogusław Kleszczyński"w piatek popołudniu po przenumerowaniu 3000 stron

przepraszam, ale po co przenumerowywać 3000 stron?
Podkreślam przenumerować a nie ponumerować?
ja tu jestem jeszcze ciągle nowy, ale może mam dzięki temu nowe spojrzenie... i stąd moje zdziwienie

Witam!

Przenumerowac trzeba wtedy gdy ktoś źle ponumerował a jednostki muszą być oddane do mikrofilmowania lub udostepnione do kwerendy  :cry:
Głupio jakoś gdy w jednostce strona 286 powtarza się pieć razy
Mam nadzieje, że to mnie nigdy więcej nie spotka

Co do zespołu i przechowywania materiałów razem to mam tylko taka uwagę:
Nie ulega wątplwosci, ze w erze dokumentu elektronicznego wspólne przechowywanie jednostek będzie przeszłością ale w odniesieniu do zasobu historycznego - papierowego ważna jest też forma - nie tylko treść.
Badacze kancelariii maja jeszcze wiele do zrobienia a dla nich zgromadzenie zespołu razem jest bardzo potrzebne.

Sam miałem taką sytuacje, gdy chcąc zapoznać się z jednostkami jednego zespołu, musiałem kursować miedzy dwiema instytucjami oddalonymi od siebie o 7 km - takie rzeczy sie zdarzają.

Przynależność zespołowa nie jest sama w sobie czymś złym, a nawet spełnia b. użyteczne funkcje. Zespół archiwalny jest poza tym bytem obiektywnym, niezależnie od stopnia atencji, jaką jest darzony przez archiwistów. Problemem staje się wówczas, gdy czas poświęcany na ustalanie przynależności zespołowej rożnego rodzaju "wolnych elektronów" pałętających się po magazynach archiwalnych, dokonywanie różnego radzaju przesunięć w imię jej przestrzegania w obrębie tego samego archiwum itp. jest marnotrawiony w imię właśnie dogmatycznego traktowania tej zasady. Możnaby czas ten ze znacznie większym pożytkiem dla rozpoznania zawartości zasabu archiwalnego przeznaczyć na sporządzanie indeksów poniżej poziomu tytułów j.a. , inwentaryzację nieopracowanych dotąd zespołów itp., a dokumenty bez ustalonej przynależności zespołowej skazać na pożycie archiwalne w wolnych związkach koncentrując się na ich wszechstronnym opisie rzeczowym. Przecież tak właśnie postępują z przechowywanymi przez siebie dukumentami biblioteki i muzea opisując je jako pojedyńcze obiekty i nikt z tego powodu nie organizuje manifestacji ulicznych. Wesołych Świąt i broń Boże ustalania z jakiego kurzego gniazda pochodzi wielkanocne jajko.

Cytat: "Andrzej Choniawko"Problemem staje się wówczas, gdy czas poświęcany na ustalanie przynależności zespołowej rożnego rodzaju "wolnych elektronów" pałętających się po magazynach archiwalnych, dokonywanie różnego radzaju przesunięć w imię jej przestrzegania w obrębie tego samego archiwum itp. jest marnotrawiony w imię właśnie dogmatycznego traktowania tej zasady.

Zgadzam się z Panem, że wiele czynności zwiazanych z ustalaniem przynależnosci zespołowej wydaje się być niepotrzebnymi. Rozumiem z Pana wywodu, że AP w Poznaniu nie ma problemów z tym, że przynależne do niego akta (z racji innej dogmatycznej zasady przynależności terytorialnej) znajduja się w kilku innych instytucjach jako "zespoły szczątków zespołów" a gdyby je pozbierać do kupy byłyby ładnymi, w miare pełnymi zespołami.
Jest to naprawde poważny problem dla uzytkownika - i to jemu służy scalanie rozsianych tu i ówdzie jednostek w jeden zespół.
Opracowania historyczne piszą fachowcy różnej klasy, czasem słabi, którzy nie wiedzą o tym, że akta danego urzedu mogą znajdowac się w różnych instytucjach lub po prostu nie chce im sie jeździć... szukać...
Naszym zadaniem jest podanie im informacji na tacy - z możliwie jak najlepszym opisem i pomocami. Jesli my nie pozbieramy razem zespołów - uzytkownicy mogą temu nie podołać (odtważając akta badanej instytucji we własnej głowie i notatkach) a to bedzie ze szkodą dla nauki.

Pozdrawiam i życzę Wesołych Świąt  :D

CytatNaszym zadaniem jest podanie im informacji na tacy - z możliwie jak najlepszym opisem i pomocami. Jesli my nie pozbieramy razem zespołów - uzytkownicy mogą temu nie podołać (odtważając akta badanej instytucji we własnej głowie i notatkach) a to bedzie ze szkodą dla nauki

Trudno się z powyższym nie zgodzić. Ale jak Pan słusznie zauważa zadaniem archiwistów jest podanie użytkownikowi INFORMACJI. Czy do zebrania owych na temat określonego rodzaju akt konieczne jest scalanie zespołów, nawet rozproszonych po róznych archiwach? Czy w momecie kiedy dyskutujemy o zintegrowanym systemie informacji obejmującym wszystkie archiwa i mającym na celu udostępnianie już nie tylko informacji o dokumentach, a również elektronicznych kopii dokumentów, nie wystarczy troska o opisanie archiwaliów na tym poziomie bez konieczności ich fizycznego przemieszczania? Skoro chodzi o informację, a tę możemy dziś przesyłać na dowolne odelgłości to chyba traci sens fizyczne przemieszczanie samego nośnika informacji, jakim są wszak akta.

CytatCzy w momecie kiedy dyskutujemy o zintegrowanym systemie informacji obejmującym wszystkie archiwa i mającym na celu udostępnianie już nie tylko informacji o dokumentach, a również elektronicznych kopii dokumentów, nie wystarczy troska o opisanie archiwaliów na tym poziomie bez konieczności ich fizycznego przemieszczania? Skoro chodzi o informację, a tę możemy dziś przesyłać na dowolne odelgłości to chyba traci sens fizyczne przemieszczanie samego nośnika informacji, jakim są wszak akta

c.b.d.u. (czyli: co było do udowodnienia) PS. Moje poglądy na sprawy metodyki archiwalnej nie są w żadnej mierze prostym odzwierciedleniem czy też pochodną sytuacji panującej w AP w Poznaniu, kształtowanej przecież tak jak wszędzie w duchu archiwalnej ortodoksji, choć w pewnych sprawach są z nią styczne. Wesołych Świąt.

Witam po Świętach i odpowiadam :

1. Póki co nie dysponujemy zintegrowanym systemem informacji i jeszcze długo nie będziemy takowym dysponować.

2. Jesli do tego czasu bedziemy po prostu "robić swoje" wg. utartych zasad to być może zdołamy scalić większość rozbitych zespołów zanim powstanie  taki zintegrowany system.

3. Wreszcie: kopie elektroniczne dokumentów nie zastąpią oryginałów w każdym wypadku (m in. gdy zachodzi potrzeba badania autentyczności, czasu powstania) - w przypadku wielu zespołów ich scalenie jest po prostu potrzebne (zasób staropolski), choć z powodów politycznych nie zawsze możliwe :P

Jak widać niedaleko jest od pytania "ile powinno być archiwów elektronicznych" do dyskusji na temat zintegrowanego systemu informacji archiwalnej (nazwijmy go roboczo ZSIA)
Nie chcę tu zaczynać dyskusji na temat czy, jak pisze Bogusław Kleszczyński,

Cytat"długo nie będziemy takowym dysponować"

ponieważ wydaje mi się że już zbyt daleko odeszliśmy od tematu.
Dyskusja na ten temat zaczęła się (i mam nadzieję że nie skończyła)
na Forum iFAR -> System informacji o zasobie archiwów państwowych/ system zintegrowany - co to, po co, i jak...
to jest tu:
http://lublin.ap.gov.pl/ifar/ifarforum/viewtopic.php?t=103&sid=6dff5d51af1eb8798779493e115d093d
Tamże takie wątpliwości już wyrażano i tam proponuję ją kontynuować.

podobnie kwestia czy

Cytat"kopie elektroniczne dokumentów nie zastąpią oryginałów w każdym wypadku (m in. gdy zachodzi potrzeba badania autentyczności, czasu powstania) - w przypadku wielu zespołów ich scalenie jest po prostu potrzebne (zasób staropolski)"

(- podkreslenie moje ks)
to chyba też nie to miejsce i tu proponuję wykorzystać wątek:
Archiwizacja materiałów cyfrowych i digitalizacja analogowych/ czy skan może (powinien móc) zastąpić papier?
jest tu:
http://lublin.ap.gov.pl/ifar/ifarforum/viewtopic.php?t=6&sid=6dff5d51af1eb8798779493e115d093d
wrzuciłem temat i nic... a tu takie zdecydowane opinie
Dlatego mam nadzieję, że tamże przeniesiemy się z tymi sprawami,
bo jak napiszę że kopie elektroniczne nie zastąpią oryginałów w niektórych wypadkach (m in. gdy zachodzi potrzeba badania autentyczności, czasu powstania) to może zupełnie zgubimy wątek :)
przpominam, że chodziło o ilość archiwów elektronicznych...

CytatPóki co nie dysponujemy zintegrowanym systemem informacji i jeszcze długo nie będziemy takowym dysponować.

Kod [Zaznacz] Rozwiń



Zgadzam się. Przy nabożnym kulcie dla metodyki archiwalnej ukształtowanej w  czasach dyliżansów pocztowych i wynikającej stąd hierarchii podejmowanych w archiwach zadań, braku systemu motywującego najwydajniejszych  pracowników, lekceważącym często traktowaniu potrzeb użytkowników, nie docenianiu możliwości jakie dla zintensyfikowania wielu czynności w archiwach mogłyby dać korzystanie z prac zleconych tak się zapewne dziać będzie.
A tak na marginesie archiwalna informacja elektroniczna aby była efektywnie wykorzystywana nie musi nie musi być od razu integrowana. Wystarczą porządne wyszukiwarki. Pozdrawiam.

witam

Cytat: "Kazimierz Schmidt"przpominam, że chodziło o ilość archiwów elektronicznych...

Jeśłi chodzi o liczbę archiwów elektronicznych to moim zdaniem - i tu zgadzam się z Panią Justyną Adamus - powinno być jedno. To nie znaczy że dokumenty elektroniczne mają być przechowywane w jednym miejscu, co również zostało już tu powiedziane. Ale to nie znaczy też, że pracownicy tegoż archiwum muszą pozostawać w jednym miejscu. Na dobrą sprawę mogą pracować w domu (koszty!). Pytanie tylko co mieliby robić? Metadane pozwolą dokumenty uporządkować i przeszukiwać w sposób w pełni zautomatyzowany więc po co archiwiści? Wystarczy kilku pracowników, którzy w magazynach będą odkurzać cd, dvd, czy inne nośniki. Może należałoby zapytać też o rolę archiwistów w przyszłości zdominowanej przez e-dok?

ps. dusza a dokument elektroniczny - sam miód!  :D

CytatPytanie tylko co mieliby robić? Metadane pozwolą dokumenty uporządkować i przeszukiwać w sposób w pełni zautomatyzowany więc po co archiwiści? Wystarczy kilku pracowników, którzy w magazynach będą odkurzać cd, dvd, czy inne nośniki. Może należałoby zapytać też o rolę archiwistów w przyszłości zdominowanej przez e-dok?

Co mieliby robić archiwiści zajmujący się dokumentem elektronicznym? Bardzo dobre pytanie. Myslę że warte osobnego tematu co też zrobię...
dziekuję za  :D

Szanowni Państwo

Z mojego doświadczenia wynika, że archiwum elektroniczne może być jedno. Zależy co tam chcemy mieć?. Jeśli mała jednostka organizacyjna, to koszty uruchomienia archiwum elektronicznego są duźe, zaś w przypadku dużej struktury - niższe. Mam pod swoim nadzorem zasób elektroniczny składający się prawie z 1 800 000 tekstów i prewek zdjęć. Baza działa na SQL-u. Od pięciu lat jedyne koszty, to rozbudowa sprzętu obsługującego bazę. Dla przykładu liczby: 11 GB baza, 130 GB dane plus prewki zdjęć. Format przechowywania tekstu - xml.

Cytat: "Kazimierz Schmidt"

CytatPytanie tylko co mieliby robić? Metadane pozwolą dokumenty uporządkować i przeszukiwać w sposób w pełni zautomatyzowany więc po co archiwiści? Wystarczy kilku pracowników, którzy w magazynach będą odkurzać cd, dvd, czy inne nośniki. Może należałoby zapytać też o rolę archiwistów w przyszłości zdominowanej przez e-dok?

Co mieliby robić archiwiści zajmujący się dokumentem elektronicznym? Bardzo dobre pytanie. Myslę że warte osobnego tematu co też zrobię...
dziekuję za  :D

Wg mnie zajmować się eksportem danych do formatu wyjściowego, w jakim przechowywane są dane np. w bazie danych, nadzorować elektroniczne archiwum we współpracy z informatykami (współadministrator), tworzyć i opracowywać instrukcje np. definiujące zasady opisywania zdjęć do bazy, które będą potrzebne do wykorzystania w jednostce organizacyjnej, szkolić użytkowników korzystających z produktu, aby nabyli umiejętności posługiwania się elektronicznym archiwum.

Cytat: "Gość"

Cytat: "Kazimierz Schmidt"

CytatPytanie tylko co mieliby robić? Metadane pozwolą dokumenty uporządkować i przeszukiwać w sposób w pełni zautomatyzowany więc po co archiwiści? Wystarczy kilku pracowników, którzy w magazynach będą odkurzać cd, dvd, czy inne nośniki. Może należałoby zapytać też o rolę archiwistów w przyszłości zdominowanej przez e-dok?

Co mieliby robić archiwiści zajmujący się dokumentem elektronicznym? Bardzo dobre pytanie. Myslę że warte osobnego tematu co też zrobię...
dziekuję za  :D

Wg mnie zajmować się eksportem danych do formatu wyjściowego, w jakim przechowywane są dane np. w bazie danych, nadzorować elektroniczne archiwum we współpracy z informatykami (współadministrator), tworzyć i opracowywać instrukcje np. definiujące zasady opisywania zdjęć do bazy, które będą potrzebne do wykorzystania w jednostce organizacyjnej, szkolić użytkowników korzystających z produktu, aby nabyli umiejętności posługiwania się elektronicznym archiwum.

Jeszcze jedno, archiwizować dane na płytach, tworząc archiwum z kopiami bezpieczeństwa danych wyjściowych , będących efektem eksportowania danych, przed ich przetworzeniem do bazy. Dobrym sposobem teź jest tworzenie archiwów dokumentów lub innych danych zapisywanych obok pliku xml, w drugim popularnym formacie, zwanym PDF. Współczesny archiwista, reasumując w mojej ocenie to człowiek, który zna zagadnienia funkcjonowania archiwum tradycyjnego i potrafi w praktyce go tworzyć, porządkować, przechowywać na półkach magazynu, a także powinien być osobą posiadającą więcej niź podstawową wiedzę z zakresu informatyki, działania baz danych, pokazywania tych danych za pomocą stron internetowych będacych nakładką na bazę, pozwaljącą szukać, edytować i usuwać dane z elektronicznego archiwum.

Witam
Wydaje się, że Gość wskazał na istotne zadanienie jakim jest łączenie w roli archiwisty dwóch wymiarów: tradycyjnego (owo przechowywanie akt w magazynach) i elektronicznego (zarządzanie dokumentacją elektroniczną). Sądzę, że czeka nas okres przejściowy, kiedy w urzędach zacznie funkcjonować na pełnych prawach dokument elektroniczny a obok niego nadal będzie zachowany tradycyjny tryb pracy (papier). W efekcie do archiwum państwowego trafi i dokumentacja elektroniczna i papierowa z tego samego okresu. Archiwista będzie musiał więc zarządzać jedną i drugą. Może w jakiś sposób ją scalać? Dlatego zdaje się tak ważne będzie owo połączenie ról: archiwisty i informatyka. A moze to jednak za wiele? Może zamiast znajomości baz danych, języka SQL, xml, php etc. wystarczy sprawne posługiwanie się przygotowanymi narzędziami informatycznymi?

Cytat: "Wojciech Woźniak"Witam
Wydaje się, że Gość wskazał na istotne zadanienie jakim jest łączenie w roli archiwisty dwóch wymiarów: tradycyjnego (owo przechowywanie akt w magazynach) i elektronicznego (zarządzanie dokumentacją elektroniczną). Sądzę, że czeka nas okres przejściowy, kiedy w urzędach zacznie funkcjonować na pełnych prawach dokument elektroniczny a obok niego nadal będzie zachowany tradycyjny tryb pracy (papier). W efekcie do archiwum państwowego trafi i dokumentacja elektroniczna i papierowa z tego samego okresu. Archiwista będzie musiał więc zarządzać jedną i drugą. Może w jakiś sposób ją scalać? Dlatego zdaje się tak ważne będzie owo połączenie ról: archiwisty i informatyka. A moze to jednak za wiele? Może zamiast znajomości baz danych, języka SQL, xml, php etc. wystarczy sprawne posługiwanie się przygotowanymi narzędziami informatycznymi?

Panie Wojciechu

Zgodzę  się z Panem. Archiwista nie musi być zaraz informatykiem. Mój punkt widzenia wynika z jednego faktu. Ja pięć lat temu stanąłem przed zadaniem wdrożenia takiego archiwum. Moja wiedza, archiwisty, który miał za sobą zorganizowanie kilku tradycyjnych archiwów, stanął przed nowym wyzwaniem - wprowadzić zdigitalizowane archiwum w firmie. Dziś z perspektywy czasu widzę, że udało się .... ale nie o tym. Moją pasją obok historii i pracy w archiwach, są komputery. Myślę, że to wyjaśnia moje stanowisko i pogląd na sprawę. Dyskusja jest potrzebna i ciekawa, dlatego zabrałem głos.
Uważam, że potrzebna jest pełna współpraca pomiędzy archiwistą a informatykiem. Archiwista powinien być dla informatyka wsparciem, potrafić wyjaśnić mu zawiłości działania archiwum, aby ten potrafił przenieść jego oczekiwania do programu komputerowego. Oczywiście taka współpraca powinna też być korzystna dla archiwisty, który posiądzie nieco szerszą wiedzę niż podstawowa z zakresu informatyki. Od pięciu lat współpracuję z kolegą z zewnętrznej firmy, która stworzyła dla nas orpgoramowanie obsługujące archiwum tekstowe i zdjęciowe.
Tutaj zgodzę się z Panem. Chciałbym tylko do pańskiej wypowiedzi dorzucić jeszcze jeden argument. Archiwista pewien zakres wiedzy powininen informatycznej posiadać, aby móc danym narzędziem się posługiwać.

Cytat: "Wojciech Woźniak"Witam
Sądzę, że czeka nas okres przejściowy, kiedy w urzędach zacznie funkcjonować na pełnych prawach dokument elektroniczny a obok niego nadal będzie zachowany tradycyjny tryb pracy (papier). W efekcie do archiwum państwowego trafi i dokumentacja elektroniczna i papierowa z tego samego okresu. Archiwista będzie musiał więc zarządzać jedną i drugą.

Cytat

Jeszcze jedna myśl po lekturze Pana postu. Wydaje mi się, że nadszedł, właściwy moment, kiedy dyskutuje się na wdrożeniem dokumentu elektronicznego, aby określić parametry jednolitego oprogramowania do archiwizacji elektronicznego, które będzie wykorzystywane przez adminsitrację rządową, samorządową i archiwa państwowe. Jeśli np. gminy, powiaty będą używać różnych systemów do archiwizowania elektronicznego dokumentu, to będzie poważny problem. Jak scalić archiwa dokumentów z różnych baz. Wiadomo, że pięniędzy publicznych nie będzie zbyt dużo na prowadzenie przedsięwzięć, jak zespalać bazy.  System do archiwizowania powienien być skonstruowany w oparciu o relacyjną bazę danych, pozwalającą przechowywać dużą ilosć danych, z szybką możliwościa odszukania dokumentów wg różnych kryteriów. Na koniec dodam, że system archiwizujący powienien działać na klienckich komputerach z uwzględnieniem wszystkich znanych platform systemowych: Windows, Mac OSX, Linux, Uniks itp.

Witam
Trwają juz prace nad rozporządzeniem dotyczącym kształtu dokumentu elektronicznego oraz trybu postepowania z tego rodzaju dokumentacją. Projekty można obejrzeć tu: http://epl.icm.edu.pl/forum/viewtopic.php?t=74. Nie precyzują jednak owe akty prawne zagadnienia w takim stopniu jak Pan sugeruje. Założeniem jest, że należy stworzyć podstawy struktury metadanych, natomiast kwestia budowy baz i systemów informatycznych pozostanie sprawą wewnętrzną urzędów. Czy to wystarczy, by nie było problemów przy przekazywaniu dokumentacji? Trudno mi powiedzieć.

Cytat: "Wojciech Woźniak"Witam
Trwają juz prace nad rozporządzeniem dotyczącym kształtu dokumentu elektronicznego oraz trybu postepowania z tego rodzaju dokumentacją. Projekty można obejrzeć tu: http://epl.icm.edu.pl/forum/viewtopic.php?t=74. Nie precyzują jednak owe akty prawne zagadnienia w takim stopniu jak Pan sugeruje. Założeniem jest, że należy stworzyć podstawy struktury metadanych, natomiast kwestia budowy baz i systemów informatycznych pozostanie sprawą wewnętrzną urzędów. Czy to wystarczy, by nie było problemów przy przekazywaniu dokumentacji? Trudno mi powiedzieć.

Przyjrzę chętnie tym projektom. W ocenie mojego kolegi potrzeba dokłądnych wytycznych, bo format dokumentu to za mało. Dokładnie w takim rozporządzeniu warto opisać jak powinien wyglądać interfejs wymiany dokumentów.
W tej kwestii podyskutuje poza forum, np. za pośrednictwem e-maila.

Cytat: "Wojciech Woźniak"Witam
Trwają juz prace nad rozporządzeniem dotyczącym kształtu dokumentu elektronicznego oraz trybu postepowania z tego rodzaju dokumentacją. Projekty można obejrzeć tu: http://epl.icm.edu.pl/forum/viewtopic.php?t=74. Nie precyzują jednak owe akty prawne zagadnienia w takim stopniu jak Pan sugeruje. Założeniem jest, że należy stworzyć podstawy struktury metadanych, natomiast kwestia budowy baz i systemów informatycznych pozostanie sprawą wewnętrzną urzędów. Czy to wystarczy, by nie było problemów przy przekazywaniu dokumentacji? Trudno mi powiedzieć.

Czy nie lepiej skupić się nad jedną, istoną kwestią: czy ma być jedna baza, czy różne bazy. Problemem potem będzie integracja baz. Stąd aby tworzyć podstawy metadanych, trzeba najpierw ustalić:
- jaki typ bazy danych;
- co trzymamy w takim dokumencie;
- jeśli baza będzie rozporoszona, jakie potrzebne są narzędzia do scalania baz;
Odpowiedzi na pytania i zrobienie wytycznych pozwoli np. uniknąć stworzenie kilku systemów archiwizowania danych, których nie da się połączyć w jedną bazę. Jak przejrzę projekty coś więcej napiszę.

Witam
Wydaje mi się, że chodzi właśnie o to, aby stworzyć ogólne wymogi bez konieczności narzucania kształtu, czy typu bazy danych. Rozporządzenie wprowadza określone metadane jako wymagane i zastrzega, że system stosowany w urzedzie musi je posiadać (generować) a dodatkowo musi pozwalać na ich eksport i wyodrębnienie. W takiej syytuacji wystarczy więc z danego systemu wyprowadzić dane i metadane na wspólną platformę (zapewne xml) a stamtąd pobierze je system archiwalny. Tak to sobie - w teorii - wyobrażam. Tak więc nie ustala się, ani typu baz, ani narzedzi do ich scalania a jedynie wskazuje się co - w materii metadanych - ma w owych bazach (systemach) się znajdować.

Cytat: "Wojciech Woźniak"Witam
Wydaje mi się, że chodzi właśnie o to, aby stworzyć ogólne wymogi bez konieczności narzucania kształtu, czy typu bazy danych. Rozporządzenie wprowadza określone metadane jako wymagane i zastrzega, że system stosowany w urzedzie musi je posiadać (generować) a dodatkowo musi pozwalać na ich eksport i wyodrębnienie. W takiej syytuacji wystarczy więc z danego systemu wyprowadzić dane i metadane na wspólną platformę (zapewne xml) a stamtąd pobierze je system archiwalny. Tak to sobie - w teorii - wyobrażam. Tak więc nie ustala się, ani typu baz, ani narzedzi do ich scalania a jedynie wskazuje się co - w materii metadanych - ma w owych bazach (systemach) się znajdować.

Jeśli chodzi o zdefiowanie jakie są wymagane metadane, ale warunek, ze będzie to xml. Wtedy ma to ręce i nogi. Baza, którą admistruje dane trzyma w xml-u.

Witam
Określenie wymagań dla systemów infromatycznych zawarto w rozporzadzeniu RM z 11 X 2005 (DzU 2005, nr 212, poz. 1766). Jako standard układu infromacji w dokumencie elektronicznym wskazany jest tam xml właśnie. Przy zachowaniu więc wymaganych w projektowanym rozporządzeniu elementów ujętych w język xml nie powinno być problemu z migracją danych (i metadanych) pomiędzy systemami. Tak przynajmniej wydaje się z teoretycznego punktu widzenia.  :P Czy jednak informatyka jest do końca przewidywalna? Spotkałem się już gdzieś z artykułem wieszczącym zmierzch xml...

Cytat: "Wojciech Woźniak"Witam
Określenie wymagań dla systemów infromatycznych zawarto w rozporzadzeniu RM z 11 X 2005 (DzU 2005, nr 212, poz. 1766). Jako standard układu infromacji w dokumencie elektronicznym wskazany jest tam xml właśnie. Przy zachowaniu więc wymaganych w projektowanym rozporządzeniu elementów ujętych w język xml nie powinno być problemu z migracją danych (i metadanych) pomiędzy systemami. Tak przynajmniej wydaje się z teoretycznego punktu widzenia.  :P Czy jednak informatyka jest do końca przewidywalna? Spotkałem się już gdzieś z artykułem wieszczącym zmierzch xml...

Witam

Przejrzałem rozporządzenie. Czyli metadane będą trzymane w  pliku xml z kodowaniem znaków UTF 8. Przjerzałem też projekt pliku xml, w jakim mają być przechowywane dane w archiwach elektronicznych (http://www.archiwa.gov.pl/?CIDA=515). Kilka spostrzeżeń związanych z używaniem bazy danych z metadanymi przechowywanymi wplikach xml.

1. Duża ilość danych w xml-u oznacza zastosowanie odpowiedniego stronicowania szukania w bazie, co ma wpływ na szybkość wyszukiwania treści w bazie.

2. Warto w przypadku duźej ilości danych, będących kryteriami szukania w bazie, stosować zesłownikowanie, co poprawia wydajność szybkości szukania danych w bazie.

3. Dla zbiorów elektronicznych dokumentów z małą ilością danych stosować open sourcowe bazy typu My SQL, PostgreSQL, (darmowa edycja MS SQL).

4 Dla baz z duźą ilością danych stosować komercyjne bazy danych np. MS SQL, Oracle.

Te propozycje ogólnych warunków technicznych dot. oprogramowania bazodanowego, będące efektem wdrożenia elektronicznej bazy danych i budowania zasobu elektronicznego od 2000 roku.

Damian Kostyra

Witam
d.kostyra:

CytatKilka spostrzeżeń związanych z używaniem bazy danych z metadanymi przechowywanymi wplikach xml.

1. Duża ilość danych w xml-u oznacza zastosowanie odpowiedniego stronicowania szukania w bazie, co ma wpływ na szybkość wyszukiwania treści w bazie.

Wydaj mi się, że nie ma konieczności przechowywania danych w określonym formacie, tu: xml, ważne żeby dane (z metadanymi)przechowywane w urzędzie można było wyeksportować do "formatu otwartego", czyli np. xml. (projekt rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dotyczących materiałów archiwalnych utrwalonych na informatycznych nośnikach danych przekazywanych do archiwów państwowych http://epl.icm.edu.pl/forum/viewtopic.php?t=77).

Cytat: "Wojciech Woźniak"Witam
d.kostyra:

CytatKilka spostrzeżeń związanych z używaniem bazy danych z metadanymi przechowywanymi wplikach xml.

1. Duża ilość danych w xml-u oznacza zastosowanie odpowiedniego stronicowania szukania w bazie, co ma wpływ na szybkość wyszukiwania treści w bazie.

Wydaj mi się, że nie ma konieczności przechowywania danych w określonym formacie, tu: xml, ważne żeby dane (z metadanymi)przechowywane w urzędzie można było wyeksportować do "formatu otwartego", czyli np. xml. (projekt rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dotyczących materiałów archiwalnych utrwalonych na informatycznych nośnikach danych przekazywanych do archiwów państwowych http://epl.icm.edu.pl/forum/viewtopic.php?t=77).

Witam

Nie ważne jest w czym będą dane przechowywane w bazie. Zgadzam się z Pana zdaniem. Ja zwróciłem w cytowanym przez pana moim pukcie z przedostatniej wypowiedzi na inny aspekt. I tutaj stawiam pytanie:

Jaka baza danych ma obsłużyć dużą ilość danych, powiedzmy 2 mln dokumentów w ciągu pięciu lat?

Wpływ na szybkość wyszukiwania ma zastosowanie odpowiedniego stronicowania zapytań w skryptach SQL, co ma przełożenie na szybkość wyszukiwania. Chyba nikt nie chce czekać na odpowiedź bazy po sformułowanym zapytaniu 30 sekund  :roll:

Na koniec. Jeśli każdy będzie przechowywał dane w bazie w różnych formatach, ale końcowym efektem będzie eksport danych do formatu otwartego, np. xml to połowa sukcesu.

Ciała fizyczne i zbiorowe w archiwach?  ???